淺談文明單位創(chuàng)建工作檔案管理的思考

杜宗朝

文明單位創(chuàng)建工作是群眾性精神文明創(chuàng)建體系的重要組成部分，是加強(qiáng)基層建設(shè)，提高員工素質(zhì)，培育優(yōu)秀文化，樹立社會(huì)形象，塑造城市精神，推動(dòng)社會(huì)主義核心價(jià)值體系建設(shè)，加強(qiáng)和完善社會(huì)建設(shè)和社會(huì)管理的重要措施。文明單位是基層單位物質(zhì)文明、政治文明、精神文明、生態(tài)文明和社會(huì)文明五個(gè)文明建設(shè)綜合性成果的最高榮譽(yù)稱號(hào)。文明單位的創(chuàng)建過程是一個(gè)長(zhǎng)期、動(dòng)態(tài)的過程，也是一個(gè)有規(guī)劃、成系統(tǒng)的過程。在此過程中，除了開展必可少的創(chuàng)建活動(dòng)外，還需要指導(dǎo)活動(dòng)中形成的一系列材料留存下來，如文字、照片、聲像等。這些材料貫穿于單位日常工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，需要及時(shí)收集與整理，匯集成文明單位創(chuàng)建工作可供查考的資料。

1 檔案分類

從宜昌市目前文明單位創(chuàng)建工作類型來看，分為區(qū)級(jí)、市級(jí)、省級(jí)和國(guó)家級(jí)四類。

1、區(qū)級(jí)：根據(jù)《西陵區(qū)文明單位考核評(píng)分表》，文明單位考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)分組織領(lǐng)導(dǎo)有力創(chuàng)建工作扎實(shí)（18分）、思想教育深入道德風(fēng)尚良好扎實(shí)（13分）、學(xué)習(xí)風(fēng)氣濃厚文體衛(wèi)生先進(jìn)（15分）、加強(qiáng)民主管理嚴(yán)格遵紀(jì)守法（15分）、內(nèi)外環(huán)境優(yōu)美環(huán)保工作達(dá)標(biāo)（10分）、業(yè)務(wù)水平領(lǐng)先工作實(shí)績(jī)顯著（9分）、參與轄區(qū)主題創(chuàng)建活動(dòng)（20分）、加減分指標(biāo)八大部分，每個(gè)指標(biāo)下細(xì)分若干小指標(biāo)。

2、市級(jí)：根據(jù)《宜昌市文明單位（行業(yè)）考核驗(yàn)收細(xì)則》，文明單位考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)分組織領(lǐng)導(dǎo)有力創(chuàng)建工作扎實(shí)（18分）、思想教育深入道德風(fēng)尚良好扎實(shí)（13分）、學(xué)習(xí)風(fēng)氣濃厚文體衛(wèi)生先進(jìn)（13分）、加強(qiáng)民主管理嚴(yán)格遵紀(jì)守法（15分）、內(nèi)外環(huán)境優(yōu)美環(huán)保工作達(dá)標(biāo)（10分）、業(yè)務(wù)水平領(lǐng)先工作實(shí)績(jī)顯著（9分）、重點(diǎn)工作（22分）、加減分指標(biāo)八大部分，每個(gè)指標(biāo)下細(xì)分若干小指標(biāo)。

3、省級(jí)：根據(jù)《湖北省省級(jí)文明單位測(cè)評(píng)表》，文明單位測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)共分領(lǐng)導(dǎo)班子堅(jiān)強(qiáng)有力（10分）、業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī)顯著（14分）、創(chuàng)建工作扎實(shí)有效（12分）、思想道德風(fēng)尚良好（12分）、文化建設(shè)切實(shí)加強(qiáng)（10分）、民主管理科學(xué)規(guī)范（6分）、內(nèi)外環(huán)境和諧優(yōu)美（20分）、公益活動(dòng)積極參與（8分）、獲獎(jiǎng)項(xiàng)目得分（3分）分九大部分，每個(gè)指標(biāo)下細(xì)分若干小指標(biāo)，分值具體到小數(shù)點(diǎn)后2位，即0.25分。

4、國(guó)家級(jí)：根據(jù)《全國(guó)文明單位考核細(xì)則》，滿分100分，分群眾評(píng)議（10分）、創(chuàng)建檔案資料（35分）、表彰獎(jiǎng)勵(lì)（10分）、實(shí)地考察（25分）、知識(shí)測(cè)驗(yàn)（20分）。每個(gè)指標(biāo)下細(xì)分若干小指標(biāo)，分值具體到小數(shù)點(diǎn)后1位，即0.5分。

由以上看出，文明單位考評(píng)工作是非常詳實(shí)規(guī)范的。各單位在實(shí)際文明創(chuàng)建工作中，根據(jù)本單位實(shí)際，確定創(chuàng)建類別，劃分每個(gè)細(xì)化指標(biāo)，并把每個(gè)指標(biāo)下形成大量的材料進(jìn)行收集、整理和歸檔，即形成了文明單位創(chuàng)建工作檔案，反映了一個(gè)單位一個(gè)時(shí)期文明創(chuàng)建活動(dòng)。

2 檔案管理

文明單位創(chuàng)建檔案是反映創(chuàng)建單位精神文明建設(shè)活動(dòng)的重要憑證，具有重要查考價(jià)值，每個(gè)創(chuàng)建單位都要不斷加強(qiáng)和完善創(chuàng)建檔案管理工作，由于創(chuàng)建工作是長(zhǎng)期的、持續(xù)的，材料的形成是隨時(shí)隨地的，需要工作人員在明確材料收集范圍的前提下，注重平時(shí)的收集、整理與存放工作。

1、檔案收集

檔案收集工作屬于基礎(chǔ)性工作，內(nèi)容包括班子建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、創(chuàng)建活動(dòng)、內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)工作、表彰榮譽(yù)等，它貫穿于日常文明單位創(chuàng)建活動(dòng)的方方面面，需要注意對(duì)原始材料的日常積累。從目前來講，創(chuàng)建檔案一般包括文字材料、照片材料和聲像材料三種。

（1）文字材料。在所有類別的材料里，文字材料所占比重最大，是最主要的收集對(duì)象，作為一種傳統(tǒng)的展現(xiàn)方式，這也是目前為止最為成熟的一項(xiàng)工作。工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照考核要求，對(duì)單位活動(dòng)材料進(jìn)行收集，各部門通力合作，注意各方面活動(dòng)材料的留存?zhèn)浒浮?/p>

（2）照片材料。相對(duì)于文字來講，照片具有直觀、形象的特點(diǎn)，對(duì)于展現(xiàn)文明單位的風(fēng)采有著不可替代的重要作用。文明單位創(chuàng)建活動(dòng)中不可避免會(huì)產(chǎn)生一些照片材料，大部分是當(dāng)時(shí)的照片，還有一些是處理過的照片，這些照片材料對(duì)于充實(shí)創(chuàng)建材料種類、體現(xiàn)創(chuàng)建風(fēng)采、展現(xiàn)單位及員工風(fēng)貌發(fā)揮著舉足輕重的作用。

（3）聲像材料。在日常工作中，一些重要會(huì)議或活動(dòng)僅僅由文字或照片材料作原始記錄早已不能滿足建檔要求，需要形成聲像材料。較之于照片材料，聲像材料更加直觀，易于理解和接受，也反映了文明單位創(chuàng)建方式的與時(shí)俱進(jìn)。

無(wú)論哪種材料，都需要及時(shí)的收集留存，創(chuàng)建活動(dòng)是流逝性的，不會(huì)重演，使得作為初始步驟的收集工作尤為重要。比如單位組織的各項(xiàng)文體活動(dòng)，在活動(dòng)開展之前應(yīng)該有相應(yīng)的方案、計(jì)劃類材料，活動(dòng)結(jié)束后會(huì)產(chǎn)生結(jié)果類材料。當(dāng)然，在活動(dòng)過程中也會(huì)產(chǎn)生大量照片或聲像材料，這是活動(dòng)開展情況的有力證明，需要妥善收集、整理，以充實(shí)臺(tái)帳。

2、檔案整理

文明單位考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化指標(biāo)多，涉及到整理工作量大又復(fù)雜。因此，在收集材料之初，就需要遵循一項(xiàng)原則，既全面又體現(xiàn)特色。

（1）篩選。每年活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生大量的材料，工作人員在收集材料之初就應(yīng)該做好各類材料篩選工作，嚴(yán)格按照考核細(xì)則的要求進(jìn)行。在遵守全面原則的同時(shí)，盡量精簡(jiǎn)、不重復(fù)、不冗余。篩選工作力求全面，對(duì)照各項(xiàng)指標(biāo)，根據(jù)創(chuàng)建實(shí)際情況逐條逐項(xiàng)收集，力求齊全、完整、不漏一條。

（2）歸類。創(chuàng)建工作材料在收集中篩選，在篩選中歸類，一環(huán)扣一環(huán)，緊密承接，由篩選到分類應(yīng)該是逐漸細(xì)化的，按照考核中的一、二、三…指標(biāo)逐層細(xì)分。需要指出的是，類別過大材料內(nèi)容會(huì)顯得過于籠統(tǒng)，辨識(shí)度不高。過小則顯得過于繁亂，也會(huì)增加工作量。建議根據(jù)單位實(shí)際情況確定分類。分類工作突出一個(gè)“細(xì)”字，要把篩選出的材料根據(jù)指標(biāo)要求分類細(xì)化到每個(gè)小指標(biāo)，方便以后上報(bào)考評(píng)工作。

（3）匯編。歸類工作之后要進(jìn)行排序，并編制目錄，一類一目錄，內(nèi)容順序可按時(shí)間排列，也可按具體指標(biāo)順序排列。目錄無(wú)固定格式，可以根據(jù)本單位具體情況自行編制。匯編工作需要展示創(chuàng)建特色，有詳略，有重點(diǎn)地鋪陳材料、匯編內(nèi)容，對(duì)本單位特色工作、項(xiàng)目、經(jīng)驗(yàn)等，要多做、多寫、多備材料，將本單位文明創(chuàng)建特色做大、做靚。

3、檔案存放

文明單位兩年一評(píng)，周期較長(zhǎng)，除了注意日常材料點(diǎn)滴收集外，之后的存放工作也是不可忽視的。加之檔案不可再生性，對(duì)存放有了較高要求。

（1）裝盒。材料都要裝入統(tǒng)一的文件盒，文件盒以滿足A4的裝入要求即可，無(wú)硬性要求。材料按類別分別裝盒，按形成時(shí)間或內(nèi)容排序，做到一類一盒，并在文件盒外部做好標(biāo)注，便于管理。另外，文件盒中的材料注意隨收集隨歸類。

（2）保存。文件盒應(yīng)裝入專門的檔案柜，如果實(shí)在沒有條件，也可在檔案柜中專門安排一個(gè)部分存放創(chuàng)建工作檔案。此外，還要注意檔案柜日常防火防潮防蟲等，保證創(chuàng)建工作檔案的干燥整潔。

3 管理模式

文明單位創(chuàng)建工作檔案涵蓋了兩年內(nèi)文明創(chuàng)建活動(dòng)的方方面面，是創(chuàng)建活動(dòng)實(shí)際開展情況的體現(xiàn)，很多單位作為歷屆 “文明單位”，對(duì)本單位文明創(chuàng)建工作檔案已形成較完善管理制度，總結(jié)出一定管理模式。

1、制訂規(guī)劃。

在每一屆文明單位創(chuàng)建工作之初根據(jù)創(chuàng)建主管部門和上級(jí)有關(guān)要求，結(jié)合本單從位實(shí)際情況制訂本屆文明單位創(chuàng)建規(guī)劃。檔案收集整理人員應(yīng)熟悉本單位創(chuàng)建規(guī)劃的內(nèi)容，提早做好準(zhǔn)備。對(duì)于新出現(xiàn)的創(chuàng)建要求，要及時(shí)吸納到材料收集的準(zhǔn)備工作之中。

2、有序推進(jìn)

文明單位屆期比較長(zhǎng)，創(chuàng)建活動(dòng)比較多，而且是不間斷地進(jìn)行的，每次活動(dòng)都會(huì)有大量文字、照片、聲像等材料形成。材料形成的即時(shí)性決定了日常收集工作必須嚴(yán)格遵循隨辦隨歸的原則，以防遺漏。對(duì)于隨辦隨歸的材料在收集時(shí)可以簡(jiǎn)要梳理一下，剔除冗余材料，保留主要的、重要的材料，否則檔案材料越積越多，增加屆滿前檔案整理工作量。

3、強(qiáng)化保障

隨著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案等類型和數(shù)量的不斷增多，各創(chuàng)建單位應(yīng)根據(jù)各類檔案保管利用的實(shí)際要求，不斷完善創(chuàng)建工作檔案保管設(shè)施和環(huán)境，確保文明單位檔案管理工作的有序健康開展。此外，還要配備專門檔案收集和整理人員，并廣泛宣傳動(dòng)員，提高全員參與積極性，增強(qiáng)檔案材料送交的積極性和主動(dòng)性。

4、不斷完善

文明單位創(chuàng)建工作是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，需要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐漸完善。在每一屆文明單位工作結(jié)束后，應(yīng)該對(duì)本屆文明單位創(chuàng)建工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行認(rèn)真分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找問題。對(duì)于檔案收集整理中的切合實(shí)際的做法加以發(fā)揚(yáng)并優(yōu)化，對(duì)不夠完善的做法加以改進(jìn)，對(duì)查找出來的問題逐條糾正并提出預(yù)防措施，以保證檔案管理工作的有序推進(jìn)。

4 幾點(diǎn)建議

我市從1981年開始開展文明單位考評(píng)工作，歷次考評(píng)主要是靠材料展現(xiàn)。三十多年的時(shí)間，文明單位創(chuàng)建工作檔案管理水平逐漸發(fā)展完善。另外，國(guó)家、省、市及區(qū)文明辦也根據(jù)社會(huì)的發(fā)展在不斷修正《文明單位創(chuàng)建考評(píng)細(xì)則》，為文明單位創(chuàng)建活動(dòng)健康發(fā)展提供了規(guī)范性文件依據(jù)。但是，文明創(chuàng)建中的檔案管理工作中還存在一些亟需提高與改進(jìn)之處。

1、內(nèi)容上體現(xiàn)特色

文明單位考評(píng)指標(biāo)是既定的，所有參評(píng)單位務(wù)必按照指標(biāo)要求收集材料。所以各單位考試評(píng)材料中絕大多數(shù)會(huì)是共性材料，所以各單位考評(píng)材料略顯千篇一律。如何使本單位的考試評(píng)材料在各參評(píng)單位中脫穎而出，給人留下深刻印象，完全靠特色材料。因此，創(chuàng)建工作檔案材料體現(xiàn)指標(biāo)要求，突出創(chuàng)建特色顯得尤為重要。這就要求創(chuàng)建工作檔案在收集進(jìn)程中突出重點(diǎn)，展現(xiàn)特色，立足發(fā)展。在共性工作檔案材料中，做到人有我優(yōu)，在特色工作檔案材料中，做到人無(wú)我有。

2、形式上力求多元化

目前文明單位創(chuàng)建工作主要以紙質(zhì)材料來體現(xiàn)，電子文檔材料有但是還不夠全面細(xì)致。文明單位考試評(píng)工作不應(yīng)僅僅局限于紙質(zhì)材料，還應(yīng)有相應(yīng)的聲像、電子文檔等材料。加之現(xiàn)在考評(píng)工作早已在網(wǎng)上進(jìn)行，創(chuàng)建電子化檔案已是不可避免。另外，創(chuàng)建檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化也有利于考評(píng)工作更加公開透明、公平公正。如何恰當(dāng)?shù)乩眯录夹g(shù)新形式展現(xiàn)文明單位創(chuàng)建風(fēng)采，開創(chuàng)考評(píng)材料多元化新局面，需要我們開動(dòng)腦筋、大膽創(chuàng)新。因此，創(chuàng)建單位應(yīng)在做好紙質(zhì)檔案收集整理工作的基礎(chǔ)上，漸漸充實(shí)完善電子化檔案，推動(dòng)文明單位創(chuàng)建工作檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。