辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性探討

段志清

摘 要：隨著信息技術的發展和網絡時代的到來，人們的生活發生了翻天覆地的變化，信息技術和網絡開始逐漸滲透到人們生活的方方面面中，給人們帶來了極大的便利，尤其是辦公自動化的出現，更是改變了人們的工作。目前，辦公自動化已經開始應用于醫院的管理工作中，大大的提高了醫院管理的效率，在現代醫院管理體系中，信息化建設已開始廣泛開展，但醫院的檔案管理工作還未形成體系，醫院檔案管理依然存在不少的問題。對此，本文將對醫院檔案實施辦公自動化管理進行必要性和可行性分析，從而提出幾點醫院檔案辦公自動化管理的對策。

關鍵詞：辦公自動化；醫院檔案管理；必要性；可行性

辦公自動化也就是數字化辦公，在提高工作效率的基礎上可以增加協同辦公能力，調整管理體制，最終實現提高決策效能的目的。當今是一個信息化的時代，信息技術迅猛發展，改變了我國的諸多行業，近年來，信息技術已經逐漸滲透到醫院的管理工作中，許多醫院正在嘗試著利用辦公自動化來對醫院的檔案進行管理。這種新型的檔案管理方式在很大程度上提高了醫院檔案的管理效率，但同時也給傳統的檔案管理工作帶來了極大的挑戰。對于醫院來說，確保檔案信息的完整非常重要。現代的大型綜合性醫院每天的都有數以千計的工作量，醫院的行政、醫療、人事檔案等各類檔案的分類整理工作艱巨，采用辦公自動化的檔案管理是醫院檔案管理工作的必然選擇。對此，本文將對辦公自動化環境之下醫院檔案管理工作的必要性與可行性進行分析，在此基礎上，提出幾點切實可行的利用辦公自動化進行醫院檔案管理的對策，以便給我國的諸多醫院提供參考指導作用。

1 醫院檔案辦公自動化的現狀

（一）缺乏完善的辦公自動化系統

現階段，大部分醫院對辦公自動化系統的軟件投入較少，使得辦公自動化系統還不完善，辦公自動化水平得不到有效提高，制約著醫院檔案管理水平的提高。由于各辦公室自動化系統的開發商與團隊的技術水平高低不一，導致某些開發出來的軟件與實際需求存在不少差距，造成系統中缺乏可以將電子文件運轉與電子檔案工作有效契合的電子檔案管理的子系統。

（二）缺乏完善的信息化管理制度

現階段，醫院檔案的信息化還處在初級階段，缺乏完善的軟硬件設施，而且電子檔案的存儲缺乏有效保障，容易導致患者的病歷資料泄露，影響患者的正常生活盡管醫院對醫院檔案管理投入了資金，但由于無法建設醫院辦公高級自動化的成熟檔案管理系統，軟硬件配套存在差距，始終無法搭建高效的醫院檔案管理平臺，造成醫院資金投入的浪費。

（三）缺少檔案管理信息化的專業人才

盡管醫院在引進先進設備時投入不少資金，但在醫院檔案管理信息化人才方面的投入不足，檔案信息管理系統相對滯后，操作系統軟件還未得到及時更新檔案管理人員往往缺乏辦公自動化該方面的知識，醫院缺乏關于辦公自動化知識的系統培訓，從而導致醫院檔案辦公自動化程度較低，影響醫院檔案管理工作的進行。

2 醫院檔案辦公自動化管理的必要性

由于醫院檔案形成時間長，涉及范圍廣，檔案數量大等特點，加快醫院檔案辦公自化的管理已經迫在眉睫。

（一） 辦公自動化的檔案管理可以大幅度提升檔案的效率

醫院檔案與電子信息技術結合，有效統一了文書處理與檔案管理的關系，工作人員每天及時對文件材料進行分類整理，使之成為電子檔案，可以減少檔案遺失的問題，保證了檔案文件的完整性和及時傳輸性。尤其對于病歷檔案，需要客觀、完整、連續記錄病人診療和病情的演變過程，辦公自動化程度的不斷提高，可以幫助醫護人員及時準確地掌握病人的病情發展過程。

（二）辦公自動化的檔案管理更加穩定安全

紙質檔案的質量很容易受到外界環境的影響，包括溫度、濕度、自然災害等，使得紙質檔案的壽命較短，時間一長，其完整性受到威脅，而相比紙質檔案，電子檔案的壽命就高很多，并且可以通過備份等手段進行復制。辦公自動化使檔案電子化，增強了檔案的可讀性和存儲性，還有利于根據不同的需要選擇不同的存儲載體。此外，辦公自動化下的檔案可以在網絡環境下及時傳輸，避免了檔案在丟失的問題。

3 醫院檔案實行辦公自動化管理的可行性

現在，辦公室自動化管理的技術越來越完善，可以通過定期培訓人員的方法來實現醫院檔案自動化管理的規范性。醫院要進行對管理人員的定期培訓，提升相關人員的專業性與管理水平，而檔案管理人才既要有計算機操作能力還要有一定的醫學知識。醫院要制定一系列的實行與管理規定，建立健全檔案管理制度，使得醫院的辦公室自動化檔案管理進入規范化的軌道。

4 完善辦公室自動化環境下醫院檔案管理的對策

（一）建立檔案管理子系統

醫院應深入研究辦公自動化系統，加大辦公自動化系統建設的資金投入，在辦公自動化系統的基礎上建立檔案管理子系統，有效運轉電子文件運轉，并對電子檔案進行管理，對電子文檔進行歸檔處理，進一步完善辦公自動化系統，較少醫院檔案管理人員的工作量，并提高其工作效率。

（二）提高檔案管理人員的合素質

我國的醫療衛生事業正在不斷地發展和壯大，隨之涌現出各種各樣的新型技術和內容，醫院檔案數量也在不斷增加，各類信息不斷豐富，相關管理方法日趨科學化，對檔案人員的素質提出了更高的要求。對此，醫院要加大對檔案管理人員進行相關知識培訓，為其提供更多的學習機會，優化器知識結構，提高其綜合素質，以便使用辦公自動化環境的需求。

（三）科學制定相關管理標準

當前，醫院檔案管理的相關工作主要包括整理、收集、保管、編排、統計和檢索等確保科學地制定檔案管理標準，使其能夠符合國家和檔案部門頒發的相關標準所以應該結合醫院檔案的實際情況，嚴格地把關各個環節，實施標準化管理。

5 結論

辦公自動化作為信息社會重要的標志之一，運用與醫院的檔案管理，可以更好的為醫院的發展服務。醫院檔案的特殊性還有時代科技的不斷發展共同決定對醫院檔案進行辦公自動化的改革的趨勢，辦公自動化的運用將不斷推動醫院檔案工作的現代化的進程。

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