煙草檔案管理常見的問題和對策

劉輝

摘 要：煙草檔案管理對煙草企業的發展有十分重要的意義，在當前的管理過程中由于煙草檔案管理還存在一些不規范的問題，對此需要加強這些問題的解決，以提高煙草檔案管理水平，為煙草企業發展提供更多有用的檔案信息。本文對當前煙草檔案規范化管理的重要性以及當前煙草檔案管理工作中常見的問題進行分析，并且提出煙草檔案管理的策略。

關鍵詞：煙草檔案管理；煙草企業管理；規范化管理；策略

檔案管理是為煙草企業發展提供充足的信息材料的重要過程，尤其是對于煙草企業而言，越來越的檔案信息，必須要加強整理，從而才能為煙草企業的發展提供更多的信息和資料。隨著信息時代的不斷發展，加強煙草檔案管理的內容控制以及方法的創新，有助于對煙草企業的檔案管理水平進行提升，使得各項資料能夠得到有效的保存，防止出現信息缺乏的現象。我國當前經濟環境中，煙草企業的檔案管理過程中還有一些問題存在，比如很多煙草企業的管理體制存在問題，沒有對檔案管理進行統一的規范，因此使得檔案管理過程中也存在很多不規范的現象，比如亂涂亂畫、檔案保存不規范等，不利于檔案資源的查詢和利用。在未來的發展過程中，必須要加強對檔案管理工作的改善，加強對檔案管理制度的完善，從而使得檔案管理過程中的各項工作可以得到有效的落實，為煙草企業的發展提供更多信息。

1 煙草檔案管理常見問題

煙草檔案管理對于整個煙草企業的發展都有十分重要的意義，當前有的煙草企業在發展過程中很多檔案管理人員的管理方法比較單一，管理理念比較陳舊，因此使得很多煙草企業的檔案管理工作停滯不前，最終使得很多煙草企業的資料出現缺失，這對煙草行業的發展有十分嚴重的阻礙。當前很多煙草企業的檔案管理都還停留在傳統的人工管理基礎上，對一些紙質檔案進行管理，對人力物力的消耗都比較大，而且當前很多煙草企業都實現了信息化發展，對于各種信息化的應用比較多，產生的電子檔案也比較多，所以傳統的檔案管理方式已經不再適用。另外，由于很多煙草企業在發展過程中，都更傾向于進行煙草企業的各種物資檔案的管理，忽視了對于具體的工作人員的業務水平和服務質量等方面的培訓，使得檔案管理內容不夠全面。在檔案管理過程中，應該要結合當前的信息時代背景，對檔案管理工作進行統一規范和管理。比如煙草企業的檔案管理應該要做到規范化，對于各種檔案要進行科學的分類和存儲，便于煙草企業工作人員的調用。在檔案管理過程中要有統一的標準，比如檔案的內容模式、存檔的格式等，都要進行統一規定，從而使得各個部門的檔案管理工作可以更加規范化，也便于整個煙草企業對所有部門的檔案進行統一管理。

2 煙草檔案規范化管理的策略

（一）完善煙草檔案管理制度

在檔案管理過程中，應該要對管理制度進行完善，從而使得檔案管理過程可以更加規

范化。首先，應該要對檔案工作人員的責任進行明確，使得不同的人員能夠明確知道自己的工作內容，同時要建立完善的獎懲制度，對于在檔案工作中出現問題的人員要進行懲罰，使得檔案管理人員能夠帶著責任感去工作，減少工作中的出錯率。此外，還應該要加強對檔案工作的監督制度的完善。煙草企業的檔案工作要想實現規范化發展，則必須要在日常工作中加強對其的監督管理，使得煙草企業的檔案管理可以受到監督，對于一些重要的檔案要加強分類和保存。最后，應該要對煙草檔案管理制定統一的標準。比如對于檔案管理的方式、檔案文件的格式等，都要制定統一的標準，有助于檔案管理人員對檔案管理工作進行完善，促使煙草企業各種檔案能夠得到有效地保存。

（二）構建數字檔案室

煙草檔案管理包括多方面內容，比如對煙草企業發展過程中的各種檔案數據進行分析以幫助煙草企業的管理者可以實現正確的決策，比如根據煙草企業的人事檔案，確定煙草企業新招聘人員的數量、專業等，可以為煙草企業的人力資源工作提供必要的依據。在檔案管理過程中，數字化管理是未來發展的一個重要趨勢，在數字檔案室的建設過程中，應該要加強對檔案室信息資源的整合，加強煙草企業各個部門之間的聯系，從而可以將各種檔案信息匯總，形成數字文檔。數字文檔的存儲是以互聯網為基礎的，其存儲空間較大，可以滿足越來越大的檔案存儲需求。因此煙草企業應該要建立數字檔案室，對硬件網絡容量進行配置和完善，要配置滿足檔案室存儲、查詢等需求的各種服務器、掃描儀、打印機等設備，以滿足海量的檔案室信息處理需求。而且各個部門之間要對數字檔案有清晰的認識，在各個部門中要形成準確的數字檔案，然后再在檔案管理部門進行匯總，為煙草企業發展提供更多的信息資料。

（三）提高檔案管理人員自身素質

檔案管理人員是檔案管理過程中的主要人員，對檔案管理的規范化程度以及管理水平有很大影響。當前很多煙草企業的檔案管理過程中檔案管理人員依舊采用傳統的方式方法進行管理的現象，其根本原因就是檔案管理人員自身的能力水平不高。對此必須要加強對檔案管理人員的綜合能力水平的提升，以提高檔案管理質量。要對檔案管理人員進行相應的培養，比如煙草企業可以為檔案管理人員提供一些深造學習的機會，在煙草企業內部可以舉辦一些針對檔案管理的講座等，讓檔案管理人員能夠不斷開拓思維，將新的管理理念應用在檔案管理過程中。檔案管理人員自身應該要加強自我學習意識的培養，在日常的工作過程中應該要積極結合信息時代的檔案管理特征，加強對各種新媒體以及新技術的認識，學習計算機技術、通信技術等各種新技術的使用方法，使用新技術進行檔案管理。同時還可以借助各種媒介平臺加強與其他檔案管理人員的溝通和交流，就檔案管理過程中的經驗進行分享，將自己對檔案管理的看法講出來，暢所欲言，通過這種方式進行交流，檔案管理人員取長補短，對自己的檔案管理問題進行反思，累積更多的檔案管理經驗和檔案管理方法，從而實現煙草檔案管理水平的提升。

（四）加強對檔案安全的管理

信息技術的應用使得煙草檔案管理效率得到提升，但同時也會帶來較大的安全隱患，尤其是互聯網中的安全隱患，是一個最大的障礙。比如一個惡意的數據包就有可能導致各種計算機設備出現癱瘓，最終使得各種信息出現泄漏。只有不斷提高煙草檔案管理人員的安全意識，才能從根本上杜絕一些危害的出現，使得煙草檔案管理更加規范。比如引導煙草企業的檔案管理人員形成主動的安全觀念，使得他們在使用計算機以及網絡的時候可以注意不要去點一些不安全的網站，不會下載一些非法的東西，從而確保煙草企業的網絡處于安全的狀態，不會導致煙草企業的檔案信息的泄露。同時，還應該要采用技術手段對各種安全隱患進行控制。在煙草企業的發展過程中，為了對各種信息進行安全保護，則必須要從技術手段加強安全保護，比如對于各個部門的計算機設備，要安裝防病毒系統，購買一些正版的殺毒軟件，安裝防火墻等，使得煙草企業的內部信息系統可以得到有效的保護，不斷提高煙草企業的網絡安全水平。

3 結語

綜上所述，煙草企業的快速發展使得各種檔案數據越來越多，在未來的發展過程中，煙草企業的檔案管理是一個十分重要的內容。煙草檔案管理過程中的一些不規范問題成為煙草企業發展過程中需要解決的大難題。在檔案管理過程中要積極采取相應的措施，從多方面著手，比如加強對數字檔案室的建設，提高煙草企業的檔案工作的規范化程度，使得煙草企業實現可持續發展。

參考文獻

[1] 張彤.煙草企業檔案管理工作存在的問題及解決的對策[J].黑龍江檔案，2012（06）

[2] 朱勇.淺談基層煙草行業檔案管理[J].卷宗，2015（05）

[3] 趙鈺.探討煙草企業檔案管理存在問題的新思考[J].辦公室業務，2014（12）

[4] 柳迎新.淺談煙草企業檔案管理[J].黑龍江史志，2013（16）