關于數字檔案信息安全管理的思考

荊莉

隨著數字化、云服務等技術的應用，數字檔案信息已經成為檔案存儲的常態，但是對數字檔案信息的安全管理也成為一項新的挑戰。數字檔案信息安全管理是多種因素在不同階段相互制約和相互對抗的過程。當前，實踐層面最需要做的是在多種制約和對抗因素中，在不同階段選擇不同的平衡點，“欠保護”是不允許的，但“過度保護”對絕大多數數字檔案信息來說也是不必要的，適度的按檔案館的等級、按檔案內容的等級實施有效地安全管理措施符合數字檔案信息安全管理的要求，而找到數字檔案信息安全管理和有效利用的最佳平衡點是我們所追求的最終目標。

1 樹立先進的數字檔案信息安全管理理念

1.1 樹立以人為主的數字檔案信息安全管理理念

人是決定的因素，數字檔案信息安全管理需要人做。縱觀檔案安全出問題絕大多數是“人禍”造成的。樹立以人為主的數字檔案信息安全管理理念應該是首選。“人禍”無非是相關人員大意、有意、無意釀造成的后果，還是人的問題。數字檔案信息的安全管理，既要注重以發揮人的主觀能動性，更要建立完善、嚴密的數字信息安全管理每個崗位的責任制度，避免在數字檔案信息安全管理上出問題。

1.2 樹立數字檔案信息多層次分級管理理念

萬事之妙在于度，分級管理應該是數字檔案信息安全管理的原則之一。檔案信息價值越高，檔案信息所面臨的威脅風險就越大，數字檔案信息安全問題就越突出，反之亦然。現階段，數字檔案信息安全管理處于重大或重大的沒有達到安全管理要求，普通或一般的安全管理過度的狀態，數字檔案信息多層次分級管理既有現實意義又有長遠意義。多層次可以分網、分服務器、分庫、分權限管理，分級可以按檔案館級別或館藏量分級，按檔案類別分級、按檔案內容分級，通過多層分級規避數字檔案信息安全的風險，劃清數字檔案信息安全管理的層次也就找到了改變現狀、加強管理的有效途徑，使數字檔案信息安全管理有的放矢。

1.3 樹立數字檔案信息精細化管理的理念

細節決定質量，質量決定成敗。數字檔案信息安全管理應該貫穿于形成、存儲、利用全過程，精細化管理是實現數字檔案信息安全管理目標必要條件，沒有精細化的管理，數字檔案信息的安全就無可靠的保證。按照國際航空領域事故遵循的“海恩法規”，一起重大的飛行安全事故背后有29起事故征兆，每個征兆背后還會有300起事故苗頭。據此分析、如果不重視對“事故征兆”和“事故苗頭”每個細節進行排查。那么，這些未被發現的征兆苗頭，就成為下一次重大事故的隱患。我國航天業零誤差的精細化管理理念值得我們學習，首先在涉及國家利益的重要檔案實體安全和數字檔案信息安全方面實現突破，雖然我們不能一下子做到，雖然需要做艱苦細致的工作，但努力的方向應該是明確的，安全管理不可能輕輕松松實現的。

2 利用先進的機制進行數字檔案信息安全管理

2.1 用科學的管理機制強化安全管理非常必要

隨著計算機新技術的不斷應用和檔案信息化進程的不斷深入，歸檔電子文件進館和數字化檔案信息的增大，真實地保存并長期的利用這些數字檔案信息使管理難度加大，技術含量增強，電子文件管理已上升為國家戰略，客觀需要檔案行業引進先進的管理機制，強化技術管理效力。在我國，CTO機制已成功在海關多系統應用。國家級、省級和館藏量大的檔案館設立CTO，改變按分管領導多頭負責的數字檔案信息管理及機制會更有效。中小檔案館解決數字檔案信息放在部門管理的弊端，上升為領導班子層面管理會更安全。檔案行業設立CTO如同國家一些部委設立總工程師，企業設立總工程師、總經濟師、總會計師一樣是發展的需要。

2.2 數字檔案信息形成與分級管理同步是發展方向

數字檔案信息的安全管理需要開銷、必須開銷，針對不同檔案采取不同安全管理措施，既能保證數字檔案信息的安全利用又能降低數字檔案信息安全管理的成本。檔案館分級、檔案內容分級在數字檔案信息形成前就明確區別，有的放矢，事半功倍。

2.3 消除數字檔案信息安全隱患勢在必行

隨著我國檔案數字化進程的加快，數字檔案信息的安全的風險加大。然而，在實踐層面上對此重視不夠、人才匱乏、經驗不足、管理不善的現象比較普通，潛在風險較大，全面開展數字檔案信息安全檢查，消除安全隱患是當務之急。