信息化建設推動檔案管理工作新格局

張洋

摘 要：科學技術是第一生產力，本世紀科技已經成為各行業的發展主流，信息技術已經由紙張載體發展為多種方式的載體方式，涉及到社會大眾的方方面面。醫院檔案管理部門是醫院發展中、衛生系統中保留價值材料的重要部門，隨著時代的發展，醫院的檔案管理也應跟隨時代的腳步，加大改革，建立以信息化為中心，全面發展的新格局，對于前醫院檔案管理信息化的重要性以及優勢，文章會進行一些探討和說明，對于提出的一些問題也給出合理化建議。

關鍵詞：醫院檔案管理；信息化

1 醫院檔案管理信息化管理的重要性

1.1 信息技術的飛速發展、信息傳播媒體的廣泛應用使得對于醫院檔案管理工作提出的新的要求

信息作為活動、事件的文字載體與記錄被應用于更加廣泛的信息技術傳播方式中，給大家的生活帶來了極大的方便，給眾人的生活帶來的實惠，節省了大家的時間，開闊了大家的視野，正因為如此，信息技術的發展才被越來越加重視，檔案管理中的信息來源越來越大，傳統的紙張檔案不管作為保存方式、查閱方式、歸檔方式，都有了一定的挑戰與壓力。為了順應時代的步伐，醫院檔案管理工作必須進行信息工作改革，實現信息化管理，為檔案的管理與查詢提供更加方便的查詢與利用。

1.2 為醫院發展帶來方便

關于醫院檔案管理所存在的問題，比如查詢舊檔案等工作，必須要實現檔案管理信息化來解決，這不僅是促進其他管理工作得到提升的關鍵，也是對醫院發展帶來方便的有效捷徑。醫院信息化建設一直處于不溫不火的形式，大部分醫院都在進行檔案信息改革，可是就目前的形式來看并不是很樂觀，根本原因在于相關責任人意識并未跟上時代的發展腳步，設備和技術沿用之前的形式與方式，阻礙了檔案信息化的建設步伐，這些新問題，老問題，都需要通過變革，通過發展，通過新管理方式與技術的應用來解決，讓傳統的工作方式變化為信息化流程處理，能大大縮短了工作時間，提高工作效率，為醫院各方面的工作匯總帶來方便。

1.3 實現醫院檔案管理信息化是保證醫療事業可持續發展和快速發展的有效途徑

醫療事業的發展是綜合方方面面來看的，并不是單純的一面，其中人才是醫療事業發展的關鍵，只有檔案信息中才詳細的記載了相關人事的資料，所以利用好檔案才可以找到人才、發現人才，對人才進行合理規劃與布局，發揮人才的各自優勢。檔案信息化可以更好的對相關信息資源進行管理和利用，極大的保障了醫院的可持續化發展，而且檔案信息化后，資源利用更加的豐富，對這些資源的使用渠道也更廣泛，可以延長檔案使用周期。

2 醫院檔案管理信息化的優點

2.1 對原始檔案的記載起到保護作用

信息化處理可以有效的避免檔案存檔過程中出現的損耗，因為之前的文件保管大部分采用紙張形式，過多的重復使用勢必會引起各種損耗，在文件的使用過程中也容易丟失文件，信息化管理可以有效的避開這方面的弊端。尤其是醫療行業，在自身的發展過程中會有許多珍貴的資料必須保存，這些文件、會議、照片、活動等被轉化為電信號儲蓄可以大大的延長信息壽命，，不僅方便使用，方便查詢，更也不會擔心珍貴文件被損害。

2.2 檔案信息化有便于檔案資源的共享和利用

醫院檔案管理的目的在于共享和利用，檔案信息化的發展可以擴大檔案信息的使用范圍，為檔案的使用、利用提供更加廣泛的渠道，操作方便，共享簡單、方便，這也是信息化的最大優勢。電子文件比起原始紙張檔案更加容易傳遞和使用，不同科室之間方便共享，大大的促進了各部門的工作效率，隨時共享，隨時翻閱，讓檔案的利用率獲得了很大的提升，最大化的保障了檔案的利用率。

2.3 檔案信息化發展大大方便了檔案信息的查閱和檢索

過去的紙質檔案檢索方式比較麻煩，需要一個字一個字的找尋，浪費人力物力，往往尋找一點信息要花費很多很多功夫，而檔案信息化之后，檔案的檢索變得十分簡便，使用電子歸檔和電子目錄查詢的方式進行羅列，用電子信息查詢系統可以方便的查閱檢索，只要輸入幾個正確的關鍵字即可，免去了復雜的檢索工作。

2.4 方便了檔案管理

傳統的紙張檔案需要大量的空間和材料來進行檔案資料的存放，而且隨著時間的推移，不僅空間的占用增加，檔案的紙張質量也開始降低，紙質檔案對存放環境要求比較嚴格。而檔案信息化之后的電子檔案方便使用各種存儲媒介來進行存放，極大的節約了空間，而且對保存環境也沒有那么嚴苛的要求。這樣的信息化管理起來更加方便和簡單。

3 醫院檔案管理的信息化要求

3.1 紙張類歸檔超信息化建設發展

檔案管理工作的基礎是紙質工作，這項工作的對于檔案信息質量有著決定作用。因為檔案信息化的發展，就需要將每天收到的文件轉化成電子文件，輸入計算機，之后根據批辦次序傳遞到電腦上去。發文過程也可以使用網絡來監督，一目了然，使得文書工作得到簡化，讓檔案工作者的勞動量也大大減少了。

3.2 病歷檔案全面實現信息化管理

隨著醫學事業的發展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，應將不同手術的名稱進行編碼輸入電腦，使用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。

3.3 職工檔案要實現信息化管理

隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據人事檔案的特點，運用現代化手段，建立和完善人事檔案信息化管理，從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。

4 醫院檔案管理信息化的合理建議

4.1 加大領導重視，信息化建設合理化布局

盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻屬于醫院了解各方面信息的“眼睛”。在科學技術日新月異的今天，傳統的檔案管理模式在很多方面已經不能符合當前的檔案信息化建設。這就需要醫院各級領導轉變觀念，提高對檔案工作的思想認識，使檔案管理模式從簡單的紙質搜集、整理、使用的管理，逐步過渡到電腦網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要相關領導足夠重視和支持，通過檔案人員的學習與努力，實現醫院檔案管理信息化發展指日可待。

4.2 加快檔案信息化過程，搭建先進網絡平臺

目前，醫院普遍建立了微機局域網絡，但微機局域網的建立要立足高起點，不僅要方便內部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。醫院檔案部門在基礎設施完善的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便使用者，同時還可以實現檔案資料的在線使用。

4.3 加強學習，加大相關工作者培訓

信息化技術的發展，特別是網絡技術的應用改變了傳統的檔案管理模式，這就需要檔案管理人員能夠在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。現代化檔案管理工作中，檔案人員除了應該有檔案專業知識外，還要具有良好的計算機網絡知識及運用操作能力。因此，檔案專業人才的培養也顯得十分重要。只有通過不斷學習和培訓，才能符合信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，這也是實現檔案管理信息化必須要解決的問題。

5 總結

醫院檔案管理信息化不僅是新時代的發展需要，更是醫院檔案工作發展的需秋，為了能夠滿足檔案工作的方便簡潔等需求，必須要進行檔案信息化建設，加快信息化建設流程，完成檔案信息化建設能可以使得檔案工作更具有活力和成長空間，讓檔案資源的使用范圍更大，利用范圍更廣。

參考文獻

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