淺析事業單位電子檔案管理的幾點思考

林麗

摘 要：在如今這個信息技術飛速發展的時代，對于各種信息檔案管理需求量的劇增，使得檔案管理的模式不再只是局限于紙質管理，加之紙張記錄的資源信息具有易丟失，易更改，記錄內容單一，不易查找，不易存儲等各種缺陷，電子檔案管理便時代需求誕生。雖然電子檔案管理具有多項優勢，但是當前的管理水平還有待提高。本文主要闡述事業單位電子檔案管理的優勢和不足，并提出建議和改進方案，使電子檔案管理在事業單位的應用中更大程度的發揮自身優勢。

關鍵詞：事業單位；電子檔案；檔案管理

1 電子檔案管理在事業單位中的使用優勢

電子檔案不僅涵蓋了紙質檔案存儲記錄的一切優點，它還開辟了許多其他領域的存儲功能，例如儲存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。因為省時省力，便于查找，信息的綜合性強，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強度。具體說來，事業單位使用電子檔案管理的優勢主要有以下幾點：

（一）方便、高效、快捷

首先，在建檔時，電子建檔比手動建檔需要更少的勞動力與勞動時間，使工作人員從枯燥乏味的工作中解脫并高效率完成工作。網絡系統也為電子檔案的歸檔管理和信息利用開通“綠色通道”，使歸檔質量和檢索速度得到提高。其次，利用計算機處理檔案管理工作，能夠將信息按件整理歸檔，告別以卷為單位整理檔案的方式。立卷時，通過隨機管檔，變集中立卷為隨機整理立卷，將過去集中的工作量進行拆分，提高立卷管理水平，使歸檔更加及時，減少錯誤的發生，檔案檢索利用的速度大大提高。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的利用紙張進行立卷，立卷人根據自己對信息的理解來進行操作，這就使得各份文檔卷宗的標準很難達到完全的統一，從而影響了文檔信息的質量和使用價值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進行微機管理，使得立卷工作有了統一的標準，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進行立卷工作的探索和研究。

2 事業單位電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案安全問題

計算機網絡帶動了科技同時也給不法分子提拱了犯罪平臺，電子檔案管理依賴于計算機網絡系統，計算機網絡將檔案分類管理的形式雖然比紙質檔案管理更方便快捷，但是存在更大風險，在計算機將文件傳送或接收過程中，很容易被病毒侵入，病毒會截獲文件或更改文件信息。全國有很多關于電子檔案內信息被竊取的報道，這是使用電子檔案時需要引起重視和盡量避免的問題。

（二）電子檔案管理人員方面問題

電子檔案對事業單位檔案管理人員提出更高的要求，管理人員不僅應當具備較高的政治思想水平，較強的自我約束能力，還要熟悉相關的計算機理論知識和實際操作，充分發揮電子檔案的管理優勢。但是現階段我國大部分事業單位檔案管理人員日常工作量大，精力分散，無法專心于電子檔案管理工作，同時崗位流動性強，頻繁的人事變動影響了電子檔案管理工作的長期穩定開展。

（三）電子檔案管理不規范

紙質檔案管理時期，檔案管理人員能認識到保存紙質材料的重要性，因為檔案信息全都直接顯示在紙質載體上。但是對于電子檔案管理，管理人員還沒有快速地轉變思路，沒有充分認識到如何保存電子檔案的物質載體，如U盤、光盤、移動硬盤等等，這些存儲工具沒有像紙質檔案一樣列入備份數據檔案登記簿，而是被隨意放置。在重要系統、數據、文檔的備份管理上，只是籠統要求要進行備份，沒有明確哪些數據文檔需要備份，以何種介質備份保存等，是管理人員沒有標準可依，電子檔案備份管理混亂。在電子檔案的安全防范措施方面，也缺乏防治拷貝的技術措施，形成安全漏洞。

3 電子檔案管理的方法及建議

（一）加強對檔案管理人員技能的培訓和專業水平的提高

提升立卷人員計算機技能，進行定期的學習和培訓，提升其專業素質。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案電子化信息化的關鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當前的電子管理形勢下，提升自身的專業素養，加強對計算機的認識及軟件的學習，掌握現代信息管理技術，從而提高電子檔案管理工作的質量和效果。

（二）建立健全電子檔案管理的各項規章制度

為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態，必須建立健全電子檔案管理的各項規章制度，進行規范化、科學化、高效化管理。國內大部分工商局雖然已經建立了企業電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯系，難以實現全市范圍內的企業電子檔案的集中調閱，電子檔案的流通存在障礙，無法進行集中管理。可見，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發揮電子檔案高效快捷優勢，提高工作效率的基礎。電子檔案管理規章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環節都做出明確詳細的規定，事業單位可以根據單位職能和單位檔案的特點進行完善補充。如林權檔案需要電子文件和紙質檔案相結合，就要設置專門的管理部門進行審核后統一在網上發送，集中管理。

（三）完善電子檔案管理的軟、硬件設施

電子檔案的平穩運轉建立在高質量的軟件、硬件設施基礎上，要配置技術成熟、性能穩定，安全性高的軟件和系統，避免是使用盜版和來自未知市場的軟件、系統。養成良好的安全體檢、殺毒習慣，定期升級防火墻和殺毒軟件。

（四）保證電子檔案在利用中的安全

首先，電子檔案管理人員及相關職能部門要對檔案中私密內容嚴格監控，禁止外流，一旦發現及時制止。其次，對絕密檔案的使用要控制使用時間和使用范圍。最后，設置訪客權限，開啟電子檔案管理系統自動記錄和監控功能。

4 總結

隨著科技不斷發展，電子檔案為人們帶來的便利也越來越多，雖然電子檔案目前存在的許多問題，但仍然值得推廣使用，解決電子檔案管理系統規范和統一的問題是一個緩慢的過程，還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環境條件，即人們對電子文件及電子檔案的正確認識，國家的各項支持；還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備，需要人們對信息化人才隊伍的建設等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態迎接這場革命式的挑戰，從而更好的保護好由電子文件產生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

參考文獻

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