檔案管理工作規范初探

田宇

摘要：檔案工作廣義上是指所有與檔案有關的工作活動，狹義上是專指檔案的業務管理活動。本文通過對狹義檔案工作內涵、工作環節、基本性質研究的基礎上，對當前我國的檔案機構和檔案法律法規制度進行了梳理，進一步提出了針對基層組織檔案管理工作規范“十標準”。

關鍵詞：檔案；檔案工作；管理；工作規范

檔案最早出現于我國商代。隨著社會的發展，科技的進步，文件材料才能作為檔案的傳統觀念不斷被顛覆，檔案的內涵不斷被豐富，外延不斷被擴大，如磁記錄材料、激光記錄材料等在檔案中所占比重愈發增大，當前檔案已經成為一門種類多樣、門類齊全的學科。

一、檔案與檔案工作

檔案是組織和個人在社會活動中產生的，能夠作為原始記錄保存下來的以備考查的文字、圖表、聲像、實物以及其他各種載體的歷史記錄。檔案是人們在社會活動中為了解決或記錄各種問題、事件等形成的原始記錄，通過鑒別保存，以備將來考查利用。相比一般的信息資料，檔案記錄了各種事件活動的真實面貌，是最真實、最直接、最原始的記錄。只有通過鑒別判定具有查考利用價值的、按照一定規律集中保存起來的材料，才能真正成為檔案。檔案具有原始記錄性、信息性和知識性。其中原始記錄性是檔案區別于其他圖書、筆記等文字記錄材料的重要性質，是檔案最基本的性質。檔案能夠真實記錄事件發生的過程，最大限度地保留當事人的思想、行為、意識，甚至聲音形象等，因此對各項工作都具有查考憑證的作用。同時，檔案也能為人們總結經驗、吸取教訓、開展工作提供參考作用，可以幫助人們了解過去、指導現在、探知未來。充分理解檔案的性質，對檔案管理具有重要意義，使檔案管理人員能夠以高度的歷史責任感和使命感維護檔案的真實完整，阻止危害檔案真實性事件的發生。

廣義的檔案工作是指所有與檔案有關的工作活動，包括檔案管理、教育、科研等；狹義的檔案工作是特指檔案的業務管理活動，即對檔案文件進行收集整理、開發利用等工作。本文主要以狹義的檔案工作為研究對象。檔案業務工作可分為七個環節，即收集、鑒定、整理、保管、檢索、提供利用和統計。通過收集工作把工作活動中產生的零散文件集中起來，通過鑒定優化文件，使檔案更加精煉；隨后對檔案進行分類、組合、整理，使檔案系統化，并加以妥善保管。檢索工作是提供利用的基礎，通過提取檔案中有用的檢索信息，編制檢索工具，為利用者提供查找檔案的信息線索，最終實現提供利用。檔案統計是為對檔案開展有效控制，通過收集各個工作環節中的數據，并加以研究分析，為提出改進完善意見提供基礎性數據。檔案工作具有明顯的管理性、服務性和政治性。檔案工作是負責管理檔案信息的專門性工作，具有自己獨特的管理對象、手段、理論和原則。檔案工作是為其他各項工作提供信息支持的服務性工作，這是檔案工作存在的最根本的性質，是其賴以生存和發展的基礎。檔案的產生往往代表著某一階級利益，服務于某一特定階級，因此，檔案工作一定也必須具有政治性。

二、檔案機構與法律制度

要做好檔案工作，首先要了解檔案機構的設置和檔案的法律法規體系。當前，我國已經形成了一個由不同層次、不同類型檔案機構組成的科學完整的系統，具體分為檔案行政管理機構、檔案館和檔案室三類。檔案行政管理機構是負責管理全國檔案事務的機構，對檔案事業實行統籌規劃、組織協調、監督指導等工作，涉及國家檔案局、各級檔案局、處等。檔案館屬于國家科學文化事業機構，是國家永久保存檔案的中心，是檔案工作的終極基地。檔案館的管理水平能夠有效衡量一個國家檔案工作發展的真實水平。我國檔案館分為中央級檔案館、地方檔案館和專業檔案館。檔案室是機關單位的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量，維護機關歷史真實面貌的重要機構，是國家檔案的源泉和基礎，決定著國家檔案的完整程度和管理質量。檔案室主要負責指導監督本組織文件材料的歸檔，接受保管本組織檔案材料，定期向檔案館移交具有長久保存價值的檔案。檔案室可以分為六種類型：普通檔案室、科技檔案室、音像檔案室、人事檔案室、綜合檔案室和聯合檔案室。

我國古代和近代的檔案工作都具有嚴格的管理制度，但這些制度大多缺乏科學性和嚴密性，且僅停留在制度層面，沒有上升到國家法律高度，在執行上受人為作用較大。新中國成立后，我國針對檔案工作制定了一系列法律法規。當前，我國已經建立了完整的檔案法規體系，這是我國檔案事業發展的重要支撐。屬于國家層面的檔案法律，即《檔案法》，是我國檔案工作的基本法律，是國家檔案法律體系的核心。《檔案法》共分為六章二十六條，明確規定了檔案機構及其職責、確定了國家檔案范圍、制定了檔案工作的管理原則以及其他相關法律責任等等。由國務院制定的檔案行政法規，如《關于加強國家檔案工作的決定》、《機關檔案工作條例》等等。由各地方人民代表大會及其常務委員會制定的檔案工作方面的決定、條例、規定等，如《珠海市檔案管理條例》、《廣東省檔案管理規定》。此外，還有國務院各部、辦、委、局制定的檔案規章和地方人民政府根據本地區檔案的具體情況制定的檔案規章。

三、檔案管理工作規范“十標準”

針對基層組織檔案管理工作，除了認真執行國家和上級部門制定的檔案法律制度規定外，作為一級歸檔主體，檔案室應建立符合本組織實際需要的檔案管理工作規范，嚴格按照規范標準進行管理。同時，注重“強化收集、細化整理、切實利用”這一原則全面開展檔案管理工作。

檔案管理工作規范“十標準”，即一個制度、二個統一、三個確保、四個登記、五個嚴禁、六個定期、七個掌握、八個防范、九個不準、十個加強。具體來說，一個制度是指一套完整的檔案管理制度。檔案工作能否做到位，制度建設是根本，檔案制度是貫穿檔案工作始終的主線，是檔案工作落到實處的重要保障。要不斷完善組織內部的檔案管理工作，建立健全檔案管理制度，分別對檔案管理人員的崗位職責、檔案的安全保密、收集鑒別、整理移交、查借保管、銷毀統計、應急處置等方面進行具體明確的制度化規范。在制度的落實上，注重加強宏觀指導和微觀掌控，不斷強化檔案管理人員的檔案制度意識，提高檔案管理人員的業務素質，從而建立科學有效的檔案工作秩序，使檔案工作真正落到實處。二個統一，即統一存放，統一管理。整理歸檔后的檔案，要統一移交存放在檔案室專門的檔案柜中，方便進行統一管理。三個確保，即確保檔案資料的完整性、真實性和安全性。四個登記，即歸檔登記，查借登記，轉移登記和銷毀登記。其中，查借檔案除了按規定辦理相應的查借手續外，還應指定專人監督，督促借閱檔案部門按時間要求歸還檔案。五個嚴禁，即在檔案室內，嚴禁吸煙、嚴禁使用明火、嚴禁使用大功率設備、嚴禁存放易燃易爆等危險物品物，嚴禁無關人員隨意出入。六個定期，即定期歸檔、定期清點、定期統計、定期檢查、定期移交、定期銷毀。七個掌握：即要求檔案管理人員，掌握自身的崗位職責，掌握檔案的各類法律法規，掌握檔案管理各環節的工作規范和操作流程，掌握檔案業務知識和技能，掌握室藏檔案內容，掌握檔案檢索工具的應用以及掌握檔案室安全防范與突發事件應急處理措施。八個防范，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防塵、防高溫、防污染。檔案管理人員應定期檢查檔案儲藏條件，對一些問題設備、過期的防蟲防潮藥等進行更換。九個不準，即不準隨意談論檔案內容，不準在私人交往和通信中泄露檔案秘密，不準涂改、抽頁、拆毀、增刪檔案，不準擅自提供、復印、抄錄、攜帶、銷毀檔案，不準擴大檔案查借閱的范圍，不準隨意丟棄檔案工作中形成的帶有字跡的紙張，不準在檔案室會客，不準將應銷毀的檔案挪作他用，不準將檔案室、檔案柜鑰匙隨意借用。十個加強，即加強檔案工作職業道德建設，加強對檔案工作重要性的認識，加強檔案工作人員的責任意識，加強落實檔案管理規章制度的執行力度，加強提高檔案管理水平和工作能力，加強檔案設施的更新與完善，加強查借閱檔案的工作效率，加強檔案檢索工具的有效性，加強檔案工作開拓創新的能力，以及加強檔案管理的安全教育和保密意識。

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