如何利用計算機技術解決行政事業單位傳統檔案管理的弊端

白潔

摘 要：檔案管理工作是一項非常重要的工作。信息不斷急劇的增加以及新型信息載體的應用，給傳統的管理方式帶來了嚴峻的挑戰。如何高效地管理、利用檔案信息已成為檔案管理工作者急需解決的問題。計算機管理技術的應用將從根本上解決傳統管理方式的弊端，將發揮越來越重要的作用。

關鍵詞：檔案管理；計算機管理；信息管理

隨著計算機技術和網絡技術的普遍應用，檔案管理以手工管理為主的傳統方法正在發生變化，大量現代的技術手段和方法越來越多地應用于檔案管理領域。而以計算機技術為代表的信息技術，不僅促進了檔案管理模式的改變，也促進了檔案收集歸檔和管理利用等工作的現代化，極大地提高了檔案管理的應用程度和利用效率，從而為社會的發展提供一個更為優質的檔案信息服務。

1 檔案計算機管理的特性

我國檔案法規定“應當采用先進技術，實現檔案管理的自動化”。何謂檔案的自動化管理呢。檔案自動化管理即檔案的計算機管理，是檔案工作現代化的重要內容和核心技術。電子計算機是現代科技所提供的從事信息處理的重要工具，它處理數據的速度極快，一瞬間即可完成加工過程；它計算精確，不會產生計算錯誤；它可以長時間不問斷工作，系統性和邏輯性強；它具有高密度存儲信息的巨大潛力；具備通過網絡遠程登錄、訪問、數據共享等特點。把這些特點恰當、合理地運用到檔案管理之中去，可以實現檔案的自動化管理，使其工作效率成倍增加。計算機管理檔案可以解決以下難題：

1、文件數量激增。由于現在已進入信息時代，各級政府機關、事業單位工作日益繁重，文件數量激增與庫房緊缺、人手不夠的矛盾日益突出。因此，自80年代以來，這已是擺在大家面前實實在在的亟待解決的迫切問題。檔案傳統管理方式的存貯、加工處理、提供利用的能力不足，造成了檔案保存和管理方面的諸多問題。

2、檔案利用者日益增多，工作任務日益繁重，這無疑又增加了檔案管理的難度。由于社會各項事業的發展特別是經濟建設的飛速發展，使得利用檔案的人越來越多，利用范圍不斷擴大，利用要求日益提高，手工檢索已不能滿足這些要求。因此，傳統的管理方式已愈顯落后，要求加強檔案的整理和編目工作，提供現代化的利用服務條件，以滿足日益迫切的利用需求。

3、缺乏資金和工作人員，檔案工作難以開展。現在國家壓縮財政，精減人員以求增效，這無不要求把有限的資金用在刀刃上，提高工作效率。當然，在用計算機管理檔案初期，工作量可能會更大，但請記住這是轉型時期，一旦逾越了過渡期步入正軌，其優越性則不言而喻。

4、科學技術的發展使檔案的記錄方式出現了多樣化趨勢。目前，越來越多的社會活動不再采用傳統的紙張記錄形式，而以縮微型、機讀型等記錄方式而存在，它們需要特定的保管條件、保管技術和利用手段，這些都是傳統的檔案管理方式所無法相比的。

2 檔案管理現代化的保障措施

1、更新思想觀念

首先要提高檔案工作者的社會意識，然后提高整個社會的檔案意識，因為只有得到社會的支持和關注，才有利于檔案工作的開展，有利于提高檔案事業的地位。檔案作者由于長期處于封閉、半封閉的工作環境，即使普遍具有勤懇工作、不畏辛苦、不求名利、默默奉獻的敬業精神，但也有不少人觀念陳舊保守、社會活動能力和社會協調能力較弱。改變這些現象的方法，一是要改變檔案工作長期的封閉局面，積極面向社會，參與社會活動，加強協調能力，為檔案工作的開展創造良好的社會環境；二是要改良用人機制，提高檔案工作者的積極性，把檔案的作用充分發揮出來，并擴大服務領域，創造檔案工作的新局面，從而帶動檔案事業的全面發展；三是要強化訓練，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍。

2、 注重人才的培養

當前，檔案管理現代化的主要內容和核心，就是計算機技術的應用。電子計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案工作帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。一些專家認為：計算機的產生和應用，就好像發明紙張一樣，其對人類科學文化的發展產生了巨大的推動作用，機讀文件在文件載體形式中所占的比例將會越來越大，雖然不會完全取代紙張，但紙質文件的數量必然會越來越少，電子文件將越來越廣泛地被使用，成為勢不可擋的歷史潮流。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案：工作者必須學會現代化檔案管理手段——檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就

要求每一個檔案工作者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案T作帶來的影響，掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護，掌握與檔案信息處理有關的標準化知識，能夠進行檔案的自動編目和自動檢索，檔案自動（原文）存儲與檢索；檔案自動標引；檔案資料的自動編輯、文檔一體化自動管理；檔案保管環境的自動控制；字跡退變檔案的恢復性處理。

3 檔案計算機管理優點

如今計算機已應用到檔案的編目、統計、鑒定、檢索等管理工作中，其應用領域仍在不斷擴大。

1、自動編目。編目工作是檔案管理工作的發展和提高，是開展各項業務工作的基礎和必要條件。計算機通過相應的軟件，可以對存貯在計算機中的檔案信息進行分類、組卷、編號，然后按管理和使用的不同要求編制各種目錄，并打印輸出。計算機整理編目與手工整理編目相比，效率高，質雖好，而且能自動進行。

2、自動檢索。檔案自動檢索就是使用計算機自動地從存貯的內容中找出用戶所需的檔案信息。現在能夠從檔號、標題、作者、時間、分類號、主題詞等方面單條件或多條件組合進行檢索。計算機自動檢索與手工查找相比，最突出的特點就是速度快、質量高，并且能以各種形式提供檢索結果，從而滿足各類用戶對檔案的利用要求。

3、用于日常工作，如檔案利用者借閱、檢索檔案時，可利用計算機識別用戶的合法身份，辦理借閱、歸還等手續，同時自動計算出歸還的日期，如到期未還，還可自動打印催還通知。

4、利用計算機還可進行自動統計和自動鑒定及檔案信息的光盤存貯等。

4 結束語

總之，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加。其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性，這就要求我們檔案管理人員必須全方位地積累和掌握多方面的知識和技能。既要懂檔案管理的基礎知識，又要懂計算機和自然科學的基礎知識；既要懂國際標準化知識，又要懂相關外語知識。以適應信息技術發展的需要。

參考文獻

[1]李文華.現代化檔案管理工作對管理人員的素質要求[J].中國管理信息化，2012.2

[2]張記銘.淺析檔案管理現代化[J].黑龍江對外經貿，2012.5

[3]張振嵐.陳先鋒.檔案管理現代化建設探析[J].黃河水利職業技術學院學報，2007.1