信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析

粟明群

摘 要：現(xiàn)如今，在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的大背景下，創(chuàng)新意識深入人心，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的同時工作效率也大幅度提高。創(chuàng)新作為促進(jìn)社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的主要力量，是當(dāng)今時代下做好檔案管理工作的動力源泉。應(yīng)時代需求，只有做好檔案管理工作的信息化建設(shè)、改革傳統(tǒng)的管理方式、開創(chuàng)新的途徑、才能滿足新時期檔案管理工作的需要。凡是具有兩面性，在檔案信息化創(chuàng)新道路中，產(chǎn)生了一些問題，對此需要相應(yīng)的應(yīng)對措施，帶動了檔案管理信息化的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

在社會的信息資源中檔案占有很重要的地位，它保存了國家、企業(yè)、個人的重要信息。因?yàn)闄n案具有重要的史料作用，所以對于檔案保存的安全問題相關(guān)部門要格外重視，傳統(tǒng)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案都是紙質(zhì)的，查閱十分不便并且容易磨損，但是將檔案文件以電子版的形式保存，這樣就避免了二度破損，而且查閱起來十分方便。在信息化管理檔案的過程中，需要直面探索發(fā)展過程中所產(chǎn)生的問題并且積極采取措施應(yīng)對。

1 檔案管理工作創(chuàng)新的方式

應(yīng)時代需求，對于檔案管理工作需要大力發(fā)展信息化建設(shè)，這就需要檔案管理部門改變傳統(tǒng)的、陳舊的管理方式，開創(chuàng)新途徑、新方法來滿足新時期檔案管理工作的需要。根據(jù)檔案行政管理部門的工作指導(dǎo)，檔案管理信息化就是與之前傳統(tǒng)管理方式相對應(yīng)的創(chuàng)新方式。檔案管理信息化指的就是在檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的整個過程中，以對檔案的信息資源進(jìn)行接收、采集、保存和提供檔案信息資源的利用服務(wù)。換句話說，通過這種創(chuàng)新方式，檔案管理模式將發(fā)生轉(zhuǎn)變，從之前的實(shí)體保管到現(xiàn)代社會的信息化、數(shù)字化的管理。

2 檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

創(chuàng)新作為促進(jìn)社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的力量源泉，就現(xiàn)代社會發(fā)展的要求來看，進(jìn)行科技創(chuàng)新十分必要。如今，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及到生活和工作的各個領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動化、數(shù)字化和法制化，滿足檔案使用者的各項(xiàng)需求。

檔案管理工作的開展是根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行的，主要負(fù)責(zé)加強(qiáng)對檔案文件信息的整理、錄入、檢索以及保護(hù)工作，這就需要通過電子系統(tǒng)來對檔案進(jìn)行保存。以扶余市檔案館對于清代滿文檔案的保存方式為例，通過以高拍儀拍照的方式，將檔案信息以圖片的形式輸入電子系統(tǒng)，形成相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，以便于相關(guān)人士的借閱。并有效的避免了二度破損以及保證了原始檔案的真實(shí)性。近年來，隨著信息量的不斷增加以及需求的不斷增多，如何有效的降低檔案管理工作人員的壓力，提高檔案資源信息的利用率成為了相關(guān)工作人員最為重視的問題，信息化的檔案管理有效的解決了這個問題。

3 檔案管理創(chuàng)新過程中面臨的問題

（一）相關(guān)法律法規(guī)的體系不完善

雖然，在過去相關(guān)部門已經(jīng)出臺了一系列的檔案方面的法律法規(guī)，但法規(guī)內(nèi)容大都是大體上的概括，內(nèi)容還不夠系統(tǒng)和完善，在面對管理工作中所出現(xiàn)問題的時候不足以應(yīng)對，工作難以開展，相關(guān)的法律法規(guī)在細(xì)節(jié)上對于創(chuàng)新沒有明確規(guī)定。

（二）規(guī)劃和設(shè)計滯后阻礙創(chuàng)新發(fā)展

就檔案信息化的未來規(guī)劃和發(fā)展而言，創(chuàng)新的過程中受到了各個方面的限制，難以制定出統(tǒng)一的關(guān)于檔案信息資源的規(guī)劃方案[2]。而且，就檔案信息化本身而言，檔案信息化自身的變化導(dǎo)致檔案資源信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計具有不確定性。電子科技方面更新?lián)Q代較快，檔案的信息化建設(shè)就會隨之處于不斷地變化之中，信息化系統(tǒng)的不斷的升級變化會導(dǎo)致檔案的信息化發(fā)展具有不確定性，對于保證檔案信息化資源的真實(shí)性和完整性存在一定的問題。

（三）檔案信息化服務(wù)的安全工作存在問題

近年來，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案管理帶來了轉(zhuǎn)折，檔案管理工作也逐步向信息化邁進(jìn)，與此同時，其服務(wù)對象范圍不斷擴(kuò)大，從內(nèi)部擴(kuò)展到外部、從國家、企業(yè)再擴(kuò)展到個人。但是，檔案管理工作在快速發(fā)展的同時，檔案信息化服務(wù)的保密和安全方面還存在一些問題，對于國家級機(jī)密的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，但是在個人檔案保存方面，檔案管理的安全工作還有待提高，出現(xiàn)檔案信息泄露的事件，將造成十分嚴(yán)重的后果。

（四）檔案管理人員創(chuàng)新意識不足

在當(dāng)今社會，上到國家相關(guān)部門，下到大中小企業(yè)，需要的都是高素質(zhì)人才，檔案管理工作也不例外。在傳統(tǒng)的檔案保存工作中，對于檔案管理人員的學(xué)歷方面要求較低，但是，在當(dāng)今社會，要想跟上社會發(fā)展的腳步就必須進(jìn)行科技創(chuàng)新，通過創(chuàng)新進(jìn)而將檔案管理工作帶到一個新高度、新領(lǐng)域，這就需要檔案管理人員要有創(chuàng)新意識，并且提高他們的管理能力，以此帶動檔案管理信息化的發(fā)展。

4 解決問題的相應(yīng)措施

（一）完善法律法規(guī)體系

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)的發(fā)展歷程都需要采用國家固定標(biāo)準(zhǔn)[3]。對于國家級的機(jī)密檔案的管理工作必須采用國家標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵照相應(yīng)的法律法規(guī)，但是，對于一般的檔案由于其種類較多、數(shù)目龐大等問題，在進(jìn)行管理工作的時候，沒有固定的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)則沒有細(xì)致到各個層次，相關(guān)部門就需要完善相關(guān)的法律法規(guī)來解決這些問題。

（二）研究數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館的建設(shè)對于檔案信息資源的管理具有十分重要的作用，在建設(shè)的同時要適應(yīng)地方行政部門相關(guān)體制的改革，使檔案信息化提前到電子文件產(chǎn)生之前。在檔案信息資源生成之前，大體上通過電子數(shù)據(jù)，推測并總結(jié)出可能出現(xiàn)哪些方面的問題，預(yù)設(shè)出與其對應(yīng)相關(guān)措施。

（三）增強(qiáng)檔案管理的安全意識

對于檔案管理的安全工作，值得相關(guān)部門注意的是就檔案管理者來說，其主要工作內(nèi)容不僅僅要保存檔案的完整性，更要注意的是檔案中的信息安全問題[4]。就此，各地的檔案管理機(jī)構(gòu)要增強(qiáng)檔案安全的保護(hù)意識，相關(guān)部門要下達(dá)文件到各個階層，對于各個方面的檔案都要確保其安全。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)管理人才

對于檔案管理工作來說，伴隨著信息化發(fā)展檔案管理人員的素質(zhì)就需要提高，相關(guān)部門需要培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才。首先，對于已經(jīng)在職的員工需要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高他們的創(chuàng)新意識和綜合素質(zhì)；其次，要增強(qiáng)工作人員對檔案管理工作的認(rèn)知水平、提高對檔案管理工作的重視意識、培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度等等；最后，要樹立終身學(xué)習(xí)的意識，既要提高自身的專業(yè)知識和專業(yè)技能，也要提高自身信息化技術(shù)的掌握程度，在實(shí)現(xiàn)自身價值的同時，也要注重信息化檔案管理工作績效的提高。

5 總結(jié)

在社會的信息資源中檔案占有很重要的地位，受到國家到群眾各個階層人們的重視，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生和應(yīng)用，檔案管理也隨著信息技術(shù)的變化發(fā)生了變化，要求與時俱進(jìn)而產(chǎn)生創(chuàng)新意識，也就是說運(yùn)用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，以此來帶動了檔案管理信息化的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]張玲. 分析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[J]. 赤子（上中旬），2015，01：150.

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