綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析

黃鵬

摘 要：我國當前的檔案利用與公布工作中還存在不足，需要依據嚴格的法律規定和檔案機制進行綜合評估。文章從相關檔案的形成與鑒定的法律法規不完善、檔案利用者權限劃分不明確、檔案的開放與鑒定機制制約著檔案利用服務三個方面對檔案館的檔案開放利用與公布的問題進行分析，并從健全相關法律規定、明確檔案利用與公布相關者的職責、加強檔案開放利用的基礎設施工作三個方面對檔案館檔案利用與公布的工作中出現的問題提出對策和建議，促進檔案管理工作的建設，完善檔案形成與鑒定機制的設立與發展。

關鍵字：檔案館；檔案利用與公布；形成機構；鑒定機制

1 綜合檔案館檔案開放利用與公布中的問題

隨著社會主義經濟與政治的建設，我國政府部門也逐步強化其職能手段的服務性質。檔案管理部門是隸屬政府管轄的部門，隨著政府職能的不斷加強，我國政府檔案館的工作模式也逐步發生變化。在現行的檔案管理工作當中，我們還需要從實際的檔案管理工作中認識到自身的不足之處。

1.1 法律法規不完善

在中國現行的檔案管理的相關法律法規都是在很久之前所推行頒發的，在現如今信息化技術與互聯網技術的發展，以及全球化進程的推進，在之前頒發的相關檔案管理的規定早已不適合時代發展的步伐。例如檔案數字化與信息化建設內容和現行的檔案管理規定存在沖突。同時在檔案的網絡化建設中，法律條文并未對檔案的網絡利用與傳播做出明確的規定限制，因此檔案數據化的管理建設內容中還存在很多不清晰的地方，法律規定還需要仔細推敲，對檔案管理實現數據化建設過程中還需要進行多方面、多層次的思考。

1.2 權限劃分不明確

對于檔案形成、利用活動的參與者與檔案館之間的權限不明確，且不合理。三者的權限劃分不當，職權與職責、權利與義務出現了不均衡、不銜接的現象：一是檔案館提供的檔案利用服務的職權與審查檔案開放與公布的職權高度集中，容易陷入“即是運動員又是裁判員”的尷尬境地；二是利用者的檔案公布權與利用權的分離使其難以有效行使自由獲取、利用、公布、傳播檔案信息的合法權利；三是檔案形成者對檔案是否延遲開放或者繼續保密“必要時”并沒有清楚界定，因而事實上檔案形成機關并沒有真正行使檔案法規賦予它的檔案開放利用與公布的參與權與處置權，幾乎都是由檔案館在獨自履行檔案開放利用鑒定權和公布權[1]。檔案管理的權限不明確首先體現在檔案館是為檔案利用者提供檔案服務，其在檔案開放與審核的權限較為集中，在實際的檔案管理工作中容易導致檔案管理與執行工作的權利的集中現象；其次是在檔案利用者在檔案使用權與公布權限并未緊密聯系起來，使得檔案管理工作中的服務內容沒有得到實踐；最后是在檔案的形成過程中，一般是依照檔案形成者的主觀意愿進行檔案形成權利的行使，并沒有充分考慮到被錄入檔案者的權利，而在這一情況下就將導致更加復雜的檔案準備工作，同時也對檔案利用與公布工作形成阻礙。

1.3 檔案的開放與鑒定機制制約著檔案利用服務

在很長時間的檔案工作中，很多綜合性較強的檔案館由于在工作中一直都十分重視檔案的收集和整理工作，因此，在檔案開放和鑒定上就一直處于比較忽視的狀態，從而使得一些利用價值非常大的檔案在進入檔案館之后就成為了不能被利用的檔案，此外還有很多檔案館在檔案開放和鑒定工作中比較重視檔案內容的保密工作，鑒定的標準也不是非常的細致，在鑒定中不能嚴格按照鑒定的流程開展工作，所以其可操作性非常低[2]。在檔案錄入檔案館系統的過程中，必須嚴格依照規定對檔案進行鑒定和評估，使檔案的實用價值得以實現。同時在檔案鑒定的工作人員中，也表現出了工作人員的工作效率與素質不能滿足實際的檔案管理工作的需求，并且檔案管理人員的流動性較大，在工作人員的基礎管理工作知識與信息數據化技能都存在不足，這也就導致了檔案管理職能不能得到充分發揮，管理工作質量沒有得到提升。

2 綜合檔案館檔案利用與公布的工作對策和建議

2.1 健全相關法律規定

針對現行的相關法律規定不能符合現今的檔案管理建設工作，必須加快促進相關的檔案利用與公布規定，隨著我國社會進步發展，網絡化進程的快速擴展，檔案利用與公布機制必須要跟隨法律規定的建設，從而促進協調發展。

對于檔案開放與公布工作中的依據相關法律進行保密處理的部分檔案來說，使用者能夠依據自身的正當查閱需求向有關部門提出申請使用的要求，在經過部門審核批準之后，依據相關規定進行使用。而對于已經實現開放的檔案文件，個人或者組織都能依據自身的需求對檔案進行合理的利用，檔案的利用形式是指在法律條文的規定條件下，對檔案文件中的信息資源進行公布、利用、出版等活動。只要是實現開放的檔案文件都能得到社會與個人的查閱和了解，并從中實現檔案的價值。

2.2 明確檔案利用與公布相關者的職責

完善檔案形成機制，對檔案的形成、開放與公布過程具備相關的判斷標準，對檔案文件是否適合進行開放處理、是否符合利用條件進行科學的合理的判斷。檔案的形成機制能夠通過限制利用年限的方式進行歸檔處理，視其實用價值為標準是否適宜進行重復開發利用。對于形成機制不能保障和鑒定價值的檔案，就交由檔案館進行單方面鑒定。從形成機制到檔案部門對檔案價值的鑒定進行分級處理，能夠形成有效的檔案鑒定體制，完善對檔案鑒定的職能。

促進檔案限制與開放機制的設立，對檔案的形成到檔案館進行保存都需要一一注明可實現開放利用的具體要求。在檔案館對檔案進行保存和利用開放的過程中，檔案館需要根據所注明的要求進行分類處理，并且對通過利用開放鑒定的檔案進行審查，通過二次審查之后再確認檔案文件的可實現開放利用性質。檔案的鑒定需要設置專門的鑒定機制進行處理，并由檔案部門、檔案形成機制共同協商，由檔案管理的專業工作人員對檔案文件進行合理的評估。

2.3 加強檔案開放利用的基礎設施工作

促進檔案館的基礎工作建設，需要將檔案利用者的需求作為引導方向，將檔案館的信息資源進行整合優化，促進檔案館的精益化發展。正確把握好檔案利用者的檔案利用需求，對檔案館的館藏資源和管理工作進行調整，一方面促使檔案服務窗口能夠接收來自檔案利用信息的反饋，另一方面促進檔案部門依據反饋信息對檔案管理工作進行調整，同時對于檔案管理工作中的失誤與問題進行修復，逐步完善檔案部門的服務職能。

在檔案管理的工作當中，應當適時轉變固有的管理模式和思想觀念，在保障當前的工作質量與服務水平的同時不斷對檔案管理工作進行改進，以自身的檔案管理經驗進行思維發散，促進檔案管理體系的調整，使檔案的鑒定、形成、開放、公布工作都能夠協調發展，逐步改善檔案的開放程度，保證檔案文件的實用質量與價值，從而提升檔案利用效率。

3 結語

在我國當前的檔案建設工作當中，明確了信息化與網絡化的建設目標，但是仍然需要在實際的檔案管理工作當中發現不足之處，并加以改善。我國當前的檔案形成與鑒定機制還需要愈加完善，依據檔案利用者的利用需求，對檔案文件的利用價值進行合理的評估，逐步促進檔案鑒定機制的發展，促進檔案文件的建設滿足檔案利用者的利用需求，同時在實際的檔案開放與公布工作中的問題進行強化和改良，這樣才能保障公民對檔案進行了解與利用的權利。

參考文獻

[1]楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析[J].檔案學研究，2010（10）.

[2]陳卓.綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析[J].科技傳播，2015（12）.endprint