基于知識信息管理視角下檔案館核心價值體系的創新與提升

檔案是機構或個人在諸多成長過程中形成的知識經驗、成果，真實記載著管理與實踐活動的各歷史階段的發展軌跡，是科學管理決策的信息源，是信息和知識的積累、是典型的社會服務性質的載體，具有豐富的社會共同的顯性知識和待挖掘的隱性知識，是知識經濟時代知識管理理論比較典型的應用領域。核心價值的檔案體系因時代不同，且隨著社會的進步是一個動態變化的，持續發展的檔案體系，如何構建有時代特征的檔案館核心價值體系，利于收集整合、提煉積累、管理存儲與利用好檔案信息知識資源，實現檔案信息資源服務的高績效，更好地將信息服務提升到知識服務層面，確立檔案館在信息知識服務領域的重要地位。

1 檔案館核心價值、知識信息管理的內涵及其特征

知識經濟時代強調對知識的獲取和利用，知識是無形的，知識管理不同于信息管理，是有組織、有意識采取的一種戰略，知識信息管理可以依托于久經發展已然成熟的檔案信息管理活動收儲檔案信息資源，檔案是一種寫實的知識信息載體，與任何一種文獻相比，它的知識信息管理最大的特征是其具有公益性與共享性，以豐富的檔案資源信息為中心，應用現代資源信息技術，借助檔案信息管理網絡，通過對檔案館內、外部信息知識的捕獲，運用集體的智慧在信息知識管理理念下對傳統的檔案管理進行創新與提升，是一項信息和知識管理性質的工作。信息時代，對于整個社會而言，隨著生活方式的多元化，人們對檔案認識的深化和信息技術的廣泛應用，對檔案信息知識的需求越來越大，“檔案”的要素在內涵上有一些變化，從側重于信息存儲與服務利用的傳統檔案管理角度模式啟程，以強調逐漸過渡到檔案知識管理模型的知識創新和應用，無論在形式上還是在內容上都更加豐富多彩，但第一生命為真實不變，是一種顯性化的資源，有最富特色的查考利用價值，或者說歷史憑證價值，尤其是重點、專題檔案中的信息和知識的承載，對現有的和潛在的檔案知識信息資源進行連續、動態管理，從各種顯、隱性信息資源中，通過提煉和應用創新形成以各種特征為知識信息源的其他文獻沒有的知識和信息，有效地實現顯、隱性知識的轉換和融合，使利用者通過檔案信息資源應用于實踐工作的過程使得檔案的價值得以體現。

2 提升檔案館核心價值的必要性

隨著信息技術和互聯網的飛速發展，人們獲取檔案知識信息的途徑也更加廣泛，檔案館也面臨前所未有的巨大挑戰，在日益激烈的知識信息生態環境下，持續不斷的知識創新是檔案館持續發展的原動力，檔案館的價值不能局限于各種載體檔案信息知識的傳統職能工作，更多的應該是體現在信息的顯、隱性知識的知識資源轉化過程，并向精煉文檔提煉開發和整合等方面一體化發展。這就要求檔案信息管理者科學地運用管理知識，發揮其管理能力，提升檔案館核心價值，使檔案管理由封閉型向開放型、傳統式向信息化轉變；檔案服務由被動型向主動型、由單純保管型向多元利用型轉變；注重檔案信息縱與橫和全與精的結合，不斷增加檔案數量、種類，以豐富、準確、安全的信息數據資源和高效、便捷、滿意的服務贏得用戶的信賴，從而使得檔案信息知識資源得以長足發展。

3 檔案館核心價值體系的構建

檔案館核心價值體系由多個要素構成，筆者認為其主要的構成要素由基本層次的檔案信息知識載體的收、整、儲、利用服務和輔助層次的物質載體、服務管理理念、服務管理模式、管理制度和知識人員幾個方面構成。檔案信息知識載體是檔案館信息知識資源的承載者，檔案資源的信息，包括各種載體和隱性知識到顯性知識的檔案信息知識間接的影響其他受體；物質載體主要指檔案館館舍環境、基礎服務設施、館藏資源等方面的建設與完善程度，物質載體因素是檔案館核心價值體系的基本保障因素；服務管理理念在各個歷史時期有所不同，是發展變化的、不穩定的，在古代，強調“以藏為主、以用為輔、封閉管理”的理念，在近代，強調“以用為主、藏用兼顧”的理念，在現代，強調 “真實”和“便捷”獲取檔案信息知識；[1]服務管理模式是檔案館核心價值得以實現的路徑，恰當的服務管理模式有利于促進檔案信息知識安全速捷、良性的服務傳遞；檔案管理制度是核心價值體系中的重要保障，是實現檔案館核心價值體系的堅強后盾，只有建立、健全檔案管理制度才能保障檔案館的發展；知識人員是檔案館核心價值實現的動力源泉，是檔案館核心價值體系的承載者，檔案信息資源的收、整、儲和提供利用與服務的主導作用必須通過檔案館人員的勞動才能實現，因此，良好的檔案管理人員素質、不斷創新的服務模式，積極主動的工作熱情有利于把用戶需要的信息資源以最安全速捷的服務方式傳遞給用戶，并在檔案館核心價值體系的基礎上通過對檔案信息知識資源的提煉將隱性知識轉化為顯性知識的服務上優化擴大檔案信息知識容量，創新提升服務能力，使檔案信息知識資源的獲取更加速捷。

4 知識信息管理和質量管理相結合在檔案館核心價值體系中的應用

知識信息管理主要包括知識庫、信息系統、知識傳遞和知識管理（管理系統）。通過知識信息管理與計算機網絡技術的充分融合，將檔案館現有的檔案信息知識進行分析、整理、記錄、并儲存，特別是實踐工作中的技、訣竅乃至在知識和技能轉移、共享和創新中的建議靈感等隱性知識，進行提煉整合，發現挖掘檔案信息知識資源，使其具有一定的檔案信息知識資源優勢，從而達到檔案信息知識增值的目的。

為了保證和提高工作效率和服務質量，利用豐富的檔案信息知識館藏，檔案信息資源為基礎，科學、有效的使用專業技能對檔案信息知識資源、知識服務的全過程實行質量管理，[2] 190—191首先，利用現代化手段建立特色檔案信息資源庫，從單一載體的管理轉變為多種載體的管理，豐富館藏檔案信息資源的種類，完善館藏傳統檔案與數字檔案的收藏比例；其次，加強檔案館服務理念、指導思想，提高檔案館員工素質，提高服務質量、效率等，調動檔案信息知識承載者傳遞檔案信息顯、隱知識的積極性，借助現代科技信息技術，達成管理構架布局的扁平化，最終改善檔案信息資源業務等方面的工作流程，提供更加系統、完整、速捷的服務。

5 運用知識信息管理和質量管理提升檔案館核心價值體系的可行策略

檔案知識管理能夠順利進行，必須建立在信息技術的支持為前提，利用網絡平臺實現超前儲存和服務檔案信息源，無論怎樣的呈現檔案信息結果的形式和方式，必須保持自然的原始文件的真實性，準確性，完整性，有效性，這是一個不可忽視的重要任務；檔案知識管理是基于良好的檔案實體管理和檔案信息管理的基礎上的，而非相互割裂的。[3] 58-59無論是知識和信息管理、檔案建設和檔案信息資源的共享，科學的應用必須以制度建設為基礎，以隊伍建設為保障，體系建設為載體，以目標管理為手段，著力夯實管理基礎，以滿足利用者的各種檔案信息資源需求為宗旨，選擇需求的檔案信息，以知識創新為主要目標，開展知識創新服務，對顯性知識進行提煉深加工，體現其獨特性，注重檔案知識管理與成果質量的創新，注重對隱性知識的開發，創造良好的創新交流學習和應用檔案知識的制度環境和激勵環境，以知識管理的理念指導檔案館提升創新服務能力，創造知識服務的價值，以滿足動態的市場競爭需求。

參考文獻

[1]管先海，對檔案館核心價值問題的若干思考[J]，檔案管理， 2008.（5）

[2]苗向軍，略述圖書館的全面質量管理[J]，湖南科技學院學報，2011.32（8），190—191.

[3]周文泓，知識管理視角下的企業檔案管理[J]，中國檔案2012.9，58-59

作者簡介

張靜（1962-），女，副研究館員，研究方向為檔案信息資源管理與開發利用研究。endprint