基于新形勢下如何改革事業單位檔案管理制度

張洪冰　王秋菊

摘 要：社會經濟迅猛發展、市場經濟改革不斷深入，我國事業單位加大了檔案管理信息化的重視、投資力度。新形勢下，改革事業單位檔案管理制度是必然選擇，對提高檔案管理質量、效率等具有重要的意義。如何改革事業單位檔案管理制度成為亟待解決的問題。文章根據筆者實際工作經驗，首先論述了事業單位檔案管理信息化存在的問題；而后，分析了事業單位檔案管理信息化改革內容；最后，提出了推動事業單位檔案管理信息化的有效策略，旨在為各位同仁提供參考。

關鍵詞：新形勢；改革；事業單位；檔案管理；制度

近年來，社會、經濟得到了迅猛發展，我國事業單位檔案管理工作日趨繁重。大多數事業單位在管理檔案方面所采取的方式較為滯后，嚴重影響了領導的覺得、人才的培養及考核等。新形勢下，計算機網絡的蓬勃興起為事業單位管理檔案提供了可靠地軟件，極大地提升了其的工作成效。現今，事業單位檔案信息化管理暴露出很多問題，阻礙了工作進程。如何加強檔案信息化管理成為擺在我國事業單位面前的又一重要課題。文章在論述事業單位檔案管理信息化存在的問題、分析事業單位檔案管理信息化改革內容的基礎上，對推動事業單位檔案管理信息化有效舉措進行了全面探究，以期對事業單位更好地開展檔案信息化管理工作有所幫助。

1 事業單位檔案信息化管理存在的問題

（一）事業單位對檔案管理工作重視力度不夠

我國很多事業單位將絕大部分注意力集中于培養、引進人才，忽視了檔案管理。某些領導甚至認為檔案管理不屬于其的工作范疇，且檔案管理工作較為簡單。然而，檔案管理并非僅僅是管理工作人員的職責，其需要全體員工的參與。值得注意的是，檔案管理與每個員工的個人利益、事業單位效益、國家經濟發展等存有密切的聯系。因此，事業單位應加大對檔案管理工作的重視、投資力度。

事業單位檔案管理缺乏高素質的專業人才

毋庸置疑，人才在事業單位發展中占據著舉足輕重的位置。由此可見，檔案管理人員的專業素質直接關乎著檔案管理工作的成效。當前，我國很多事業單位在專業檔案管理人才方面較為匱乏。此外，在職的人員大都年齡偏大，缺乏一定的計算機操作能力、信息理論知識等，無法滿足現代社會發展的需求。與此同時，某些檔案管理人員缺乏一定的職業素養，例如：工作過程中開小差、沒有責任心、缺乏創造力等。

2 事業單位檔案管理信息化改革內容

就事業單位檔案管理信息化改革內容而言，其包括數字化、體系化、自動化及互動化。數字化：數字化指的是事業單位借助網絡、數據庫、掃描、數字加密等技術實現資料存數形式（紙質變電子數字）的轉化，且對其進行更新、整理、補充等。檔案管理數字化，主要體現于檔案存量及增量、檔案目錄等方面。嚴格意義上來講，檔案管理屬于無形資產范疇，在數字化整合、挖掘的作用下，其價值有所提升，為提高事業單位效益提供了有力保障；體系化：體系化是檔案管理信息化的重要組成部分。紙質檔案管理缺乏體系化，不利于管理、查閱。文檔、傳統及現代模式、部門銜接、內部流程等的一體化皆屬于體系化范疇，對實現信息集成與共享具有重要的意義；自動化：較數字化及體系化而言，自動化是檔案管理信息化改革的重點。自動化主要包括電子標簽、數據自動處理功能、OCR識別等內容。自動化，有利于減少檔案管理所耗費的人力物力。檔案管理自動化由自動篩選、檢索、處理、歸檔等構成。為實現檔案管理自動化，可從取出及輸入兩個方面入手：輸入。依照規范標磚將所需信息錄入，并進行自動整理、歸檔。取出。依據規范，以指令控制所需信息，從而實現自動、批量處理；互動化：紙質存儲檔案，僅限于用戶查閱，缺乏深層次服務。信息化，加強了用戶與管理人員的交流、互動，能夠充分滿足用戶的需求，有利于獲得高度認可。

3 推動事業單位檔案管理信息化改革的有效策略

首先，提高事業單位檔案管理工作人員的綜合素質。對于檔案管理工作而言，其對工作人員具有很高的要求：過硬的理論知識、扎實的專業技能、優秀的業務能力等。為更好地開展檔案管理工作，事業單位可通過采取座談會、報告會、參觀學習、開設計算機培訓課程等方式以加強管理人員的專業素養。如此，事業單位檔案管理工作人員才能做到與時俱進，對提升其的工作質量、效率、滿足社會發展需求等頗有益處。實踐證明，檔案管理人員專業素質、水平的提高，有利于提高事業單位綜合效益。

其次，增強事業單位檔案管理工作人員的信息化意識。新形勢下，社會、信息化技術等取得了長足的進步，對國民經濟、生活等產生了巨大的影響。以往的檔案管理模式已不符合時代發展的潮流，嚴重影響著檔案管理工作的效率。信息化背景下，檔案管理工作人員應積極轉變理念，并樹立正確的現代化意識，以各更好地開展工作。在管理檔案時，工作人員須充分利用計算機網絡資源，打破、創新以往的資料保存方式，以促使檔案管理更具安全性、完整性、可靠性等，從而實現事業單位檔案管理信息化建設的跨越式發展。與此同時，檔案人員應最大程度利用現存的檔案資料，以確保自身檔案管理思路適應社會發展要求，從而構建出更多科學、高效的管理策略。

最后，完善事業單位檔案管理制度體系。縱觀所有行業，其皆具備相關的規范制度，事業單位檔案管理信息化工作也不例外。因此，事業單位應加大對檔案管理制度體系的重視、完善力度，以確保檔案管理工作平穩、有序進行。在收集、保管檔案資料時，管理制度體系對其具有很高的約束力，在順利開展、發展檔案管理工作中發揮著不可替代的作用。此外，事業單位領導應注重檔案管理工作的法治化，使其有法可依。

4 結束語

新形勢下，改革事業單位檔案管理制度對提高事業單位檔案管理工作質量、效益等具有不可比擬的作用。希冀，我國事業單位能夠正確認識檔案管理制度改革，并通過采用一系列可行性措施，以推動檔案管理信息化建設進程。

參考文獻

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