淺析檔案前端控制原則在工程總承包項目資料管理的應(yīng)用實踐

摘 要：檔案前端控制原則為檔案工作向業(yè)務(wù)端延伸提供了理論依據(jù)。本文從前端控制原則的來源與演化出發(fā)，結(jié)合工程總承包管理模式與實踐經(jīng)驗，力求通過作用機(jī)制的分析找出前端控制原則在工程總承包項目管理的應(yīng)用措施，以達(dá)到提升現(xiàn)場資料管理水平，提高工程檔案質(zhì)量的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：前端控制原則；工程總承包；建設(shè)工程文件資料

1 前端控制原則的來源與演化

隨著檔案理論研究的深入和技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作逐漸向文件管理延伸。在文件生命周期理論的支撐下，從文件的形成、處理、整編、著錄、歸檔等過程均可納入檔案管理的范疇，在文件形成初期即以檔案工作的原則進(jìn)行管理，從而提高歸檔文件的質(zhì)量，滿足信息化時代對檔案信息的更高要求。這就是檔案前端控制理論的核心思想。

檔案前端控制原則起源于文件生命周期理論，在其形成與演化的過程中，學(xué)者的認(rèn)知、研究的范圍都在發(fā)生變化。況會英對1982-2012年我國文件生命周期理論研究情況進(jìn)行了綜述，他在分析30年論文趨勢及主要研究內(nèi)容后得出結(jié)論，文件生命周期理論是通過對文件運(yùn)動規(guī)律的前后銜接及文件各運(yùn)動階段互相影響的科學(xué)抽象[1]。陳榮紅也指出，文件生命周期理論應(yīng)注重文件運(yùn)動過程整體性的應(yīng)用[2]。學(xué)者馮慧玲對前端控制進(jìn)行了描述，“前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程”[3]。

前端控制原則的一個典型應(yīng)用是在構(gòu)建檔案系統(tǒng)時考慮將元數(shù)據(jù)的處理、捕獲作為電子文件管理的基本要素，從而使電子檔案具備完整、真實的內(nèi)容信息與結(jié)構(gòu)背景信息。此外，在基建項目建設(shè)資料的歸檔管理過程中，運(yùn)用前端控制原則進(jìn)行過程控制，從合規(guī)性、完整性等角度對文件作出明確規(guī)定，可以顯著提高歸檔資料質(zhì)量和檔案管理效率。

由此可見，前端控制原則為檔案工作者發(fā)揮專業(yè)精神、主動參與業(yè)務(wù)工作提供了理論依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理將向文件控制延伸，在促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的同時，也使歸檔資料的質(zhì)量得到保證。

2 建設(shè)工程檔案特點(diǎn)及工程總承包項目檔案管理模式

1 建設(shè)工程檔案特點(diǎn)

建設(shè)工程檔案來源于工程準(zhǔn)備階段文件、進(jìn)行過程中的施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖和竣工驗收文件。這些文件記錄了工程整個建設(shè)過程，是建設(shè)工程形成的重要資產(chǎn)，在保證項目正常運(yùn)行、創(chuàng)建精品工程、為改擴(kuò)建及投資效益后評估提供依據(jù)等方面具有重要作用。

在竣工驗收階段，根據(jù)檔案移交主體不同，建設(shè)工程文件按照不同的歸檔范圍整理組卷，形成完整的建設(shè)檔案。國標(biāo)GB/T50328-2014中對建設(shè)工程檔案保存的主體城建檔案館、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位收集的資料范圍均作出了詳細(xì)的說明。此外，根據(jù)建設(shè)工程類別的不同、建設(shè)工程所在地的不同，分別由行業(yè)、地方出具各自標(biāo)準(zhǔn)，對歸檔標(biāo)準(zhǔn)及范圍作出了規(guī)定。

2. 工程總承包項目檔案管理模式

工程總承包在我國已有二十余年的發(fā)展歷史。從傳統(tǒng)的設(shè)計-招標(biāo)-建造模式到設(shè)計-采購、施工/交鑰匙（EPC/T），建設(shè)單位在項目管理方面的參與程度逐漸降低。在EPC模式下，建設(shè)單位僅負(fù)責(zé)項目的功能定位、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、重大決策、總體協(xié)調(diào)等工作。

在當(dāng)前總承包項目管理過程中，施工資料質(zhì)量主要取決于建設(shè)單位的要求水平和施工單位的專業(yè)程度。一方面，建設(shè)單位如未明確檔案責(zé)任及驗收標(biāo)準(zhǔn)，施工各方將缺乏統(tǒng)一認(rèn)識，資料真實性、完整性難以保證；另一方面，施工各方如對資料管理的專業(yè)程度存在差異，則施工資料也將存在較大問題。

因此，如何提高自身及各分包單位的資料管理水平，給建設(shè)單位提供完整、真實的資料，成為工程總承包單位必需面對的問題。

3 前端控制原則對工程總承包項目管理的作用機(jī)制與應(yīng)用實踐

前端控制原則從文件生命周期的角度使檔案工作向文件形成過程延伸。結(jié)合工程總承包項目，其作用包括以下方面：

（1）使歸檔標(biāo)準(zhǔn)成為文件形成的依據(jù)和整理的規(guī)范

（2）深化建設(shè)各方的文件管理職責(zé)

（3）強(qiáng)調(diào)過程中文件資料的規(guī)范性

（4）注重文件運(yùn)動過程的整體性、銜接性

在上述作用機(jī)制的影響下，工程總承包單位可以從歸檔標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，以檔案管理的要求約束文件資料的形成、流轉(zhuǎn)及整理等過程。

1 積極收集、學(xué)習(xí)建設(shè)單位關(guān)于歸檔資料的標(biāo)準(zhǔn)

工程建設(shè)過程中的絕大多數(shù)資料在項目竣工后將移交至建設(shè)單位。因此，施工資料在符合國家標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及地方標(biāo)準(zhǔn)之外，還應(yīng)當(dāng)符合建設(shè)單位關(guān)于歸檔資料的管理標(biāo)準(zhǔn)。如收集范圍、整理方式、組卷方式、卷夾形式、編頁要求以及卷內(nèi)目錄編制方法等。對工程總承包單位來說，在建設(shè)初期能夠積極收集、學(xué)習(xí)建設(shè)單位標(biāo)準(zhǔn)可以使資料管理工作更加有的放矢，避免移交整理時出現(xiàn)大量重復(fù)作業(yè)的情況。在實踐中，建設(shè)單位通常以“工作聯(lián)系單”、 “會議紀(jì)要”或發(fā)文的形式將標(biāo)準(zhǔn)通報給建設(shè)各方。

2 與分包單位簽訂的合同中明確資料管理的責(zé)任、確定歸檔保證金。

建設(shè)過程中大量存在由工程總承包單位發(fā)包，部分專業(yè)分部工程由分包單位承建的情況。在此情況下，工程總承包單位應(yīng)起到連接建設(shè)單位與分包單位的作用，即以建設(shè)單位的標(biāo)準(zhǔn)要求分包單位。為了達(dá)到上述目標(biāo)，工程總承包單位通常可在分包合同中對資料管理的責(zé)任分工、歸檔資料份數(shù)等加以明確。此外，另一種行之有效的做法是將資料移交作為付款進(jìn)度的節(jié)點(diǎn)標(biāo)志或以“歸檔保證金”的形式單獨(dú)列支。例如，在合同中列出，工程價款的1%作為工程資料完善保證金，在工程竣工驗收前完善所需資料。

從實踐情況來看，歸檔保證金制度能夠顯著提高分包單位對資料管理的重視程度，使總包單位的過程檢查與結(jié)果控制均能取得較好的效果。

3 項目建設(shè)初期組織檔案交底，使各方明確檔案管理方法

項目建設(shè)涉及單位多，過程長。因此，有必要在項目建設(shè)初期組織建設(shè)單位、監(jiān)理單位、分包單位進(jìn)行檔案交底，使各參建方明確建設(shè)單位的標(biāo)準(zhǔn)與要求。此外，檔案交底會還應(yīng)明確各參建方的檔案管理職責(zé)、建設(shè)單位或工程總承包單位的檢查制度、整改期限及處罰方式。

4 建設(shè)過程中定期開展對分包單位的資料檢查

資料檢查是及時發(fā)現(xiàn)問題的重要手段。施工過程中，工程總承包單位應(yīng)定期對分包單位進(jìn)行資料檢查，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并以書面形式向分包單位反饋。此外，還應(yīng)跟蹤驗證整改結(jié)果，閉合問題。

5 建立文件登記制度

前端控制原則的重要落腳點(diǎn)是對文件的管理。在建設(shè)過程中，文件數(shù)量巨大、種類繁多，且常常需要多方共同完成。因此，建立文件登記制度，詳細(xì)記錄文件的形成、來源、去向是重要的管理手段。文件的登記信息應(yīng)包括：工程代號、工程名稱、文件名稱、歸檔類別、題名、歸檔單位、形成時間、形成部門、份數(shù)、頁數(shù)等。登記時應(yīng)以“件”為單位。上述工作看似繁瑣，但一方面，可將文件登記表定期發(fā)至建設(shè)單位，由建設(shè)單位審查資料的齊全程度；另一方面，信息完善的文件登記表提高了組卷整理及制作卷內(nèi)目錄的效率。

4 結(jié)論

工程建設(shè)過程中，文件資料由多方形成、資料種類繁多，流轉(zhuǎn)路徑較長，給統(tǒng)一管理、整理組卷帶來了一定難度。但檔案前端控制原則給工程總承包單位的現(xiàn)場資料管理提供了理論依據(jù)。由此出發(fā)，采取學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)、分清職責(zé)、明確方法、定期檢查、文件登記等手段可顯著提高現(xiàn)場資料管理水平，為建設(shè)單位提供滿意的工程資料。

參考文獻(xiàn)

[1]況會英，李曉珺，曾蘇.1982-2012年我國文件生命周期理論研究綜述[J].機(jī)電兵船檔案，2014（1）

[2]陳榮紅，文件生命周期理論之比較研究[J].浙江檔案，2003（8）

[3]馮慧玲.電子文件時代新思維”擁有新記憶-電子文件管理研究”摘要之六[J].檔案學(xué)通訊，1998（06）：46

作者簡介

李澎（1983-），男，吉林長春，中國航空規(guī)劃設(shè)計研究總院有限公司，研究方向：工程項目檔案管理。