電子檔案與紙質檔案的整合管理

楊淼

【摘要】近年來我國檔案事業取得了較快的發展，信息技術被引入到檔案管理工作中來，電子檔案得以產生，出現了紙質檔案與電子檔案共存的情況。為了有效地提高檔案管理的水平，需要將紙質檔案與電子檔案進行有機整合，統一進行管理，從而更好的推動檔案事業的健康、有序發展。

【關鍵詞】電子檔案；紙質檔案；整合管理；要求；模式

一、電子檔案和與紙質檔案整合管理的必然性

紙質檔案和電子檔案本質上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點，但由于二者載體不同，這也使紙質檔案與電子檔案都具有自身的特點。在當前新形勢下，為了保證檔案管理工作的順利開展，需要將紙質檔案與電子檔案兩者綜合起來，取長補短。電子檔案以網絡技術作為載體，儲存時間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數不高。紙質檔案以紙質文件作為載體，具有較高的安全系數，檔案具有較強的真實性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質檔案不易保存，使用過程中檢索困難。電子檔案和紙質檔案各有利弊，將二者進行整合管理，能夠有效的發揮各自的優勢，使其更好的為使用者服務。在當前電子檔案和紙質檔案共存發展的局面下，檔案管理者需要及時轉變思路，加快創新，制定有效的管理方案，不僅要積極應對檔案電子化的轉化，從多個層面來有效的提高電子檔案的法律地位，同時還要做好紙質檔案的保管工作，使電子檔案和紙質檔案都能夠發揮各自長處，有效的保存好具有較強真實性和可靠性的紙質檔案，同時更好的發揮電子檔案的優勢，對二者進行整合管理，有效的維護好檔案之間的聯系，從而為檔案的使用提供更多的便利。

二、電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求

當前信息技術取得了較快的發展，將在檔案管理工作中充分的應用，構建了檔案管理網絡信息辦公平臺。現代化檔案管理主要針對電子檔案進行管理，而傳統檔案管理模式主要針對的是紙質檔案的管理。但在當前電子檔案和紙質檔案共存的形勢下，現代化檔案管理也需要對紙質檔案進行管理。因此需要將電子檔案與紙質檔案進行有效的整合，有效的提高現代化檔案管理的水平。

（一）同步歸檔。對于收集的紙質文件需要認真進行檢驗和審核，做好紙質檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時進行歸檔。在歸檔過程中，無論是紙質檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質檔案，電子檔案在歸檔時要存入到計算機硬盤中，同時還要標記上已歸檔的標記。

（二）同步整理。電子檔案與紙質檔案需要同步進行整理，這主要是由于無論是電子檔案還是紙質檔案都擁有一致的檔案號，信息也基本相同，因此在整理時需要將電子檔案和紙質檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鑒定 。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

（四）同步利用 。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。

三、電子檔案與紙質檔案并存的管理模式

紙質檔案和電子檔案都具有自身的獨特性，而且所具有功用性也不同，當前二者并存于檔案各個領域中。電子檔案無論是在信息傳輸、開發利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點，這是電子檔案獨有的優勢。相較于電子檔案的這些優勢而言，其安全性無法得到有效的保障，因此需要對紙質文件或其副本進行備份保存。當前電子檔案和紙質檔案共存是檔案無紙化實現過程中一個重要的過程，二者共存發展有利于互補，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發文和內部文件）進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對于具備辦公自動化管理和檔案管理的軟硬件環境，有可能實現“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實行辦公自動化和檔案管理環境的單位則可以對電子文件和紙質檔案在歸檔期實施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的。但是，我們應認識到紙質文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因為立卷方式的改變而使檔案文件散失，紙質文件不僅要歸檔，而且還需要進行必要的整理，更好地保管和利用。

四、結束語

在當前檔案事業發展過程中，無紙化是檔案工作未來發展的必然趨勢，而電子檔案和紙質檔案共存發展是無紙化實現過程中必然的一個過程，因此在當前二者共存發展的形勢下，我們需要了對電子檔案和紙質檔案兩者之間的關系進行了解，并并對電子檔案和紙質檔案進行整合，使電子檔案和紙質檔案在歸檔、整理及開發利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補各自的不足之處，充分的發揮電子檔案和紙質檔案的優勢，以便于更好的推動我國檔案事業的健康、有序發展。

參考文獻

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