芻議我國人事檔案管理工作不足與改進措施

常景云　矯琳

摘 要：人事檔案記錄了一個人的工作經歷記錄，政治面貌等信息，反映出了個人的基本品質以及工作能力等。也是上級在選拔人才時作為考慮的重要材料，自古代開始便有類似的制度，可見人事檔案在社會發(fā)展中是不可缺少的一部分。現(xiàn)如今我國社會和諧發(fā)展，經濟穩(wěn)步上升勞動力的大量流動已經成為趨勢，是一項帶動地區(qū)經濟發(fā)展的重要措施，但是人事檔案的管理卻沒有跟上發(fā)展的步伐，巨大的挑戰(zhàn)正在等待著，所以改革傳統(tǒng)的人事檔案管理體制迫在眉睫，需要解決其中存在的問題，以適應現(xiàn)在時代的前進進度。

關鍵詞：人事；工資；檔案管理；問題

人事檔案，是單位人事部門在管理活動中形成的反映個人表現(xiàn)和經歷的材料，是人的自然情況、社會歷史、思想品德、業(yè)務能力和工作狀況的歷史記錄。它是單位管理工作的重要內容和依據(jù)， 也是國家檔案的重要組成部分。它由組織或個人在工作中形成的文件材料、經過收集、鑒別、整理、歸檔形成人事檔案，再通過檢索、借閱等形式提供給組織和個人利用，使其作用得以發(fā)揮。這就是人事檔案管理工作的主要內容。黨的十六大提出構建社會主義和諧社會， 全面貫徹落實科學發(fā)展觀的要求， 人事檔案管理工作必須適應社會經濟和科技發(fā)展的新情況，轉變觀念，更新管理方式方法，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，為和諧社會建設服務。用科學的發(fā)展觀作指導，對人事檔案工作進行有效的管理，提高服務效率，最大限度地實現(xiàn)人事檔案的使用價值，構建和諧的人與社會之間、人與人之間的關系是人事檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理面臨的一個新挑戰(zhàn)。

1 目前我國人事檔案管理中存在的問題

1.對人事檔案管理認識不足

事業(yè)單位管理工作中的一個不可或缺的組成部分便是對人事檔案的管理。但是顯而易見很多事業(yè)單位對其的認識還不足夠。其中一些事業(yè)單位的領導由于自身的觀念沒有適應時代發(fā)展，沒有對人事檔案管理高度重視，認為其在事業(yè)單位發(fā)展中不能起到什么特別作用，所以人事檔案的工作也很難落實到位。出現(xiàn)類似于材料歸檔混亂，分類不全等現(xiàn)象。其次人事檔案缺少資金的投入，使得管理條件落后工作人員不能更好的對檔案進行更好的管理。人事檔案管理因為沒有受到事業(yè)單位的足夠重視，因此缺少人才以及資金的支持，而且日常你的員工管理不到位，使得人事檔案管理工作很難展開以至于后期很難針對個人的人才檔案進行查閱，人事檔案管理這個機構的存在很那發(fā)揮真正作用。

2.人事檔案管理體制不到位

我國現(xiàn)行的人事制度的改革在不斷進行當中，這也提高了人力資源市場的人才需求，也造成了事業(yè)單位的人才流向社會的現(xiàn)象變得普遍。這雖然是有助于我國人才的共享，促進經濟的發(fā)展，但更大的挑戰(zhàn)也同時帶給了地區(qū)單位的人事檔案管理。總體而言，我國的人事檔案改革才起步不久，人事檔案管理機制還不夠成熟，所以人才的信息檔案大都還是檔隨人的狀態(tài)，但這種管理模式存在很多弊端，一方面遺失檔案的可能性很高，另一方面檔案很難做到共享，人才信息的分散有待改進。

3.人事檔案信息化水平低

人事檔案信息化水平不夠高也是在改革人事檔案管理中需要注意的一方面。現(xiàn)在是信息化時代，事業(yè)單位應該適應時代發(fā)展，將信息技術引用到人事檔案管理中來，將人才信息規(guī)范化，便于后期的管理查閱。就拿單位年底評“先進個人”為例，這就需要查閱候選人以前的工作記錄，是否做過違紀的事情作為參考資料，以便于更全面公平的選出優(yōu)秀個人。如果利用計算機將個人信息變?yōu)殡娮訖n便可以永久保存，上級在查閱這些記錄時也將更便捷，省去了用紙質版會帶來的不必要的麻煩。由此可知，將人事檔案信息化是十分明智的選擇，彌補紙質版檔案一些缺點的同時也提供了工作效率，這是現(xiàn)在事業(yè)單位需要改進的地方。

2 提高我國人事檔案管理水平的措施

1.提高對人事檔案管理的認識

人事檔案管理在事業(yè)單位起到舉足輕重的地位，單位上級對人事檔案的管理要有充分到位的認識。在改革人事檔案管理時，事業(yè)單位需要對其有足夠的人力和財力的支持，只有這樣才能夠將管理的質量得到一定程度的提高，辦公效率也會有上升。此外，人事檔案管理中的人員需要加強自身的素質，提高自身的專業(yè)技能，不少人認為管理人事檔案是一項輕松的工作，恰恰相反檔案管理是要求很高的一項職業(yè)，需要人員有豐富的專業(yè)知識同時辦事也需細心認真。因此培訓工作是事業(yè)單位要考慮的方面，可以定期安排檔案管理人員進行系統(tǒng)的技能學習，以及讓他們對辦公軟件的使用更加熟悉，對國外的一些先進檔案管理技術進行適當學習，多方位充分提高對人事檔案管理的重視。

2.增大體制創(chuàng)新的力度

社會的發(fā)展速度愈漸加快，為了適應社會進步的需求，從“單位管理”轉向“社會管理”的人事檔案才是目前最事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理方式，這也是對人事檔案管理體制的一大創(chuàng)新。在以前個人從上小學到大學畢業(yè)后面包分配，個人都是根據(jù)國家的安排，從而也造成一個觀念人是屬于單位的，對于檔案的管理也變?yōu)閺膶贆n案，但現(xiàn)在是社會主義經濟市場體制個人是屬于社會的。所以人事檔案管理需要人事到這一點，順勢發(fā)展。將人才檔案做到共享，集中人才的檔案，在人才流動快速的情況下能更好的采用人才，也是促進事業(yè)單位的更好發(fā)展。

3.提高對人事檔案的信息化管理

隨著信息技術飛速發(fā)展的今天，人事檔案管理也應該先進的計算機技術引用于檔案管理中，有助于人事檔案信息化管理水平的提高。相對于紙質檔案，電子檔案能有效去除其的查閱不便、紙張損壞等問題的出現(xiàn)。因此，事業(yè)單位需要提高對電子檔案的建設意識，以電子信息的形式將不同地域單位的人事檔案資源存儲起來，如此一來對人事檔案的查閱能更加的方便快捷，檔案的利用率也得到很大程度的提升。其次，事業(yè)單位也可以根據(jù)自身員工的情況建立內部人員的電子信息檔案，這樣個人查閱自身信息也更加快速，單位在評選優(yōu)秀個人的時候也能系統(tǒng)全面的對照職工的檔案，公平地得出公平最佳人選。

3 結語

面對日益變動的人才市場，我國需要結合當前的人才發(fā)展情況摸索出適應自身人事檔案管理體系。改革人事檔案管理需要高層領導提升對人事檔案的重視性，信息化管理人事檔案，以及做到人才信息共享，提升管理職工的專業(yè)素質的同時也是提高了檔案的管理效率。作為人才大國，新的經濟建設方向逐步轉向東部，人才的流動也是十分明顯，因此對人事檔案管理的改革勢在必行。

參考文獻

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