檔案事業系統的人員條件與要求

蘭鶴翔

摘 要：檔案事業系統的人員，包括檔案事業行政管理人員、檔案工作專業人員、檔案教學人員，檔案學科研人員等。各類人員由于其工作性質的不同，要求也不盡一樣。本文主要闡述檔案專業人員的條件與要求，因為檔案專業人員在檔案事業系統中所占的比例最大.數量最多。同時，檔案專業人員具備的條件與要求，也是其他人員應該具備的，所以作為重點闡述。

關鍵詞：檔案事業系統人員；條件；要求

1 檔案專業人員的知識結構

檔案專業人員通常簡稱為檔案工作人員，亦可稱檔案工作者。檔案工作人員應受過良好的教育，具有扎實的基礎知識。在一些發達國家里，對檔案工作人員的要求是相當高的，要求檔案工作者必須具有高等學歷。我們不能苛求我國檔案工作人員都受過高等教育。但是，合理的知識結構是每一個檔案機構或每一個檔案工作人員都應具備的。知識結構包括群體知識結構和個體知識結構。群體知識結構是指一個組織或一個機構的所有人員所具備的各種知識的搭配。一個檔案工作者應該具有什么樣的知識結構呢？不同的檔案部門、從事不同業務工作的人員，其知識結構具有差異性。知識結構一般有寶塔形、階梯形、“山”字形、“土”字形、“I”字形、“T”字形和“開”字形等。“I”字形知識結構的特點是沿著某一領域、某一學科的知識直上直下地發展，可能對某一方面有較深的研究，檔案部門需要這種知識結構的人在檔案工作的某一方面有所突破。但這種結構的弱點是缺乏知識的廣度，發展潛力有所不足。“T”字形知識結構的特點是縱橫交叉，其弱點是知識面的層次性較差。“山”字形和“土”字形都反映出知識廣博而扎實。“開”字形結構既有廣度，又有深度，縱橫交叉，彼此滲透，文理相通，具有較大的潛力和創造力，這種知識結構是現代社會所需要的，也是檔案工作者最理想、檔案部門需要得最多的一種。隨著檔案事業的發展，具有這種知識結構的檔案工作者將日益增多。

2 檔案專業人員的業務能力

（一）中等檔案專業人員的能力

1.立卷歸檔能力

立卷歸檔工作是檔案工作的前提和基礎，直接關系檔案工作的質量高低。因此，文書工作中的立卷歸檔、科技文件材料的收集、文件的分類組卷，案卷標題的擬訂、卷內文件材料的排列與編目，案卷修訂等一系列具體的立卷歸檔工作等都應是檔案中等專業人員必備的一種工作能力。

2.檔案管理能力

檔案管理能力是從事檔案工作的所有人員必須具備的基本能力，中等檔案專業人員同樣應該具備這一能力。包括檔案收集、整理、保管、統計、鑒定、編研、檢索、提供利用等方面的基礎知識和初步動手能力。

3.現代辦公室設備的操作能力

隨著科學技術的發展，現代辦公設備已廣泛應用于各個領域。復印機、傳真機、超微攝影機、空調、去濕機、電子計算機等已大量進入檔案工作部門，今后還將更加普遍.對這些用品的使用操作能力應當是中等檔案專業人員所具備的。

4.知識更新能力

隨著社會文明的飛速發展，人的知識需要不斷更新，才不至于老化，且知識更新的周期在不斷縮短；若不注重學習，注重知識的更新、發展，是不能適應社會發展要求的，也是不能適應事業工作發展要求的。檔案學理論知識正在不斷充實、不斷更新，新的技術和手段正在不斷地創造、涌現一個合格的檔案專業人員應該敏銳地把握這些新知識、新技術.充實、調整和更新自己的知識結構，強化自己更新知識的能力，以適應社會及檔案工作發展的需要。

（二）高等檔案專業人員的能力

1.處理信息的能力

檔案工作人員必須是一位受過全面教育的信息工作者，能否及時處理信息是檔案工作人員的主要業務能力。信息只有經過處理、加工才有利于利用，信息作用于用戶才可能轉變成價值。我國檔案部門保存的檔案是信息的重要來源之一，只有被檔案工作人員開發出來，這樣才能被社會利用。同樣的檔案，蘊藏的信息內容相同，但能力不同的人來處理，往往帶來不同的結果。信息處理能力強的人，會捕捉、發現、挖掘有用的信息，甚至是重大、重要的信息；相反，能力較弱的人面對有價值的信息也會將其視為“舊紙堆”。因此，一個高等檔案專業人員應該努力提高自己處理信息的能力，準確識別有用信息，對信息進行科學的分類、著錄、標引、組織、報導，造福社會。

2.傳播信息的能力

檔案工作人員不僅要正確、及時地處理檔案信息，而且要努力傳播信息。在接待用戶、參觀者以及對外工作的交往過程中，應具有較強的口語表達能力、書面表達能力和社交公關能力，準確、及時地傳播檔案信息，使人們了解館藏、利用館藏檔案信息，以充分發揮檔案信息的社會作用。

3.科學研究能力

檔案工作實踐是檔案科學研究的基礎，檔案科學研究必須聯系檔案工作實踐。一個好的檔案工作者應該善于研究業務工作中所出現的各種問題、矛盾；應該注意總結工作實踐中的經驗、教訓，并且將這些研究、總結予以科學的歸納，上升到理論、總結出規律，以此又進一步推動檔案工作的實踐，充實、完善檔案學理論體系；或通過檔案工作實踐，探求檔案工作新的技術、新的工作方法以推動檔案工作不斷進步。

4.邏輯思維能力

邏輯思維能力是衡量一個人智慧的一種尺度，一名優秀的檔案專業人員應該努力加強這種能力的學習和培養.努力使自己在復雜的工作實踐中，正確地認識事物的特征和規律.全面地、辯證地看待問題、認識問題和處理問題，以使自己所從事的檔案事業能夠更快、更好地發展。

5.組織管理能力

檔案工作實際就是一項管理工作，有無管理能力是做好檔案工作的重要因素。提高自己的組織管理能力，就是要加強工作的計劃性、條理性和層次性。對每一項具體工作、每一個課題都要事先制訂計劃、確定目標與步驟。

3 檔案工作人員職業道德

（一）檔案工作人員職業道德的基本概念

檔案工作人員職業道德，是從事檔案工作職業的人員共同認可的，并在其職業活動中應自覺遵守的基本行為準則與規范。檔案工作是傳播知識、傳播科學、傳播信息的文化場所，檔案館是社會文明發展的產物。因此，檔案工作人員應該具有良好的職業道德水準。

（二）我檔案工作人員職業道德應包含的內容

檔案工作人員職業道德準則應該包括哪些內容呢？我們認為有以下幾個方面。

1.良好的政治素質和道德品質

檔案工作有著較強的政治性、政策性，常常涉及黨和國家機密，以及國家、集體和個人利益，這種工作特性要求其工作人員具有較好的政治素質，熱愛祖國、熱愛中國共產黨.把黨和國家最高利益奉為生命準則，奉公守法.嚴守機密，自覺養成良好的職業保密習慣。為人正派、實事求是，不拘私情，不謀私利。

2.忠于職守，愛崗敬業的精神

敬業、樂業是做好每一項工作的首要條件，有了強烈的事業心，才有對檔案工作的責任感。只有真正熱愛檔案事業的人，才能在這項平凡的工作中做出不平凡的成績來。檔案工作者必須熱愛并敬重檔案事業，全身心投入到檔案事業建設與發展之中。

參考文獻

[1]劉桂榮，張玉芬，張興華.淺談檔案工作者的業務素質[J].吉林糧食高等專科學校學報，2000（1）：54-55.

[2]杜傳榮.淺談新形勢下高校檔案管理人員應具備的業務素質[J].齊魯檔案論壇——山東省檔案學會學術年會會刊.2008.