新形勢下如何做好事業(yè)單位人事檔案管理及清理工作

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位的深化改革，做好事業(yè)單位人事檔案的管理和清理工作顯得尤為重要。這項工作直接關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，也是個人能力的重要體現(xiàn)。文章立足于當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，深入探討，詳細論述了如何做好事業(yè)單位人事檔案管理及清理工作才能適應(yīng)新形勢下發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理；清理

人事檔案是記錄個人基本情況的重要文件資料，它反映了個人的出身、資歷、工作狀況、社會關(guān)系及受嘉獎、處罰等的情況，是個人享受各種待遇的憑證，也是人事單位進行人事調(diào)動的重要依據(jù)。而人事檔案的清理則是剔除經(jīng)過鑒別后重復(fù)的、不能說明問題和沒有歸檔保存價值的材料，使人事檔案資料更為精簡實用，使人事檔案材料更為系統(tǒng)、規(guī)范、實用的一項非常規(guī)性工作。事業(yè)單位人事檔案的管理是一項復(fù)雜、長期和重要的工作，其清理工作更是需要事業(yè)單位人事檔案管理工作人員在工作中嚴(yán)格按照有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，一絲不茍。

1 目前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

現(xiàn)階段，事業(yè)單位人事檔案管理存在的一系列問題，是阻礙事業(yè)單位更好更快發(fā)展的主要因素，只有對這些問題有深刻的認(rèn)識，才能做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作。

1.1 事業(yè)單位內(nèi)部對人事檔案管理重視程度不夠

人事檔案管理是一項基礎(chǔ)的工作，表面上看來只是一些簡單的抄寫、整理和保存，而且不容易看見成效，這就造成了許多人們的錯誤認(rèn)知。認(rèn)為這項工作專業(yè)性不強，而且沒有什么利益可言，也就不愿投入過多的人力、物力，只要做到可以應(yīng)付平時的檢查和查閱即可。檔案管理工作因此遭受員工甚至是領(lǐng)導(dǎo)的忽略，以至于幾乎不會被提上議程。其實不然，人事檔案管理是單位進行培養(yǎng)、重用人才等人事調(diào)動的基礎(chǔ)，也是個人享有社會福利的憑證，若是這項工作做得雜亂無章、不到位，僅僅是應(yīng)付的程度，將會給事業(yè)單位的發(fā)展帶來極大的不便。

1.2 檔案管理理念、方法陳舊，相關(guān)制度不健全

新形勢下，部分事業(yè)單位依然存在著檔案管理制度不健全，管理理念陳舊的問題。如果沒有相關(guān)完善的制度可以遵循，管理人員只按照自己的意愿和方法來管理，必然會出現(xiàn)檔案雜亂沒有條理，工作效率低，查閱檔案資料時捉襟見肘的局面。隨著信息時代的進步，陳舊的檔案管理理念已經(jīng)不再適應(yīng)時代的發(fā)展，這些管理理念和方法若一成不變，跟不上更新的步伐，同樣會拖慢檔案使用的進度，降低檔案的價值。

1.3 從事檔案管理工作的人員專業(yè)素質(zhì)不強

對人事檔案管理的錯誤認(rèn)識，直接導(dǎo)致了對檔案管理職務(wù)的不合理任命。從事這一工作的員工大多為轉(zhuǎn)崗或其他沒有檔案管理經(jīng)驗的人員，甚至由某些從事人事資源管理的人員兼任。這些管理人員工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案服務(wù)意識薄弱，對檔案管理認(rèn)識不到位，并不具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，極易出現(xiàn)檔案歸類錯誤、資料入檔不及時、資料缺失、檔案外泄等嚴(yán)重錯誤，為檔案的查閱、人事調(diào)動等帶來很大的不便，也在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。

1.4 人事檔案的利用率不高，無用檔案堆積

由于缺乏科學(xué)規(guī)范的管理，造成檔案分類不及時、資料更新不及時且沒有條理性等情況，這就大大降低了檔案的使用效率。有些事業(yè)單位遵循重保密輕服務(wù)的做法，供查閱的僅僅是個人的基本資料、資歷等，且查閱次數(shù)極其有限，使檔案管理工作處在了被動、停滯不前的位置，不符合檔案資料為個人和事業(yè)單位服務(wù)的性質(zhì)，降低了檔案存在的價值。此外，檔案資料清理不及時導(dǎo)致了檔案的冗余和堆積，不僅占用空間，也降低了效率。

2 對單位事業(yè)人事檔案管理的建議

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，信息時代的進步，社會競爭愈演愈烈。在新的形勢下，事業(yè)單位的人事檔案管理工作正面臨著挑戰(zhàn)，只有在意識理念上更新，管理制度上完善，管理模式上不斷探索，才能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。

2.1 完善人事檔案管理制度，加強管理指導(dǎo)工作

首先需要得到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，將人事檔案管理提上議程，這就需要領(lǐng)導(dǎo)和員工對人事檔案管理有正確的認(rèn)識，了解檔案管理的重要性；進一步完善管理制度，建立統(tǒng)一規(guī)范的管理體系，使管理人員有章可循，嚴(yán)格按照章程進行檔案錄入、分類、保存；加大檔案管理的人力財力投入，為管理工作提供安全、良好的環(huán)境和匹配的設(shè)備；領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強監(jiān)督審核力度，狠抓紀(jì)律，避免管理制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)不必要的錯誤和麻煩。此外，大力宣傳《檔案法》也是有必要的，上至領(lǐng)導(dǎo)，下至員工都應(yīng)知法、守法。制度與法律相結(jié)合，不僅能為領(lǐng)導(dǎo)與員工的工作和行為搭建一條平穩(wěn)安全的軌道，也是事業(yè)單位對自身和社會負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

2.2 促進管理的信息化發(fā)展，優(yōu)化檔案管理方法

人事檔案收集保存了事業(yè)單位所有員工的信息，是一個龐大的資源庫，只有不斷完善資料，快捷的提供所需資料，才能為單位和員工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。而傳統(tǒng)的檔案管理全部以紙質(zhì)資料來實現(xiàn)，不僅工作量巨大，也不易保存，不再適應(yīng)當(dāng)今的發(fā)展。在信息時代發(fā)展迅猛的今天，人事檔案管理的信息化成為必然趨勢。可以通過以下兩方面來實現(xiàn)檔案管理的信息化：首先加強管理人員的計算機技能，將檔案資料與計算機網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合；其次，管理人員應(yīng)熟料掌握檔案管理的軟件，便于對數(shù)據(jù)龐大的檔案資料進行管理。檔案管理的信息化在很大程度上提高資料輸入、更新、查閱的速度，節(jié)省了手工制作檔案的時間，提升了檔案使用的效率，大大提高了檔案管理的水平，是原始管理理念的革新，也是事業(yè)單位發(fā)展、進步的體現(xiàn)。

2.3 培養(yǎng)管理人員專業(yè)素養(yǎng)，提高管理工作質(zhì)量

隨著新時代的到來，做好人事檔案管理工作同樣是對管理人員的一項重要挑戰(zhàn)。首先事業(yè)單位應(yīng)加大人事檔案管理工作的投資，定期對管理人員進行培訓(xùn)，提升專業(yè)知識和能力；其次管理人員應(yīng)自主學(xué)習(xí)，拓寬知識面，自覺掌握相關(guān)的計算機技能，更好的實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，提升自身的綜合實力，努力成為復(fù)合型人才；最后，管理人員應(yīng)具備最基本的職業(yè)道德操守，除了按照法律和章程認(rèn)真工作，態(tài)度端正，還應(yīng)具有責(zé)任感和社會意識，這也是事業(yè)單位進行人才選拔時應(yīng)考慮的基本因素之一。打造一支專業(yè)能力強、綜合素質(zhì)高、富有責(zé)任感的人事檔案管理團隊，不僅可以提高管理工作的質(zhì)量，從基礎(chǔ)上保障事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展，更為事業(yè)單位在同行競爭中增添了優(yōu)勢。

2.4 提高人事檔案的利用率，及時清理無用檔案

要提高人事檔案的利用率，就應(yīng)實現(xiàn)檔案資料價值的最大化。可以從三方面來實現(xiàn)：其一，管理手段上：要實現(xiàn)人事檔案管理的信息化管理。紙質(zhì)檔案資料比較封閉，頻繁的查閱、管理也容易造成檔案的損壞。信息化管理的特點之一就是公開化，所有人員的資料都可以輕松地從數(shù)據(jù)庫中獲得，既簡化了查閱檔案的程序，又減少了直接與紙質(zhì)檔案的接觸，降低了損壞程度。其二，檔案內(nèi)容上：及時搜集補充檔案資料，使其更完整，并對其正確分類、保存，還要確保檔案資料的真實性，以免因虛假不實造成不必要的麻煩；其三，定期對檔案資料進行更新和清理，更新是為保證資料的正確性，一旦有變動即可更改，清理工作則確保了檔案的時效性，既使管理變得條理清晰，又可避免無用的檔案資料對查閱人員產(chǎn)生誤導(dǎo)。

3 結(jié)語

在社會經(jīng)濟發(fā)展、信息化的新形勢下，事業(yè)單位的人事檔案管理工作同時面臨著機遇和挑戰(zhàn)。檔案管理工作者應(yīng)把事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展需要與單位的實際情況結(jié)合起來，靈活運用信息化網(wǎng)絡(luò)，建立科學(xué)、規(guī)范的管理體系。只有這樣，才能不斷提升事業(yè)單位人事檔案管理水平和質(zhì)量，為事業(yè)單位的組織和人事工作奠定良好的基礎(chǔ)，促進我國事業(yè)單位人事檔案管理工作步入新的臺階。

參考文獻

[1] 馮向陽.事業(yè)單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)[J].檔案管理.2014（05）：15.

[2] 劉麗峰.淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地.2014（08）：131-133

作者簡介

向小兵（1978年—），男，四川廣安人，廣安市前鋒區(qū)人力資源服務(wù)中心，檔案館員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：人事檔案管理。