工程檔案信息化建設問題探析

唐一月

摘 要：隨著計算機技術和網絡技術的迅猛發展，信息化水平逐步提高，由于檔案規模的擴大，檔案信息量的劇增，傳統的手工管理模式已經不能適應和滿足現代化的發展要求，迫切需要檔案管理部門，改變原來的管理手段和方法，尋找新的管理手段和方法，來提高檔案管理工作的效率。本文就目前工程檔案管理的現狀、工程檔案信息化建設的必要性和存在的問題，對工程檔案信息化建設提出對策等幾個方面進行探析，希望對建立檔案信息化工作的開展有幫助。

關鍵詞：工程建設；檔案信息化；對策；服務

伴隨信息化時代的到來，各行業的信息化水平都有空前發展，而檔案管理工作也需要順應信息社會的發展潮流，緊跟時代的腳步，充會利用信息技術，完善檔案管理方法，提高檔案管理的水平，解決發展過程中的頑固問題，尋找最佳的信息化建設檔案，實現檔案信息管理的高效與便利。

1 工程檔案管理存在的問題

1.工程檔案與其相關的工程質量聯系緊密，然而在許多地方對建設單位、施工企業，仍在使用傳統的紙質檔案管理方法，致使工程檔案信息化難以集成，這也是當前擺脫不了紙質檔案管理命運的原因。

2.工作效率低。比如在一個大項目開展的一系列流程中，都使用紙質檔案管理，必然會造成大量的人力物力資源的浪費，致使效率低下，速度慢，容易出錯，同時損害企業的利益。

3.歸檔電子文件的真實性得不到保障。由于大量的信息需要被整理，此過程中避免不了失誤，因此電子文檔和紙質文檔的一致性不能得到保證，這樣電文文件的優勢沒有充分發揮。

2 工程檔案信息化建設的必要性

1.檔案資源的利用方式落后，無法滿足企業的高速發展和其大量的需求。一個企業開展一個項目，每一步的工作流程，都會產生大量的信息檔案，并且聯系密切，不允許出現任何差錯。所以運用數學化檔案管理是發展的需要，方便的實現了文檔的查詢與利用，也提高了數據的安全水平，是解決繁瑣信息的有效手段。

2.工程檔案的傳統管理方式落后，庫存壓力大、紙張資源消耗大。隨著時間的發展，紙質檔案越來越多，不僅消耗了大量的紙張，浪費資源，也給庫存造成了巨大的壓力，并且庫存面積是不能無限增加的，所以采用數字檔案是時代的要求，也是解決現實問題的有效途徑。

3.目前一般企業都已熟練掌握了電子信息的操作技術，并完美應用于工作中，成功地轉型為數學化技術企業。在強大的競爭對手前，面對如此多的電子文件，一個行業想要更好的發展，必須擁有快速有效的收集管理方法，這樣才能既提高工作效率又保證準確、完好的收集電子文件，提高企業的實力水平。

4.環保和職業健康的需要。在藍圖的制作過程中會利用化學物質，會揮發出有害氣體，在使用過程中也會造成二次污染，因此使用數字化管理就可以減少一個直接污染源，既可以保護環境，也不會對員工的身體造成傷害。

5.凝聚著技術人員的智慧和心血。這是一筆寶貴的財富，推進了社會的發展，既維護了個人的利益，又服務于國家。

3 檔案信息化面臨的問題

1.電子信息的不斷增加和積累。一個企業的信息量隨著發展在不斷的增加，因此檔案部門也需要建立不同種類的信息系統，但仍然存在對電子信息的管理不能做到及時有效的問題。

2.檔案管理信息系統在功能設計上存在漏洞。一個企業，多個單位和部門，分散的地域等多方面的因素都要求檔案管理系統具備跨地域、多層次管理功能，但由于種種原因，很多企業不能滿足這種需求。這就要求設計人員對檔案管理信息系統進行改進，從而實現對異構信息兼容和存儲。

3.檔案管理系統封閉性強，交互性差。檔案管理系統不是獨立的，需要融入到信息化管理平臺中，與其他方面的系統進行交互和共享。并且，過期的信息不能停留在檔案管理系統中，應隨時更新，才能及時向外提供資料的最新狀態。

4 對工程檔案信息化的建議

1.工程檔案工作人員應樹立工程檔案信息的意識。馬克思主義哲學認為意識具有能動性，那么社會工程檔案意識在工程檔案信息化建設中必然有能動的影響，推動社會的進步。工作人員只有認識到工程檔案信息化建設的重要性，才會有強烈的使命感和責任心，認真完成各項工作。

2.建立統一的檔案管理網絡體系。只有建立統一體系平臺，才能更好實現各個部門、各級單位的統一檔案管理，這樣整理出數字化的檔案信息及電子文件，形成信息數據庫，實現數字化統一管理，從而提高檔案管理工作的效率和質量。

3.考慮檔案數字化加工的成本和實際需要。一個項目的實施，是需要考慮多方面的問題，而檔案數字化加工也不例外，它需要綜合部門的實際情況和加工成本來考慮，以確定具體的范圍。按以上原則，有計劃地開展檔案數字化加工工作，使其有序進行。

4.信息化建設以用戶為中心，以服務為目的。數字檔案的建設堅持以人為本的原則，它在為人民利益服務，為社會發展服務，為科研成果服務，為國家決策服務。為此，加強對用戶需求的調查，明白中心工作，了解實際需要，這樣才能更好地服務于人民。

5.對于檔案信息化網絡，建立強度加密系統。在資源使用和共享的過程中，必須要有加密系統，來保證資料的安全性，對各方面都進行保護。

5 結語

根據工程檔案信息化管理的現狀和社會的發展趨勢，建立高性能網絡數字檔案服務體系，需要不斷的創新，吸入并培養大量的高科技技術人員和高素質管理人員，充分借鑒國內外信息化建設的技術理念和成熟經驗，大膽的實踐，更好地完成我國檔案信息化建設，不僅服務于社會，也提高企業效率，實現經濟利益最大化。

參考文獻

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