正確理解檔案的開放與保密

王秀媛

隨著社會的進步和發展，各行各業都在不對地要求呼吁檔案的進一步開放和利用，檔案的保密與開放工作成為日常工作中不可缺少的一部分，對于檔案這種信息之源來說，我們要重視對其信息載體的保護，也要重視對檔案內容的開發、利用以及信息資源的共享，更應當重視檔案工作的所帶來的經濟效益。圍繞企業的經濟效益，如何提高檔案的利用率，提高檔案的利用價值，提高檔案服務的實效性，成為檔案管理中的一個新課題。本文從實際工作出發，提出檔案管理工作的原則性，從而更好地為企業服務。

開放與保密，是矛盾的統一體。檔案開放后，使檔案有更有機會服務于社會，為檔案工作生存發展開辟了更加廣闊的領域，而檔案保密是為了維護國家利益，讓檔案的效益充分發揮，同樣也為檔案工作生存發展提供了條件。兩者之間相輔相成，辯證統一。如何正確認識檔案的開放與保密，做到既大膽，又慎重，這是放在每一個檔案工作者面前的新課題。

?一、隨著市場經濟、社會信息和對外擴大開放，檔案管理工作隨著形勢的發展已從封閉型、倉庫保管型逐步走向開放型、信息提供型；檔案的信息也從間接為社會服務轉到了直接作為商品出現在市場中。檔案管理也從以黨政機關文書檔案，以階段斗爭為主體內容管理方式逐漸轉移到以經濟建設為中心的全方位的檔案管理上來。同時隨著進一步的對外開放，大量外資的投入，股份制企業的出現等，檔案工作在新的形勢下，從思想觀念到管理方式都有了新的變化，如何搞好檔案的收集、保管、利用，如何合理、合法適度的搞好檔案保密工作，需要廣大檔案工作者認真研究探討。

1、《檔案法》地19條規定“……中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經開放的檔案”。檔案、向全社會開放，公民可以利用檔案，這是對幾千年來的 傳統觀念的否定和沖擊，是對官府管理檔案方法一種改革。開放后的檔案可以讓中華人民共和國各階層公民從分利用，從過去習慣上領導干部利用檔案發展到最基層、最普通的工農兵學商利用檔案。利用范圍擴大了，針對這一點，檔案人員就要嚴格把好開放前的控密關，嚴防流失并做到及時解密，將保密原則貫穿于檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研等環節的全過程。做到保、放兩不誤。

2、《檔案法》第20條規定“機關、團體、企業事業單位和其他組織以及公民根據經濟建設、國防建設、教學科研和其他各項工作的需要，可以按照有關規定，利用檔案館未開放的檔案以及有關機關、團體、企業事業單位和其他組織保存的檔案。……”改革開放，檔案的利用重心發生了變化，從以政治為中心轉變到以提高經濟效益，提高服務質量為中心上來。開展以檔案信息有效利用為目的，提高工作效益，擴大開放的新思路上來。企業的檔案保密工作也將隨著工作重心的轉移而作相應的轉變，從偏重紅頭文件的保密轉向到包括經濟資料、圖紙、報表、錄音、錄像等各種載體的全方位的保密。由關起門搞保密轉變為打開大門搞保密。

3、《實施辦法》第22條規定，“外國人或者外國組織利用我國已開放的檔案，須經我國有關主管部門介紹以及其前往檔案館的同意，……。”

4、《保密法》第26條規定，“未經有關主管部門批準，禁止將屬于國家秘密的文件、資料和其他物品攜帶，傳遞，寄運至境外。”所以檔案管理涉及外經、外貿、外事等的更應該配備責任心強，善于與外方打交道，并能較好掌管好資料收集、保存的同志，讓檔案保密工作處于主動地位。否則便會出現檔案收集不完整，殘缺不全，復印件增多等現象，迫使我方的檔案管理處于被動位置。涉外以后，檔案就不可能是我方獨家所有。因此，涉外部門應從立項一開始，檔案人員就參與并依據《檔案法》、《保密法》兩個法規，牢牢抓住資料收集、保存的中心線，管好、用好檔案。在涉外項目協議簽定時，就明確檔案材料的使用權和所有權，爭取積極主動控制管理檔案。在協作終止時或外方人員更換時，應嚴格執行檔案的清理歸檔交接手續。在參與與外方談判過程中，既要不卑不亢，誠心誠意提供資料，又要注意保密并及時提醒我方談判人員要增強經濟、科技檔案保密意識，使中外合作成功率高一些。

二、目前檔案管理已逐漸采用現代化設施裝備，如：微機管理、磁盤、磁帶、打印等、稍不注意，造成泄密。所以，在改革開放新形式下，檔案的保密工作更應加強。如墨守成規，按常規辦事，繼續按你交我收，你查我找，你要我供的辦法來管理的話，肯定要碰壁，固步自封的做法將被淘汰。檔案管理不改革開放就沒有出路。檔案管理應不斷創新，不斷開拓，用《檔案法》、《保密法》來武裝頭腦，更新知識，提高檔案人員自身素質，明確檔案保密與開放的關系，把握好檔案工作保密與開放之間的“度”是檔案工作開展的出發點，檔案的開放是趨勢，而適當的保密則是檔案開放工作的基礎。因此，要充分認識到保與放是對立的統一體。了解保管檔案的目的不是收藏而是利用，檔案實體如不能不加以開發利用就會變成廢紙，只有將檔案實體加工開發成信息，得到充分利用，檔案的價值才能實現。

1、在檔案管理實際中，充分認識保與放并處理恰當。檔案工作者要時刻關注檔案的保密，爭取在適當的保密前提下積極合理地推進檔案的進一步開放，就會提高檔案的價值。反之，如處理不妥就會成為企業發展的“絆腳石”，使檔案僵化，成為倉庫死物。因此，認清保密與開放的辯證關系，做到保放結合并處理適度，就能提高檔案價值，提高服務實效性。要做到該放的放足，該保的不松，既提高了檔案的價值，又保守了國家的秘密，使檔案工作在改革開放的形勢下，顯示出更強大的生命。