對(duì)基層檔案規(guī)范管理工作的建議

翟茉莉

摘 要：基層檔案是社會(huì)群眾的基礎(chǔ)性材料，也是各行各業(yè)人員工作生活的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分。對(duì)基層檔案進(jìn)行規(guī)范管理，對(duì)國(guó)家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有一定的導(dǎo)向作用。然而，我國(guó)目前基層檔案的管理并不完善，存在管理意識(shí)差、檔案殘缺、人員配置不合理等現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了基層檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，因此，針對(duì)這種現(xiàn)象，本文對(duì)基層檔案管理工作提出建議，希望對(duì)相關(guān)部門(mén)有所幫助。

關(guān)鍵詞：基層檔案；基礎(chǔ)性材料；規(guī)范化管理；管理意識(shí)

1 引言

基層檔案，是歷史的鏡子，反映著社會(huì)群眾工作與生活的方方面面，作為歷史記載的第一手資料，基層檔案的規(guī)范化管理顯得尤為重要。只有基層檔案做得扎實(shí)牢靠，才能還原歷史的真面目，才能更好的為社會(huì)的發(fā)展服務(wù)。由于前期的基層檔案工作沒(méi)有得到高度的重視，存在一些管理不規(guī)范的現(xiàn)象，因此，建立健全基層檔案管理工作機(jī)制勢(shì)在必行，使基層檔案管理走上科學(xué)化和規(guī)范化的道路。一個(gè)單位或企業(yè)能否健康的發(fā)展，檔案管理工作在其中起到重要作用，它不僅是衡量業(yè)績(jī)和管理水平的標(biāo)尺，也記錄著企業(yè)經(jīng)營(yíng)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，能夠?yàn)槠浣窈蟮陌l(fā)展提供有效的借鑒意義。

2 基層檔案管理的現(xiàn)狀

下面，我們就以下幾個(gè)方面分析基層檔案管理的現(xiàn)狀。

2.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

據(jù)調(diào)查，我國(guó)基礎(chǔ)檔案管理人員的文化水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，擁有初級(jí)和中級(jí)檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)的職工占少一部分，因此普遍缺乏相關(guān)的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)國(guó)家的一些方針政策、法律法規(guī)并不熟悉，其文字表達(dá)能力、收納整理能力以及計(jì)算機(jī)水平都達(dá)不到要求，這為基層檔案工作管理帶來(lái)較大的困難，在一定程度上阻礙了基層檔案事業(yè)的發(fā)展。

其次，基層檔案管理人員的變動(dòng)較為頻繁。由于此項(xiàng)工作為基層服務(wù)人員，不僅工作程序復(fù)雜繁重，而且待遇不高，因此很多高學(xué)歷的人員不愿意從事這樣的工作，還有的人將基層檔案工作作為今后晉升的跳板。這樣便導(dǎo)致工作人員不斷跳槽，崗位變動(dòng)頻繁。但基礎(chǔ)檔案管理需要較高的工作連續(xù)性，因?yàn)楣ぷ魅藛T必須熟悉工作流程且具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，基層工作人員的不穩(wěn)定直接給檔案管理工作帶來(lái)負(fù)面消極的影響。

2.2 對(duì)基層檔案管理工作的重視程度不高

基層檔案管理部門(mén)一直是個(gè)不被重視的部門(mén)，有的人認(rèn)為它可有可無(wú)，甚至有人認(rèn)為它的存在是對(duì)人力資源的浪費(fèi)。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案人才的選用存在較大的隨意性，認(rèn)為檔案工作誰(shuí)都能干，因此在財(cái)力和物力方面的投入不足。同時(shí)，基層檔案工作者自身也存在重視程度不高的現(xiàn)象，很多人消極怠工，產(chǎn)生放任自流的思想，也有人覺(jué)得對(duì)檔案工作兢兢業(yè)業(yè)是種“小題大做”、“大材小用”的表現(xiàn)，這種思想狀態(tài)下很難使檔案管理工作得到積極的發(fā)展。

2.3 基層檔案管理工作缺乏制度化的管理程序

首先，基層檔案的歸檔不及時(shí)、不合理，應(yīng)歸檔的檔案不歸檔的事件時(shí)有發(fā)生。其次，檔案號(hào)的排序存在不規(guī)范的現(xiàn)象，據(jù)了解，很多案卷都沒(méi)有立卷人的標(biāo)識(shí)和簽名，組卷混亂現(xiàn)象嚴(yán)重，這會(huì)直接導(dǎo)致材料的丟失，也給檔案的查找工作帶來(lái)困難。同時(shí)，檔案工作中所需的硬件設(shè)施陳舊落后，無(wú)法滿足自動(dòng)化辦公的需要，降低了工作效率。

3 對(duì)基層檔案規(guī)范化管理工作的建議

針對(duì)以上問(wèn)題，我們不難發(fā)現(xiàn)基層檔案管理規(guī)范化的工作任重道遠(yuǎn)，我們需要建立長(zhǎng)效的運(yùn)行機(jī)制，不斷完善基礎(chǔ)檔案管理工作。下面，我們從以下幾個(gè)方面對(duì)基層檔案規(guī)范化管理提出建議。

3.1 建立有效的管理機(jī)制，形成檔案管理網(wǎng)路

建立科學(xué)有效的管理機(jī)制是檔案工作步入正軌的基本保障，首先要根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，嚴(yán)格落實(shí)檔案的收集、整理和歸檔工作。對(duì)于基層檔案的保管、借閱和使用要制定出一套嚴(yán)格的程序，使所有工作人員按程序辦事。為了避免檔案的丟失，還可以建立責(zé)任追究制度，使每個(gè)人各盡其責(zé)，嚴(yán)格對(duì)檔案的借閱和歸檔進(jìn)行登記。其次，為了提高基層檔案工作的效率，提高科技含量，可以建立從科室到部門(mén)間的管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使檔案的整理、收集、匯總、編輯、入庫(kù)、借閱等環(huán)節(jié)都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)不留死角。單位可根據(jù)實(shí)際需要，為檔案室配備專(zhuān)職檔案管理員和電腦操作員，對(duì)于招聘人員進(jìn)行學(xué)歷和職稱(chēng)的要求，保證基層檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2 提高對(duì)基層檔案管理工作的重視程度

基層檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)于社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明具有積極的意義，也是各級(jí)部門(mén)義不容辭的責(zé)任。單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視基層檔案工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的促進(jìn)作用，從而增加對(duì)監(jiān)督的責(zé)任感和使命感。可以豐富檔案工作的宣傳教育活動(dòng)，提高工作人員的檔案法律意識(shí)。條件較好的單位可以在檔案室安置電腦和攝像頭等高科技設(shè)備，不斷提高基層檔案管理的信息化水平。其次，員工也要加強(qiáng)對(duì)自身工作的責(zé)任感的培養(yǎng)，對(duì)檔案工作高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，做到通風(fēng)、避光、防盜、防蟲(chóng)、防潮等一系列保護(hù)措施。

3.3 建立基層檔案規(guī)范化管理工作小組

基層檔案規(guī)范化管理工作小組的建立，要指定一位德高望重的單位領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，選擇檔案管理專(zhuān)業(yè)人員為組員，組建一個(gè)管理辦公室，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減，班子不撤，工作不松，為基層檔案的管理提供可靠的保障。明確管理小組的檢查、考核與獎(jiǎng)懲制度，并定期進(jìn)行工作總結(jié)，各小組成員進(jìn)行工作報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)給予指導(dǎo)，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難。同時(shí)，可以定期對(duì)管理小組進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新技術(shù)水平。在此過(guò)程中，要格外注重檔案的收集工作，增強(qiáng)檔案收集的針對(duì)性，制定相關(guān)的計(jì)劃，并分階段、分重點(diǎn)的完成，為日后的整理和借閱提供便利。

4 總結(jié)

綜上所述，基層檔案工作程序繁瑣冗雜，卻意義重大，需要工作人員投入極大的耐心，也需要工作單位提供大量的人力、物力。但是，要想將檔案工作做好并不容易，不僅需要專(zhuān)業(yè)的技能，也需要高度的責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神。因此，要想提高單位的基層檔案規(guī)范化管理工作，需要從多方面共同努力，一是提高對(duì)檔案刮泥工作的重視程度和責(zé)任意識(shí)，而是積極采用高科技來(lái)提高檔案室的信息化管理水平，使企業(yè)和單位能夠從檔案中獲取有效的信息，進(jìn)一步推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)效發(fā)展。

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