談檔案編研工作的基本功能

王春英

摘 要：檔案編研工作的基本功能是開發檔案信息資源，傳遞檔案信息，主動提供檔案利用。信息流動有兩種類型，一種是消極的流動，即不改變信息形態，而只是傳遞信息，如日常的借閱，復制件的對外供應等，相對地說。這是一種單純的、被動的提供信息，另一種是積極的流動，即將檔案材料進行處理加工，使原始信息材料濃縮或系統化，使檔案信息不失存真性，增加集聚性和選擇性，這是積極的流動方式。它在結構形態上也發生了變化。檔案編研工作屬于積極流動的類型，它對開發檔案信息資源，傳遞檔案信息顯示出重要的作用。

關鍵詞：檔案編研工作；基本功能；分析

檔案編研工作通過對檔案資料的研究、探討和整理、加工，以形成系統的編研成果材料，這些成果材料不但具有開發檔案信息的價值，同時比直接利用檔案的原件要系統，也更方便，能滿足利用者對檔案信息完整、系統的要求，能推動檔案進入技術市場，有利于社會主義現代化建設的需要。對完善檔案基礎管理工作、保護檔案材料原件，同時對提高檔案工作者的水平亦為有益。可以從以下幾方面去理解：

1 有利于完整、系統地提供檔案利用

提供利用是檔案存在的目的。開展利用有多種形式，如閱覽、借出原件、內容摘抄、原件復制等。這些方式都是當前常規工作的條件下提供利用的有效方法，但它已經不能完全適應當前社會主義現代化建設的新形勢的需要。檔案種類繁多，數量巨大，內容復雜，形式多樣，同一類內容在本單位就能見于許多保管單位，至于相同或相近的檔案內容的材料分散保存在不同的單位、部門、系統、地區，也是常見的現象。而新形勢下利用檔案的人次和數量明顯增加，在科研、生產、經營改革、科技決策、編史修志等方面都要求更系統、更準確、更及時地提供所需檔案，出現了由原來單件地、零散地、少量地利用檔案轉化為系統地、完整地、大量地利用檔案的新特點。這就使企事業單位檔案目前的管理現狀與當前工作的需要發生了矛盾，開展檔案的編研工作，就能夠妥善地解決這一矛盾。

2 有利于全面進入信息系統工程

檔案工作者的職責不僅應管好檔案，而且更重要的是要想方設法使檔案得到廣泛的社會應用，產生更大范圍的直接的或間接的社會效益和經濟效益。為達到此目的，檔案工作者必須積極做好檔案的信息開發工作，使檔案進入信息系統工程，并顯示檔案所具有各種特點，發揮檔案的長處。

3 有利于推動檔案進入技術市場

檔案是人類智力勞動的產物，是管理工作者和專職科技工作者的辛勤勞動結晶，是信息載體的物質形態的社會財富。當技術是商品時，它的載體物和附著物，也必然相隨具有商品屬性。就是說，當檔案進行有償轉讓時，它就成了技術商品。從檔案學的觀點來看，檔案作用的發揮，主要表現在：第一，檔案是進行工作和生產活動的重要依據；第二，檔案是研究工作和設計工作的必要條件；第三，檔案是進行交流的有力工具。檔案價值的實現，主要表現在：第一，因為檔案具有使用價值，因此它才具有保存價值，保存的目的是為了重復利用發揮其使用價值；第二，因為檔案對人類的科技活動或政治、經濟活動是有用的，能滿足人們為達到某種目的的需要，檔案的這種有用性，就是它的使用價值；第三，因為檔案具有使用價值，又是勞動產品，因此才可以在社會上進行交換（不是全部，是大多數），這種交換可以是無償的，也可以是有償的。有償交換就是買賣關系，這就是檔案商品屬性的表現形式。檔案編研工作可以根據市場（利用者）的需求，通過各種形式介紹檔案信息，使利用者從自己的技術力量、物質條件和經濟能力出發，選購自己可以使用的檔案，因而，檔案編研工作在主觀上起到了推動檔案進入技術市場的作用。

4 有利于促進檔案基礎管理工作趨于完善

檔案編研工作，是在檔案的收集、整理、保管等基礎管理工作具備一定條件的情況下進行的。在進行檔案編研工作的過程中，從使用的角度出發，對這些基礎管理工作又一次全面檢驗，通過查閱大量檔案材料，能夠發現這些工作的薄弱環節和實際問題并及時加以解決。在收集方面，能夠發現有的文件材料已經形成，但在檔案材料中沒有收集歸檔，仍保存在有關業務部門或個人手里。有的應形成文件材料而沒有形成，造成檔案中材料不齊全完整，有的歸檔材料內容上有不一致的地方，甚至有誤差，還能夠發現檔案載體材料是否符合規定格式；字體線型是否清晰，圖面是否整潔；圖樣繪制是否符合機械制圖國家標準的規定；名詞、術語、計量單位和符號是否待合有關標準、規范的規定，在全文內是否統一。在整理方面，能夠發現組卷不當、保管期限劃得不準的問題；有關同一課題、同一項目的文件材料沒有組裝在同一卷內；有的保管期限劃的不準；有的本應屬于同一個保管期限的文件材料，卻組裝在不同保管期限的卷內；有的案卷裝訂的不牢固，個別的案卷掉頁、松扣等等。在保管方面，能夠發現霉變蟲蛀，以及案卷紙張變質、字跡退色和模糊不清等問題。上述問題的及時發現，便于針對具體情況，及時采取補救措施。

5 有利于提高檔案干部的業務水平和工作能力

通過檔案的編研工作，可以使檔案人員加深體會檔案編研工作的重要性。在編研的過程中、檔案人員通過大量地、系統地查閱檔案材料，可以進—步熟悉庫藏，熟悉檔案的內容和成分，了解檔案完整、準確、系統的質量狀況，豐富實踐經驗，提高對檔案的科學管理水平，及時改進管理工作中存在的問題；不斷改進管理方法，還有利于檔案人員開闊視野，激勵檔案工作人員努力學習，向檔案工作的深度和廣度進行研究，進而提高檔案編研方面的知識和文字水平。

通過研究檔案材料的內容，還能提高自然科學技術知識水平，掌握本單位從事的有關專門知識，在全面了解檔案材料的詳細內容后，以及編研成果問世之后，可以就編研的內容撰寫學術論文、訂正史料、參加學術討論等；通過這些活動，還能起宣傳檔案工作的重要性、提高檔案工作者的社會地位的作用。

6 有利于保存檔案材料原件，防止因故失傳

當將檔案材料分錄或摘錄復印出版之后，利用者均可通過查看編研材料來作為工作參考或憑據引證，一般無須再使用檔案原件。檔案原件一般是孤本，長期而頻繁地直接查找使用，必然增加原件的磨損，影響其壽命和安全。將檔案原件，進行提煉、濃縮、編輯出版，使檔案原件大大減少借出量，從而減少磨損、光照、接觸霉蟲的可能，達到保護延壽的目的，有利于長期保存。當檔案材料遭到天災人禍毀于一旦時，由于有編研材料廣為流傳，也能此失彼存。歷史上許多檔案早被淹沒，但由當時的科學家、檔案工作者和史學家根據檔案編寫的史料卻長遠流傳，并為廣大讀者所信賴，就是很好的例證。

參考文獻

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