電力企業檔案數字化質量及安全保障探析

阮興梅

（國網江蘇省電力有限公司泗陽縣供電分公司，江蘇 泗陽 223700）

現代社會用電需求的擴張，電力企業檔案數據呈現出數目激增、分類多樣和流程復雜的特征，傳統的檔案管理形式難以支撐龐大的數據庫。為提高管理的工作效率，檔案數字化應運而生。一方面緩解了電力企業檔案管理的壓力，另一方面順應了市場發展規律，有利于把握市場競爭的主動權，提供優質服務。我國的檔案數字化管理仍處于起步階段，在發展新模式的同時，還需要關注矛盾和問題，堅持以社會利益為核心，搭建高質量、高保障、高效率的電子企業檔案數字化模式。

1 電力企業檔案數字化的重要性

電力企業檔案數字化是借助科學技術和互聯網平臺建立的，在組織戰略的指導下，分類整合企業的檔案資料，通過信息技術將其轉化為電子數據形式，利用人工智能進行數字化管理。對比傳統的檔案管理模式，檔案數字化的儲存空間大、保存時間長，數據搜索高效、準確，逐漸成為電力企業的研究重點。

1.1 有利于降低檔案管理成本

傳統檔案管理主要采用紙質化存儲途徑和人工管理模式，適合數據規模小、種類單一的情形。在新形勢下，紙質存儲的速度無法適應數據庫的擴張速度，存儲空間的需求也迅速增加，電力企業必須不斷擴大庫房面積。

此外，紙質檔案笨重，缺少搜索功能，需要大量的人力支撐，才能保障檔案收錄和提取工作的正常運轉。人工管理的出錯率遠遠大于人工智能管理，容易出現檔案缺失、順序混亂、分類錯誤等問題。

因此，電力企業推進檔案數字化，很大程度上降低管理成本。其一，人工智能取代人工管理，減少了基礎人力成本的支出，企業的招聘方向只需集中在少量的技術性人才。其二，減少了補救成本。數字化降低了檔案管理的出錯率，一方面提高了整體企業的運轉速度，另一方面促進企業的高效管理，利用更少的時間創造更大的效益。其三，檔案數字化系統體積小，有利于節省存儲支出和管理檔案的相關費用[1]。

1.2 有利于提高客戶滿意度

在復雜多變的市場環境下，電力企業之間的競爭愈加激烈，客戶的選擇增加，開始追求高性價比和個性化服務。推動檔案數字化建設，有利于企業全方位接收電力數據信息，結合電力市場的實際情況，深入分析企業產品和競品的差距。通過大數據的運用，有利于客戶分類和電力產品結構優化，準確抓住客戶需求，制定合理的營銷方案，提供定制服務[2]。精確滿足客戶的需求，一方面可以幫助企業掌握市場競爭的主動權，從而擴大市場份額，另一方面可以促進其可持續發展。

1.3 有利于保證檔案管理安全性

電力企業檔案數字化主要通過芯片存儲，備份方便、提取迅速，脫離了時間和地點的限制，即使數據失效也可以通過信息技術進行修復，提高了管理的穩定性和安全指數，有效避免了紙質檔案容易產生字跡退化、破損、受潮、丟失等問題，同時為企業的檔案儲存提供了可靠的安全保障，實現了數據的長久保存。數字化也能有效規避盜竊檔案數據的行為，人工智能在數據丟失時，可以迅速反應并自動采取應急措施，減少風險所帶來的損失。

圖1 當前檔案管理現狀分析

2 電力企業檔案數字化的現存問題

2.1 過于依賴信息技術和設備

互聯網的普及推動電力企業引入檔案數字化管理，極大地提高了企業的工作效率。但是，許多電力企業在運用新型管理模式時，過分依賴高端設備和信息技術，忽視數字化建設是一個協同的過程，需要各部門配合，才能發揮出最大效用。

其一，科學技術和基礎設備是建設數字化模式的物質基礎，為企業搭建電子檔案管理系統提供平臺支撐。其二，管理人員的指揮水平和綜合能力，是選擇數字化發展方向的有力保障。其三，技術人員的專業性，直接影響數字化管理實行的效果。作為信息技術和設備的監管者，高素質的技術人員，不僅可以規范完成日常管理工作，保持低失誤率，還能靈活地應對突發事件，迅速制定有針對性的應急方案，減少風險造成的損失。其四，企業外部和內部都需要保持密切聯系，溝通作為一切工作運轉的潤滑劑，有利于加快企業檔案數字化的發展。由此可見，數字化檔案的建設需要方案引導，而方案的制定需要考慮多方面的因素。

2.2 數字化平臺質量有待進步

電力企業在選擇數字化平臺時，缺乏市場調查，未充分考慮組織實際情況，盲目跟風選擇基礎設備和數字化平臺，造成技術開發公司研發的產品與企業適配度差，或者技術人員無法勝任系統操作的局面。修改甚至重新定制數字化平臺，不僅會浪費大量資金和時間，還使得企業的發展規劃滯后，容易丟失市場份額。

2.3 檔案數字化管理制度不完善

第一，電力企業檔案數字化在行業內部尚未統一標準。目前數字化技術仍處于起步階段，多數企業沒有組建專業的技術團隊，主要通過在市場上尋找技術外包公司，將檔案管理數字化項目承包出去。因此，導致企業之間的數據標準不一、無法溝通、定義混亂。不利于電力行業數字化管理的協作進步和科學管理，行業內部缺乏良好的交流學習環境，多元化的標準阻礙了檔案數字化管理的發展[3]。

第二，電力企業檔案數字化的監督機制不完善。首先，前期規劃不完善。企業未設置相關監督制度，造成項目的規范性差。同時，由于原有監督部門缺乏技術性知識，很難及時發現漏洞，不利于后續順利開展變革。其次，中期監管控制不合理。對人工操作的監督投入不夠，雖然數字化主要依靠信息技術平臺，錯誤率低，但是技術人員作為直接操作者，才是諸多問題的根源所在。最后，后期復核環節缺失。檔案數字化的顯著特點是高精確度和安全性，運行中的問題可以通過人工智能自動核對，但是生成結果后的數據，必須要進行主動地驗收，確保數據準確性。

3 電力企業檔案數字化質量提升的有效途徑

3.1 優化檔案數字化方案

第一，統一檔案數字化標準。對于電力行業數字化環境的構建，首先需要國家的協助支持，通過頒布相關規章制度和法律條款，提供標準模板等方式，規范電力企業檔案數字化的標準。可以建立國家數字化管理的監督小組，在檔案數字化建立階段進行統一審核。此外，企業也必須樹立檔案管理的規范意識，在嚴格遵守國家數字化標準的前提下，根據企業實際情況進行數字化平臺的搭建。

第二，制定完整的培訓機制。人力資本是企業發展的核心要素，為提高數字化管理的質量，必須要發掘和培養優秀員工。其一，培養員工的數字化意識。數字化管理順應了社會發展，很大程度上提高了辦公效率。為了促進員工盡快適應新行業環境，加快企業檔案數字化推進，可以通過講座、宣講會和企業網站宣發等形式，加深員工對新技術的了解。其二，實行管理專業雙渠道培訓。管理企業層作為發展戰略的規劃者，必須花費大量的企業資源進行培養。通過脫產培訓、工作輪換、技術型的教學講座等方式，普及數字化技術的專業知識[4]。使管理人員了解企業整體狀態，培養其大局觀和前瞻性，能夠合理分析企業和市場的關系，明確發展路徑，抓住客戶痛點，創造企業的核心競爭力，從而提高盈利水平。其三，建立良好的溝通環境。企業內外的密切溝通，是及時發現數字化漏洞的探測儀。對內保持部門之間的交流，確保信息真實、準確、迅速；對外構建良好的公共管理，與技術供應商建立良好的合作關系，積極配合政府的工作，在不違反規則的前提下，取得政府信任。

3.2 提高數字化平臺質量

第一，結合企業現狀充分進行前期調研。互聯網技術的發展使市場上的平臺和數字化平臺、軟件數量劇增，企業必須在復雜的環境中進行全方位的市場調研，深入分析企業自身特征，選擇最適合的檔案數字化平臺。

第二，為數字化平臺建立企業的獨立數據庫。企業主要在市場上購買數字化軟件，軟件具有一定的模板化。因此，在檔案分類方面，除了原平臺默認的分類體系，企業可以根據檔案時間、檔案目錄搭建獨立的數據分類，提高實用性和平臺質量[5]。

第三，組建專業團隊自主研發。在企業的數字化平臺穩定后，可以成立專門為企業服務的團隊，針對企業發展的變化，及時調整檔案數字化的形式，也有利于及時發現運行中漏洞，提高平臺的安全質量。

3.3 建立監督機制進行評估檢驗

在數字化管理運行前期，要明確制定相關的監督機制，通過企業官方網站、工作群、張貼告示等方式進行公開，確保制度文字化。并且召開動員大會，一方面可以培養員工的數字化意識，另一方面為后續的平臺搭建打下基礎。在數字化管理過程中，成立專門的監督小組進行全方位管控。確保各個環節順利進行，規范員工行為，及時查漏補缺，從而提高企業檔案管理的質量水平。最后，在檔案數字化生成報告后，必須要增加檢驗和復核環節，減少人工部分的出錯率。對于檢驗方法，可以采取機器檢驗和人工輔助檢驗相結合的形式。在第一次檢驗后，采取抽查的方式進行復核，最大程度地保障安全性。

4 電力企業檔案數字化的安全保障措施

第一，建立嚴格的制度規范。企業檔案管理數字化的程序較多，各個環節都涉及保密信息，必須對數據進行全方位的安全管理。嚴格的制度規范可以很大程度地減少出錯率，為了加密信息，需要在每一個環節都設置安全驗證。管理人員進行檢驗或者技術人員進行操作，都需要輸入安全密鑰，并且制定規范涉密人員的管理制度。比如，進行簽到管理、規范操作室的進出規則、關閉數字化平臺的具體步驟等。對于崗位職責，在員工培訓階段也要強調工作的保密性，并設置培訓后的安全考試，對于不具備安全素質的員工進行二次培訓，加強檔案數字化管理的安全性。培訓后發布企業的檔案管理工作手冊，詳細記錄技術人員的操作流程和注意事項。

第二，優化檔案數字化的安保系統。企業必須構建風險控制預警系統，安裝防火墻，搭建密鑰管理系統，確保數字化運行過程中的安全防護，增強網絡系統的安全性能，組建專業團隊進行監控管理。其次，營造一個安全的工作環境。企業的數字化工作需要在封閉的網絡環境中進行，必須是內部網絡系統。最后，要注意檔案管理設備的管理和保修，定期進行質量檢查，加強硬件方面的防護管理。實行出入刷卡制度，工作人員進入檔案室必須經過身份鑒定，必要環節可以加入人工鑒定，對員工的資格進行雙重審查，提高安全指數，構建完整的數字化安保系統。

5 結語

企業檔案數字化管理是大勢所趨，為了提高電力公司的服務質量，必須從多方面進行改革。企業應該明確，制度是管理系統推行的保障，計算機技術和平臺是發展的基礎，管理人員和專業技術人員是核心內容，定制化服務是抓住客戶的亮點。必須根據市場中數字化的發展情況，結合企業實際，協調優化檔案數字化管理。同時，重視檔案數字化的安全保障，從軟件和硬件層面雙管齊下，最大程度上提高數字化的效用。