檔案載體的鑒定存在問題及解決措施

張志超

摘 要：檔案載體的鑒定是檔案鑒定工作中一個比不可少的環(huán)節(jié)，特別是隨著檔案鑒定工作的不斷發(fā)展，需要鑒定的檔案數(shù)量越來越巨大，檔案鑒定是檔案管理系統(tǒng)中一個必不可少的環(huán)節(jié)，尤其是隨著檔案工作的不斷拓展，對檔案的質(zhì)量和數(shù)量與檔案多元化之間的矛盾也越來越突出。本文主要對檔案載體的鑒定存在問題及解決措施進(jìn)行闡述，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：檔案載體；鑒定；問題；措施

1 檔案載體的形式

檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的歷史記錄。檔案對國家和社會而言，是寶貴的精神和文化財富，能夠資政存史，傳承文明；對普通公民而言，更是憑證，是勞動成果。檔案能夠證明和維護(hù)您及家庭的合法權(quán)益；能夠幫助您記憶，提高生活管理效率，保持家庭和諧；能夠證明您的個人價值。傳統(tǒng)的檔案載體主要以紙質(zhì)為主，隨著社會發(fā)展和進(jìn)步，檔案的種類不斷增多，其載體形式日益多樣化，目前，檔案的主要載體形式有以下幾種：

1.紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案是最常見、最傳統(tǒng)、數(shù)量最多的檔案形式。如政府及其工作部門的“紅頭文件”，私人手寫的信件、文稿，孩子們的作業(yè)本、考試卷、畢業(yè)證書、病例、存折等。如果您有寫日記的好習(xí)慣，手寫的日記也是紙質(zhì)檔案。

2.音像檔案

音像檔案也稱聲像檔案或視聽檔案。包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。世界上第一張照片檔案產(chǎn)生于1826年的發(fā)過，我國19世紀(jì)中葉才有照片檔案，20世紀(jì)初才出現(xiàn)聲音檔案。音像檔案比紙質(zhì)檔案具有更強的直觀性。這也體現(xiàn)了歷史的進(jìn)步。

3.電子檔案

電子檔案是20世紀(jì)中期以后出現(xiàn)的新名詞，是伴隨著計算機技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型文件。它在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞。通俗地講，就是計算機及相關(guān)數(shù)碼設(shè)備產(chǎn)生的文件，如MP3文件、DVD、CD播放的光盤文件等。電子檔案在我們的生活和工作中無處不在。

2 檔案載體鑒定存在的問題

檔案是信息內(nèi)容與記錄形式、記錄載體的統(tǒng)一體，載體是記錄和使用信息的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此檔案載體鑒定不能忽視。在文獻(xiàn)收藏中，文物界是十分重視載體鑒定的，僅傳統(tǒng)的檔案鑒定理淪中注重內(nèi)容信息的價值，不很注意載體因素，古語云：“皮之不存，毛將焉附？”當(dāng)檔案部門在忙于豐富館藏及作檔案數(shù)量的統(tǒng)計、上報時，檔案實體質(zhì)量.尤其是年代早的檔案載體質(zhì)量中的一些問題卻令人堪憂。《中國檔案》登載過山東省荷澤地區(qū)檔案局吳瑞山寫的一篇館藏檔案褪變情況的調(diào)查文章，從調(diào)查摸底倩況看，該地區(qū)各級檔案館館藏檔案紙張老化、磨損、字跡褪色模糊等問題相當(dāng)嚴(yán)重，并且具有普遍性。據(jù)調(diào)查，荷澤地區(qū)所存的革命歷史檔案344卷6059件49425頁.其中字跡褪變的23830頁，占48.2%，褪變檔案中的40%已難辨認(rèn)字跡，紙張老化需要托棱加固的占27.3%，有些珍貴檔案已老化成破碎紙片，有4卷歷史檔案已成了“檔案磚”。又據(jù)對該館的地委、行署等1949—1980年度16個全宗建國后檔案調(diào)查，25萬頁檔案中字跡改變的有4.2萬，占16.8%，需要托棱的有2萬頁，占8%。另外，據(jù)對該地區(qū)9個縣市檔案館調(diào)查摸底，所存的國家重點檔案，有15.5萬頁發(fā)生褪變、破損，省、地重要檔案初60年代困難時期形成的檔案有490萬頁字跡模糊，紙張變黃發(fā)脆，有的己到了不能翻動，無法提供利用的程度。產(chǎn)生上述質(zhì)量問題的原因一是革命戰(zhàn)爭年代文件紙質(zhì)差，書寫多為土法配制墨水或刻板油印，字跡不耐久，又曾輾轉(zhuǎn)收藏，原件質(zhì)地差。二是建國初期文件常使用“復(fù)寫”，當(dāng)時復(fù)寫紙質(zhì)量差，如調(diào)查一個全宗1950—1957年的1986頁復(fù)寫文件，其中字跡模糊無法閱讀的占34%，這個時期的純藍(lán)及藍(lán)黑墨水字跡褪色文件占28%。三是60年代初困難時期的紙張質(zhì)量普遍低劣，文件質(zhì)量問題較為嚴(yán)重。四是“文革”期間的文件制作材料很雜。五是70年代后復(fù)印和圓珠筆從其他雜筆書寫很普遍，另外還有使用劣質(zhì)膠水和印臺油等等，產(chǎn)生了字跡不清及霉變等情況。六是保管條件不良及使用造成的損壞。山東荷澤地區(qū)檔案館的館藏調(diào)查有普遍的警示意義.我國西北和東北由于冬季室內(nèi)普遍有供暖設(shè)施，底圖脆化很常見，而南方的空氣潮濕則常年對文件檔案構(gòu)成危害。上述的山東荷澤地區(qū)既不是特別干燥地區(qū)又不是很潮濕的地區(qū)，但幾十年來的館藏紙質(zhì)檔案文件居然有如此嚴(yán)重的老化和褪變狀況，以此推論，全國館、室所存的檔案文件也會有程度不同的質(zhì)變。當(dāng)前打印件很普遍，從觀察調(diào)查看，針式打印和噴墨打印字跡不耐久，激光打印字跡與碳素墨水字跡耐久性較好。有些熱敏材料傳真件及復(fù)印件墨粉褪成白紙。此外，一些科研設(shè)計單位多年前收存的磁盤很多已成了無法識讀的廢盤，彩色照片褪色和錄音帶音質(zhì)變化也時有發(fā)生，因此，檔案實體的質(zhì)量檢查鑒定很有必要。

檔案的載體質(zhì)量在其制作階段即已固定，在使用期及保管期產(chǎn)生的質(zhì)地變化是一個不易被察覺的漸變過程。以往的鑒定工作主要指檔案的內(nèi)容價值鑒定，載體質(zhì)量并沒有明確要求。

3 措施

歸檔鑒定后的檔案再次鑒定通常在保管期滿之后進(jìn)行，重要的檔案一般列為長期和永久保管，長期檔案再次鑒定要在50年之后.，永久檔案似乎沒有再鑒定的安排，如何及時地、全面地了解檔案實體的變化？從以上過程分析，檔案載體的質(zhì)量鑒定是落空的，然而這種工作失誤的隱患是不容忽視的，為了從根本上解決這方面的問題需要采取以下對策：

1.在鑒定理論上應(yīng)將檔案載體質(zhì)量檢測列入檔案鑒定內(nèi)容。

2.在鑒定要求上應(yīng)將載體質(zhì)量列為檔案管理工作指標(biāo)，列為檔案工作檢查和有關(guān)責(zé)任人考核的內(nèi)容，若工作失職造成檔案質(zhì)量問題的應(yīng)視為瀆職。

3.國家檔案局和各級檔案行政管理部門應(yīng)會同有關(guān)部門提出關(guān)于重要文件和憑證性文件的制作材料規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上控制重要檔案的質(zhì)量，有了規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，也就有了檔案載體質(zhì)量鑒定的依據(jù)。

4.歸檔鑒定時除了價值鑒定外同時要有質(zhì)量鑒定（含載體質(zhì)量鑒定），發(fā)生問題及早彌補。

5.檔案館（室）應(yīng)有計劃地對收藏的檔案實體進(jìn)行普查和定期復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問題要采取相應(yīng)措施（如復(fù)制、托校等）。

6、近二十年來信息載體材料和記錄方式的種類很多，而且變化速度加快，國家檔案局檔案科研機構(gòu)應(yīng)在全面調(diào)查檢測的基礎(chǔ)上公布各種載體和字跡的耐久性數(shù)據(jù)，并對新的記載形式跟蹤檢測，為全國的檔案部門及時提供檔案載體鑒定的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案載體的質(zhì)量鑒定在歸擋時集中進(jìn)行，在檔案保存期間結(jié)合檔案的保護(hù)和保管工作進(jìn)行，一般應(yīng)由檔案的接收與保管工作人來做，將此項工作列入他們的工作責(zé)職范圍。

檔案質(zhì)量鑒定后用準(zhǔn)確率、完整率、合格率、載體質(zhì)量褪變率等來反映檔案的總體質(zhì)量，在檔案管理升級達(dá)標(biāo)的考核驗收標(biāo)準(zhǔn)中有上述內(nèi)容，這些指標(biāo)的實際數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)是經(jīng)過質(zhì)量簽定得出的比率，而不是估算的數(shù)據(jù)。

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