關(guān)于做好檔案日常管理的幾點(diǎn)思考

張秀梅

【摘要】檔案日常管理工作屬于單位內(nèi)部管理的基礎(chǔ)性、輔助性、服務(wù)性工作，一些單位對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，檔案日常管理工作中存在一些問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，需要認(rèn)真研究，如何提高檔案意識(shí)、完善管理、加強(qiáng)管控、改進(jìn)管理手段，做好檔案日常管理工作，使檔案管理規(guī)范有序，充分發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值，進(jìn)而促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案；日常管理；思考

一、引言

做好檔案日常管理，對(duì)收集、保管好檔案資料，完善內(nèi)部管理，提高檔案利用效能，促進(jìn)事業(yè)發(fā)展都具有重要意義。檔案日常管理工作環(huán)節(jié)較多、內(nèi)容瑣碎，且不直接產(chǎn)生效益，一些單位檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案日常管理不夠重視，還存在一些問(wèn)題。如何充分認(rèn)識(shí)檔案日常管理工作的重要性，針對(duì)容易出現(xiàn)的問(wèn)題，做好檔案日常管理工作，需要檔案工作者的認(rèn)真思考和研究。

二、提高檔案意識(shí)，重視檔案日常管理工作

因檔案工作處于業(yè)務(wù)邊緣，一些單位檔案意識(shí)薄弱，不重視檔案日常管理，沒(méi)有把檔案工作納入考核范圍，有的單位沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理崗位。而一些檔案工作人員尤其是兼職人員對(duì)檔案的日常管理也不夠重視，通常只在年度或階段性工作結(jié)束時(shí)集中處理一下，檔案的日常管理工作不夠規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。一些業(yè)務(wù)部門(mén)也對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足，在工作中不注意及時(shí)收集、移交檔案資料。針對(duì)檔案意識(shí)薄弱的問(wèn)題，一是要加強(qiáng)宣傳教育，使單位領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)和檔案工作人員都加深對(duì)檔案的理解，充分認(rèn)識(shí)檔案日常管理的重要性；二是設(shè)置專門(mén)崗位和人員，明確崗位職責(zé)，把檔案日常管理工作納入考核范圍，并加強(qiáng)監(jiān)督檢查；三是業(yè)務(wù)部門(mén)要在日常工作中注意對(duì)應(yīng)歸檔的資料及時(shí)收集、移交歸檔；四是檔案工作人員要樹(shù)立正確的檔案觀念和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，認(rèn)真作好檔案日常管理工作。

三、完善管理體系，落實(shí)檔案日常管理制度

1987年第六屆全國(guó)人大常委會(huì)通過(guò)了《檔案法》，并經(jīng)1996年第八屆全國(guó)人大常委會(huì)通過(guò)修正，把檔案管理工作提高到法律層面。國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局、國(guó)家檔案局也發(fā)布多項(xiàng)規(guī)定，對(duì)檔案管理的具體工作做了明確規(guī)定。各單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，建立健全本單位的檔案管理制度規(guī)范。但在實(shí)際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒(méi)有認(rèn)真落實(shí)，管理松懈。針對(duì)檔案日常管理體系不完善的問(wèn)題，一是要完善管理制度，建立健全有關(guān)檔案日常管理的規(guī)章制度，建立崗位責(zé)任制和監(jiān)督檢查機(jī)制，把檔案日常管理工作納入年度工作計(jì)劃和目標(biāo)考核；二是要落實(shí)制度，加強(qiáng)監(jiān)管，在檔案工作各環(huán)節(jié)加強(qiáng)日常管理、過(guò)程管理和監(jiān)督檢查，使制度規(guī)范都能落到實(shí)處；三是建立動(dòng)態(tài)檔案管理機(jī)制，對(duì)歸檔材料定期檢查、及時(shí)更新維護(hù)；四是對(duì)檔案工作出現(xiàn)的問(wèn)題適時(shí)追責(zé)。總之要使檔案日常管理工作有章可循、落實(shí)到位、規(guī)范有序。

四、加強(qiáng)環(huán)節(jié)管控，保障檔案完整安全

檔案日常管理是一個(gè)連續(xù)性工作，其環(huán)節(jié)可分為：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用，各環(huán)節(jié)之間相互聯(lián)系，構(gòu)成整體。對(duì)任一環(huán)節(jié)管控松懈，都可能出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致檔案不完整，甚至遺失缺漏。針對(duì)檔案日常管理環(huán)節(jié)松懈的問(wèn)題，一是要注重檔案工作，使各部門(mén)都了解檔案工作環(huán)節(jié)，明確應(yīng)歸檔材料范圍，保證應(yīng)歸檔材料都被收集歸檔；二是在檔案日常管理的各環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理和監(jiān)督檢查；三是檔案工作人員要與業(yè)務(wù)部門(mén)做好交接；四是歸檔資料要做好合理分類、編目索引、歸檔立卷、妥善保管；五是在保障檔案完整、安全、不缺失泄密的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案進(jìn)行合理利用。

五、改進(jìn)管理手段，提高檔案日常管理水平

目前檔案日常管理仍多以手工操作紙質(zhì)檔案為主，相對(duì)于當(dāng)前社會(huì)發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案日常管理工作手段陳舊、基礎(chǔ)薄弱、管理水平較為落后。針對(duì)檔案日常管理水平較低的問(wèn)題，一是要增加對(duì)檔案日常管理工作的投入，包括人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施的投入；二是要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管環(huán)境，如：設(shè)置專門(mén)的檔案室，配齊安防設(shè)施，并定期巡檢、及時(shí)維護(hù)；三是推進(jìn)檔案數(shù)字化，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，改進(jìn)管理手段，提高工作效率，整體提高檔案管理水平，如：配置軟、硬件設(shè)施，建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

六、促進(jìn)檔案應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案作用價(jià)值

檔案也是一種信息資源，我國(guó)社會(huì)現(xiàn)已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)信息資源的整合應(yīng)用已成為廣泛需求。目前很多檔案被一存了之，沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，也是一種資源浪費(fèi)。針對(duì)當(dāng)前檔案開(kāi)發(fā)應(yīng)用落后的問(wèn)題，一是要充分利用檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案資料能夠更加方便快捷的檢索、查閱和應(yīng)用；二是利用網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)和管理平臺(tái)，促進(jìn)信息資源共享，既可在單位內(nèi)部各部門(mén)間促進(jìn)資源共享，也可促進(jìn)跨單位、跨領(lǐng)域的信息共享；三是對(duì)歷史檔案資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總、統(tǒng)計(jì)分析和數(shù)據(jù)挖掘，促進(jìn)檔案資源綜合開(kāi)發(fā)利用。

七、強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作能力直接影響檔案管理工作水平。檔案管理不屬于主要業(yè)務(wù)，一些單位沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理崗位和專職檔案工作人員，或者雖然設(shè)置檔案管理崗位，但沒(méi)有配備檔案專業(yè)人員，工作人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，工作不規(guī)范、效率低。而檔案日常管理又是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，重復(fù)性較強(qiáng)，需要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，但缺乏業(yè)績(jī)激勵(lì)，工作人員對(duì)檔案日常管理工作缺乏積極主動(dòng)性。要提高檔案工作人員素質(zhì)，打造一支具有良好職業(yè)道德、高度的責(zé)任感、扎實(shí)的理論知識(shí)和專業(yè)技能的隊(duì)伍，一是要設(shè)置專門(mén)的檔案工作崗位并配備專門(mén)的人員，專職負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作；二是引進(jìn)檔案專業(yè)人才，提高檔案管理工作專業(yè)水平；三是加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)和教育，包括理論培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才；四是檔案管理工作人員要端正態(tài)度、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充分理解和認(rèn)識(shí)檔案日常管理工作的重要性和意義，積極學(xué)習(xí)崗位技能，掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，全面提升自身素質(zhì)、工作能力和業(yè)務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

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