試論事業單位檔案管理中知識管理的應用

摘 要：知識管理與檔案管理在管理目的與內容上具有較強的一致性與重疊性，從而可以有效的將知識管理的方法運用在檔案管理中。對于事業單位而言，其具有充分的人才資源、資金資源與體制執行力，從而有效的為檔案管理的知識管理運作開辟更寬廣的道路，有助于相關管理工作的落實，促進其實施效果的提升。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；知識管理

事業單位檔案管理有著重要信息應用價值，是事業單位乃至國家的重要資源，同時社會檔案管理的重要部分。隨著國家各方面改革的不斷推進發展，事業單位檔案管理工作上需要做更多的提升來滿足檔案管理價值的體現，而知識管理則是重要的管理措施，有效的拓展傳統檔案管理理念與實際效果。

1 事業單位檔案管理與知識管理內在關系

知識管理在國內研究方面分為兩代。第一代知識管理主要是充分對知識分類狀況做有別于傳統知識內容的隱藏知識內容；第二代知識管理主要是通過對用戶需求的重視與挖掘來達到信息服務完善。知識管理是在傳統信息管理所存在的基礎缺陷問題之上發展而來的更為完善的信息管理理念，注重與人溝通協調的信息管理工作，有效的將結構性和非結構性信息與用戶使用信息所具有的狀況規律做有效的聯系分析管理。知識管理中注重對創新、競爭、知識積累與學習，強調其具有更強的專業性、靈活性、創新性。

檔案管理屬于相關單位、組織與個人在社會活動方面匯總而成的信息資料，可以是文字、圖表與聲像等信息形式，可以用于查閱與應用。檔案管理嚴格意義上來說應該屬于知識管理的內容之一，檔案管理的對象本質屬性是知識與信息特性，檔案是具有價值的信息資源，可以一種儲存與傳遞運用中的知識形式。知識管理與檔案管理在管理目的上具有一致性，主要是為社會生活的開展提供有效的信息支持。其次，兩種管理對象具有重疊性。知識管理的內容主要集中在檔案與文件管理，因此兩者具有一定管理對象的重合。因此在具體的管理流程與技術上可以達到互相借鑒與相似性，有效的對信息做有效的集中、有序化的管理，從而達到利用價值，其管理中均需要運用數據庫、文本采集、檢索、門戶系統、信息安全與信息推送等相關技術操作。

2 事業單位檔案管理使用知識管理的應用環境分析

檔案管理中運用知識管理是發展趨勢，存在其實際的價值與可操作性。在傳統的檔案管理工作中更加關注實體性的保管操作，一般在需要檔案資料時會將原始資料全部調出作為有效的使用。然而在知識管理理念中，更注重對檔案資源所具有的潛在信息做有效的挖掘，因此對檔案管理的更加深入透徹。在知識管理中，需要通過更多信息技術等先進手段對用戶實際需求做全面的掌握，對知識服務本身的特性做深入挖掘，從而讓信息知識發揮其全方位價值。在提供知識服務前更加強調對相關文件或檔案的深入了解，進而促進其有效的開發利用，提升檔案管理的實際價值，有效的發揮檔案管理人員在相應組織的價值與地位。同時檔案管理中運用知識管理運作可以有效的將檔案管理所涵蓋的范圍得到有效拓展。知識管理將傳統檔案管理中部分未進行有效開展的管理活動納入其中，將沒有歸入檔案管理的有價值信息得到充分的歸檔利用，從而達到大檔案管理的實際效果。

在發揮知識管理作用上，需要有其可行性條件支持。首先，需要對知識管理理念有充分的認可與執行，有效的開展相關管理活動。其二，需要有足夠的資金保證其知識管理運作所需要的硬件、軟件配備；其三，需要有綜合性較強的專業技術人才，才能更有效地維護日常工作的有序進行。而事業單位檔案管理具有一定知識管理的基本優勢。事業單位的由于其行政性可以促使相關工作開展得到上下有效統一執行的力度，執行力較強。其次，政府單位有充分的資金支持相關管理所需配套硬件與軟件條件；其三，在事業單位檔案管理方面有著成熟的用人體制，專業人才和經驗豐富，有利于知識管理改良提供堅實的基礎條件，同時由于自身有強大的培訓體制與人才篩選機制，有效的引入具有計算機專業知識人才，促進組織內人才資源的優化配置。

3 事業單位檔案管理中知識管理的應用方法

（一）強化理念升級

在事業單位檔案管理工作上，從領導層到基層都需要不斷提升管理理念，充分認可檔案管理價值，加大檔案管理宣傳工作，促使單位內部與外部民眾對檔案管理工作重視性，積極的發揮各自在檔案管理中的作用。在數字檔案管理建設中，通過多方面的知識檢索、服務、創新與信息充足來提升檔案管理的完善性。加大檔案價值的宣傳力度，積極的做好檔案情報收集整理工作，加大檔案研究投入，將知識檔案管理的意識進行有效的普及。

（二）建立完善制度管理

在檔案管理中運用知識管理理念以及廣泛的有序執行，需要有完善的制度做支撐保障，對于進行知識管理各方面工作做有效的制度規范，對執行細節做有效的流程設置，對相關的工作開展制定考核制度，充分的調動相關工作人員積極性、謹慎性，同時也有效的指導具體工作的有效開展，讓所有管理工作能夠在科學合理的范圍有序展開，少走彎路，提升管理效果。同時對于已經獲取的成果要積極的反饋分析，總結經驗，不斷的推進知識管理工作的穩步前進。

（三）保證管理經費投入

在知識管理運作上，需要保證資金投入的充分性，確保在檔案管理中有較為完善的硬件、軟件支持，同時有效的提供工作人員薪資福利，提升工作人員工作積極性。同時可以建立專項部門做工作監察，將經費使用情況做有效監管，確保經費全部落實到實處，切實的保證相關工作有序科學開展。同時對于相關經費投入情況要做好匯總分析與上報，做好相關工作的透明化。

（四）強化人才培養

在檔案管理工作中運用知識管理，涉及到更廣闊的管理技巧與知識，因此需要做好人才培養，既要保證人才基本素質過硬，保證人才引入的標準化，同時也要加強人才引入后的再學習培訓，提升工作人員在操作上與時俱進的能力，保證相關工作執行在新舊問題出現中，能夠有效的應對處理，保證檔案管理工作的有序開展。

4 結束語

知識管理與檔案管理在管理目的與內容上具有較強的一致性與重疊性，從而可以有效的將知識管理的方法運用在檔案管理中。對于事業單位而言，其具有充分的人才資源、資金資源與體制執行力，從而有效的為檔案管理的知識管理運作開辟更寬廣的道路，有助于相關管理工作的落實，促進其實施效果的提升。

參考文獻

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作者簡介

朱旭陽（1982-），男，漢族，河南省上蔡縣勞動就業培訓中心，培訓中心副主任。