電子商務檔案管理的智能化趨勢研究

摘 要：21世紀是信息化、智能化快速發展的時代，電子商務的時代，信息化、智能化的電子商務檔案管理將成為商務檔案管理未來的發展趨勢。隨著歷史的進程，人工的、紙質的檔案管理已經很難適應社會的發展，取而代之的必將是智能化的電子商務檔案管理。本文中介紹了電子商務檔案的管理特點，使人們對電子商務檔案管理有所認知，同時，在文中詳細的闡述了電子商務檔案管理智能化的發展趨勢。

關鍵詞：電子商務；檔案管理；智能化趨勢

隨著科學技術快速發展的今天，電子商務交流成為了時下最熱門的趨勢。在過去的商務交流中，很多商務信息都是使用手工的方式記錄在紙上，進行保存，形成企業的檔案。在企業的檔案中涵蓋了相關的人事資料、會議內容和一些機密的文件，這些文件被妥善的安放在檔案室內。如果需要查閱檔案，必須去到檔案室中查閱。電子商務檔案與傳統的檔案有著非常明顯的優勢，不僅涵蓋了各種商務交流的信息，還包含了很多客戶的具體資料和市場調研數據，更重要的一點是，它能夠進行實時的查閱和對比，提供出參考性的數據，方便企業管理者更好的了解市場。但是，企業電子商務的交流越來越多，所積攢的數據越來越多，單純的依靠人工錄入和實時分析，經常會造成結果出現錯誤。針對這種情況，應該及時的調整電子檔案管理的模式，利用計算機“管理”計算機的新型管理模式，能夠使整個電子檔案管理更加的系統化、合理化。

1 電子商務檔案管理的特點

隨著電子商務的不斷壯大，電子商務檔案的管理越來越重要。由于在電子商務的檔案中存儲著大量的信息，這些信息需要嚴密的保管，因此，這些信息都是用數字或者代碼的方式被儲存，這種存儲方式方便查找，同時，在某種程度上保密性能更好。電子商務檔案管理的主要特點：

1.1 電子商務檔案具有虛擬性

電子商務檔案和傳統的檔案相比，有著非常明顯的虛擬性。電子商務檔案的虛擬性主要體現在以下幾個方面：第一方面，電子商務是通過網絡進行傳遞信息，這些信息自動存儲在網絡中。比如：在電子商務平臺上，買家購買產品，不需要和賣家進行見面，只能在網上看到所買產品的照片，在這種情況，他們通過網絡交流就可以達成共識，完成交易。他們的交流信息檔案都是通過網絡進行傳遞和下載的；第二方面，電子檔案的內容存在著一定的虛擬性。由于網絡軟件是通過各種代碼進行編程的，人們在網絡上通過軟件進行交流，從這方面就可以看出，電子商務檔案具有虛擬性。第三方面，電子商務的支付方式具有虛擬性。由于電子商務的支付方式主要是通過電子銀行進行交易的，沒有真實的現金進行交易。

1.2 電子商務檔案具有復雜性

電子商務檔案的存儲是依靠網絡中的符號進行存儲的，我們無法真實的看到存儲的過程，只有計算機本身能夠看到具體的信息。由于電子商務信息越來越多，檔案存儲的工具越來越多，存儲的形式也在發生著變化，因此，電子商務檔案的存儲具有復雜性。

1.3 電子商務檔案具有集成性

在過去的商務檔案管理中，只能儲存一些文字信息，比較單一，但是電子商務檔案存儲的形式更加多樣，不僅僅包括了文字信息，還包括了聲音、視頻和照片等等信息。如果要將這些信息放在同一文件夾中，這些信息必須進行集成，才能進行存儲。

2 電子商務檔案管理的智能化發展趨勢

伴隨著電子商務的快速發展，電子商務檔案管理的智能化技術也在不斷完善。同時，電子商務檔案信息量越來越多，檔案信息的管理工作任務越來越重，電子商務檔案管理的智能化發展必將成為時代發展的趨勢。電子商務檔案管理的智能化發展趨勢主要表現在以下幾個方面：

2.1 電子商務檔案信息檢索的智能化趨勢

隨著電子商務平臺的快速發展，電子商務檔案的數量越來越多，信息量非常大，并且很多類似的信息很難識別。這些電子商務信息的編號、儲存的位置、類別相對比較復雜，如果要依靠管理員準確的查詢這些信息非常的困難。電子商務檔案信息檢索的智能化模式，能夠加快管理員查詢到相關資料，并且對這些數據進行快速的分析，得出準確的結果。使用智能化的信息檢索模式能夠加快搜索的速度，找到匹配的信息，提高工作的效率。這種快速檢索信息的管理模式加快了工作的效率，提升了工作的精準度，有助于企業快速發展。

2.2 電子商務檔案信息存儲的智能化趨勢

當今社會，電子檔案信息的存儲位置都在計算機的硬盤上或者個人的移動硬盤，如果要想查詢這些信息，需要依靠相應的電子工具才能完成檢索。雖然這種存儲方式能夠很好的保證電子商務檔案信息的安全性，但查閱過程非常的復雜，極易降低電子商務的工作效率。如果電子商務檔案信息存儲實現智能化，就可以隨時的查詢檔案信息，查詢的方式非常方便，提高了整個工作的效率。同時，這種存儲的方式，不僅提高了電子商務檔案的安全性，還能將檔案信息的存儲和管理進行融洽的整合，提高企業的經濟利潤。

2.3 電子商務檔案應用的智能化趨勢

隨著科學技術的快速發展，在電子商務發展的里程中，電子商務檔案的管理占據著非常重要的地位。準確的記錄電子商務的數據、信息和資料，為電子商務的發展起到至關重要的作用電子商務檔案應用的智能化將有助于理清企業中復雜的關系。電子商務檔案應用的智能化使記錄的電子商務的信息更加準確化，通過對這些信息的分析有助于評估和規劃企業未來的發展方向。在電子商務交流中，電子商務檔案信息實現智能化應用可以幫助企業快速的尋找潛在的客戶和適合的合作伙伴，依據電子商務檔案信息的資料，找到最佳的營銷模式，同時，設置風險管理機制，對企業的商業行為做出合理的風險評估。因此，電子商務檔案應用的智能化可以有效的對企業檔案信息進行及時的整理，為企業提供戰略性的參考資料，奠定企業實現宏偉的戰略目標，從而使企業立足于競爭激烈的市場中。

3 結論

綜上所述，隨著科學技術的快速發展，網絡時代的到來，傳統的商務檔案管理模式已經無法滿足社會的發展，電子商務檔案管理的智能化必將成為未來電子商務管理的趨勢。電子商務檔案是電子商務能夠運轉的核心，電子商務檔案管理的智能化為電子商務的快速發展保駕護航。

參考文獻

[1]楊吉慧.分析電子商務檔案管理的智能化趨勢[J].辦公室業務，2013（05）

[2]李齊英.電子商務檔案管理的智能化趨勢探究[J].產業與科技論壇，2015（06）

作者簡介

王敏（1978-），女，河南商丘人，本科，館員，研究方向：檔案管理。