“大數(shù)據(jù)”背景下西部高校檔案工作發(fā)展淺析

摘 要：本文首先簡(jiǎn)要介紹大數(shù)據(jù)概念界定和特征，其次通過(guò)描述大數(shù)據(jù)背景下西部高校檔案工作發(fā)生的新變化，接著對(duì)當(dāng)前西部高校檔案工作的尷尬現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，最后對(duì)此提出建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；西部高校檔案；發(fā)展淺析

現(xiàn)今IT業(yè)發(fā)展之快令人應(yīng)接不暇，“大數(shù)據(jù)”技術(shù)橫空出世可謂炙手可熱，2013年甚至被稱(chēng)為“世界大數(shù)據(jù)元年”，開(kāi)辟時(shí)代新局面，賦予時(shí)代新內(nèi)涵。我國(guó)政府為搶占新一輪科技競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略制高點(diǎn)，將大數(shù)據(jù)上升為國(guó)家戰(zhàn)略層面，戰(zhàn)略部署輾轉(zhuǎn)西部，隨之大數(shù)據(jù)滲透至各行業(yè)，并成為迅猛發(fā)展的新動(dòng)能。步入“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案行業(yè)應(yīng)如何適應(yīng)并借勢(shì)而上、立足潮頭？本文立足于“大數(shù)據(jù)”背景下，以國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略為契機(jī)，呼吁西部高校全面推行檔案信息化工作，利用“大數(shù)據(jù)”的優(yōu)勢(shì)充分挖掘有價(jià)值的信息，提高檔案管理工作效率，從而提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)概念界定與特征

（一）大數(shù)據(jù)概念界定

工信部在《2014年大數(shù)據(jù)白皮書(shū)》[1]中提出大數(shù)據(jù)，源于2011年5月麥肯錫從經(jīng)濟(jì)和商業(yè)維度詮釋大數(shù)據(jù)發(fā)展?jié)摿Φ膶?zhuān)題研究報(bào)告：大數(shù)據(jù)指的是大小超出常規(guī)的數(shù)據(jù)庫(kù)工具獲取、存儲(chǔ)、管理和分析能力的數(shù)據(jù)集。[2] 維基百科釋義“大數(shù)據(jù)”，指所涉及的數(shù)據(jù)量規(guī)模巨大到無(wú)法通過(guò)人工在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到截取、管理、處理并整理成為人類(lèi)所能解讀的信息。[3] 大數(shù)據(jù)是一個(gè)總稱(chēng)性概念，它還可以細(xì)分為大數(shù)據(jù)科學(xué)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)工程、以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等不同領(lǐng)域。[4] 如IBM、Teradata和oracle等研究集中于大數(shù)據(jù)技術(shù)研發(fā)，MIT（Massachusetts Institute of Technology，即麻省理工學(xué)院）Cal（University of California，Berkeley，即加州大學(xué)伯克利分校）這些高校大多聚焦于大數(shù)據(jù)科學(xué)研究，政府企業(yè)更倚重大數(shù)據(jù)應(yīng)用方面。雖然目前對(duì)大數(shù)據(jù)沒(méi)有很統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，但多數(shù)比較認(rèn)同大數(shù)據(jù)是指對(duì)數(shù)量巨大、類(lèi)型繁多的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、預(yù)處理、存儲(chǔ)、分析，發(fā)現(xiàn)新的知識(shí)，挖掘新的價(jià)值并應(yīng)用到實(shí)踐中，從而提高效率。

（二）大數(shù)據(jù)特征

2001年，高德納咨詢公司分析員Doug Laney在其研究演講中將數(shù)據(jù)增長(zhǎng)特性歸納為有三個(gè)，分別是：量（Volume）即數(shù)據(jù)多少；速（Velocity）即資料輸入、輸出的速度；類(lèi)（Variety），即多樣性。在此理論基礎(chǔ)上，IBM提出大數(shù)據(jù)的4V特征，得到了業(yè)界的廣泛認(rèn)可。（1）Volume（數(shù)據(jù)量大），

每年數(shù)據(jù)量劇增，從PB到ZB數(shù)量級(jí)甚至更大，IDC的報(bào)告指出早在2013全球數(shù)據(jù)量4.4ZB；（2）Variety（數(shù)據(jù)類(lèi)型多），包括傳統(tǒng)的格式化數(shù)據(jù)，以及來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的日志、視頻、音頻、圖片、地理位置信息等數(shù)據(jù)類(lèi)型；（3）Velocity）（處理速度快）；（4）Veracity（真實(shí)性），即追求高質(zhì)量的數(shù)據(jù)。

大數(shù)據(jù)技術(shù)與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有著本質(zhì)的不同，它開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)挖掘、特異群組挖掘、圖挖掘等新型數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，從各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)中快速獲得有價(jià)值信息，時(shí)間越長(zhǎng)大數(shù)據(jù)分析價(jià)值就越低，甚至失去意義。

2 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作新變化

大數(shù)據(jù)滲透各個(gè)行業(yè)使得人們進(jìn)一步認(rèn)識(shí)關(guān)注信息資源，并且不斷從深度上挖掘，從寬度上拓展，實(shí)現(xiàn)利用最大化，高校檔案作為信息資源的重要組成部分，必然受到影響并已悄然發(fā)生新變化。

（一）高校檔案信息量急劇增長(zhǎng)

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。在大數(shù)據(jù)背景下，高校學(xué)生的學(xué)籍、選課、成績(jī)、借書(shū)、上網(wǎng)、論壇、微博、教師的基本信息、上課課件和視頻、遠(yuǎn)程教育課程等都會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，同時(shí)還有設(shè)備、機(jī)房和圖書(shū)信息等也會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)。[5] 除人才培養(yǎng)方面意外，高校管理活動(dòng)、科研學(xué)術(shù)、社會(huì)服務(wù)等同樣也會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)量大，類(lèi)型多樣，來(lái)源分布廣，變化速度快，明顯具備了大數(shù)據(jù)特征。以貴州醫(yī)科大學(xué)（簡(jiǎn)稱(chēng)貴醫(yī)）為例，

數(shù)據(jù)來(lái)源的主要渠道：（1）各類(lèi)網(wǎng)站。貴醫(yī)現(xiàn)有1個(gè)學(xué)校主頁(yè)網(wǎng)站，下設(shè)多個(gè)院系、黨群行政和直屬單位等二級(jí)網(wǎng)站；（2）各級(jí)管理系統(tǒng)。部分業(yè)務(wù)部門(mén)有自己的管理系統(tǒng)，如辦公自動(dòng)化（OA）、教務(wù)、學(xué)生、財(cái)務(wù)、人事等系統(tǒng)，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)；（3）科研數(shù)據(jù)。貴醫(yī)每年在科研中也會(huì)產(chǎn)生海量的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)；（4）各類(lèi)媒體報(bào)道。在各個(gè)新聞媒體時(shí)有關(guān)于貴醫(yī)的報(bào)道。從上述幾個(gè)渠道產(chǎn)生的信息量大且種類(lèi)多，都具有一定價(jià)值，屬于歸檔范疇，可見(jiàn)高校檔案信息量與日俱增。

（二）高校檔案信息需求劇增

當(dāng)下高校檔案用戶信息需求呈現(xiàn)多元化的發(fā)展，包括教學(xué)、科研、校園文化等各個(gè)方面。隨著踐行“陽(yáng)光政府”信息公開(kāi)，人們對(duì)國(guó)家的法律政策和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定等需求不斷增加；隨著學(xué)校發(fā)展壯大，如今高校更加重視文化底蘊(yùn)的建設(shè)，紛紛開(kāi)展諸如歷史、名人、校園文化等特色檔案，如貴醫(yī)2014年更名（貴陽(yáng)醫(yī)學(xué)院更名為貴州醫(yī)科大學(xué)）期間，利用歷史檔案、名人檔案、特色檔案等總計(jì)600余次；時(shí)代在進(jìn)步用戶對(duì)高校檔案利用也提出了更高的要求，如近幾年的出國(guó)深造、移民等人數(shù)逐年增多，有學(xué)生要求檔案館出具中英文成績(jī)單及學(xué)籍證明，如貴醫(yī)2013-2015年期間，有此要求的次數(shù)分別是2次、8次、19次，逐年呈上升趨勢(shì)。可見(jiàn)，大數(shù)據(jù)促使高校檔案數(shù)量增長(zhǎng)，同時(shí)刺激用戶對(duì)檔案信息的需求類(lèi)型隨之提高。

（三）高校檔案信息價(jià)值提高

大數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，首先需在從海量信息中，提取真實(shí)可靠有價(jià)值的信息。高校檔案是指高校從事教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成具有保存價(jià)值的各種圖文、聲像等不同形式的記錄載體。正因?yàn)檫@類(lèi)信息資源最真實(shí)可靠、最具權(quán)威的特性，在進(jìn)行大數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)處理時(shí)比其他信息資源更具優(yōu)勢(shì)。

3 西部高校檔案工作面臨尷尬現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息量與日俱增、種類(lèi)繁多，傳統(tǒng)的檔案工作方式已無(wú)法適應(yīng)新的變化，實(shí)施檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，然而西部高校檔案工作面臨尷尬的現(xiàn)狀很難跨越第一步。

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)工作重視力度不夠

高校普遍存在對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案工作未列入學(xué)校考核指標(biāo)范疇，因此對(duì)檔案工作缺乏指導(dǎo)、關(guān)注少，資金投入不夠、人員配置匱乏，從而導(dǎo)致檔案事業(yè)的發(fā)展滯后。西部高校財(cái)政本身的困窘，檔案工作專(zhuān)項(xiàng)資金更少，要實(shí)施檔案信息化建設(shè)，需要必要的資金投入保障，用于檔案信息化的服務(wù)器、掃描儀等相關(guān)硬件設(shè)備高達(dá)數(shù)萬(wàn)元，檔案資料繁多外包成本高達(dá)數(shù)百萬(wàn)元，西部各高校檔案館每年可支配經(jīng)費(fèi)應(yīng)付日常開(kāi)銷(xiāo)尚且捉襟見(jiàn)肘，數(shù)百萬(wàn)資金望而卻步，人員嚴(yán)重匱乏情況進(jìn)行檔案信息化建設(shè)顯然是力不從心，如貴醫(yī)檔案館在編4人，在館檔案5000余份。

（二）檔案信息服務(wù)能力與方式滯后

檔案部門(mén)長(zhǎng)期習(xí)慣保管重于利用的工作方式，以文書(shū)管理為主；館藏結(jié)構(gòu)類(lèi)型單一；僅限為教職員工生服務(wù)；用戶親自辦理相關(guān)審批手續(xù)，程序較為繁瑣。部分西部高校沒(méi)有設(shè)立檔案館，檔案以科室隸屬于人事組織等部門(mén)，查閱登記等還是手工方式，沒(méi)有引入檔案管理系統(tǒng)，即使應(yīng)用該系統(tǒng)的高校也普遍存在以下問(wèn)題：1、在檢索上查全率和查準(zhǔn)率低，系統(tǒng)信息更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上每日信息量。檔案利用常通常采用借閱、復(fù)印等形式，錄入系統(tǒng)的僅僅是簡(jiǎn)單的目錄，很難對(duì)檔案信息分析處理，更難挖掘出有價(jià)值的信息。如貴醫(yī)檔案館2013年成立，目前還沒(méi)有引入檔案管理系統(tǒng)，還是傳統(tǒng)人工收集、整理、登記等工作方式。可見(jiàn)，檔案信息服務(wù)能力與方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了大數(shù)據(jù)發(fā)展需求。

（三）檔案信息安全問(wèn)題凸顯

各類(lèi)信息資源在大數(shù)據(jù)背景下逐漸開(kāi)放和共享，同時(shí)給檔案信息帶來(lái)了安全隱患。西部高校進(jìn)行檔案信息化的為數(shù)不多，國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)滯后于檔案信息化的發(fā)展，因此沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化控制，無(wú)法建立健全的檔案信息安全保障體系。如我國(guó)在上世紀(jì)90 年代初開(kāi)始信息化建設(shè)，1999 年頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，直到2001 年才出臺(tái)《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等。

大數(shù)據(jù)背景下西部高校檔案工作發(fā)展建議

在大數(shù)據(jù)背景下，西部高校檔案工作迫切需改變傳統(tǒng)的工作模式，充分挖掘檔案信息的價(jià)值，全面建設(shè)檔案信息化，改進(jìn)工作方式，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。

（一）抓住發(fā)展機(jī)遇 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

西部高校檔案信息化建設(shè)的必要前提是大量資金支持，資金問(wèn)題一直是制約檔案工作發(fā)展的主要因素，因此檔案部門(mén)應(yīng)緊跟國(guó)家發(fā)展腳步，多方尋求支持，抓住發(fā)展機(jī)遇。五中全會(huì)公報(bào)提出實(shí)施“國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”，標(biāo)志著大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略正式上升為國(guó)家戰(zhàn)略，我國(guó)政府為搶占新一輪科技競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)的略制高點(diǎn)，戰(zhàn)略部署輾轉(zhuǎn)西部，國(guó)家級(jí)首個(gè)大數(shù)據(jù)綜合綜合試驗(yàn)區(qū)落戶貴州，IBM在成都建立云計(jì)算大數(shù)據(jù)中心，騰訊云數(shù)據(jù)中心落地重慶，契合了西部高校檔案工作發(fā)展壯大的迫切實(shí)際需求，以此為依托爭(zhēng)取國(guó)家支持，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化，提升檔案利用價(jià)值。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)把檔案事業(yè)納入到學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中，實(shí)時(shí)進(jìn)行監(jiān)督管理，給予必須的人財(cái)物等資源，為學(xué)校的檔案信息化建設(shè)堅(jiān)實(shí)后備力量。

（二）提高檔案工作服務(wù)能力與方式

挖掘檔案有價(jià)值信息，西部高校信息化起步晚，首先就得規(guī)范收集，在原有范圍基礎(chǔ)上，增加對(duì)人物、歷史、文化等類(lèi)型收集，

并且高校檔案工作須實(shí)時(shí)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，確保電子文件的形成、運(yùn)行和歸檔過(guò)程真實(shí)可靠性。同時(shí)還要關(guān)注并主動(dòng)收集電視、互聯(lián)網(wǎng)等各種媒體上產(chǎn)生的檔案資源。搭建檔案管理系統(tǒng)，確保該系統(tǒng)的擴(kuò)展性，服務(wù)器能承載巨大的數(shù)據(jù)量，檢索方式延伸至可以搭建內(nèi)容，確保該系統(tǒng)檢索功能良好。逐步開(kāi)展檔案信息加工服務(wù)，針對(duì)用戶提出的需求，通過(guò)加工給予有價(jià)值的服務(wù)，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)檔案館開(kāi)發(fā)了成績(jī)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能自動(dòng)翻譯學(xué)生成績(jī)，并制作統(tǒng)一、規(guī)范的成績(jī)單等成品，實(shí)現(xiàn)檔案利用高效率，受到師大的好評(píng)也值得我們學(xué)習(xí)借鑒。

（ 三 ） 加強(qiáng)檔案信息安全管理能力

大數(shù)據(jù)給檔案信息資源帶來(lái)隱患，西部高校檔案信息安全還是沿用傳統(tǒng)模式，因此要特別加強(qiáng)信息安全管理，構(gòu)建信息安全保障體系。首先檔案工作人員要樹(shù)立高度的責(zé)任感與安全意識(shí)，認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)重要性并確保其安全、保密，這是任何預(yù)防任何隱患的必要前提。高校檔案部門(mén)從技術(shù)著手，通過(guò)設(shè)立多重不同密碼、全方位進(jìn)行監(jiān)控、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等嚴(yán)格控制訪問(wèn)，加強(qiáng)隱私管理，保留檢索日志，避免檔案泄密；建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)防止信息化資源被毀壞、遺失，實(shí)現(xiàn)信息化檔案異質(zhì)異地、隨時(shí)保存?zhèn)浞荨Ｍ瑫r(shí)，高校檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案工作發(fā)展實(shí)際需求，制定信息安全方面的規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作有章可循。

總而言之，西部高校檔案信息化較發(fā)達(dá)地區(qū)高校起步晚，發(fā)展緩慢。大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)，不僅給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，以國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略重心投入西部為契機(jī)，贏得相關(guān)管理部門(mén)與學(xué)校的大力支持，結(jié)合實(shí)際做好統(tǒng)籌規(guī)劃，全面推動(dòng)實(shí)現(xiàn)高效檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展，提升高校檔案利用。

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作者簡(jiǎn)介

龍宛苡（1986-）女，苗族，貴州銅仁人，貴州醫(yī)科大學(xué)檔案館，助理館員。