數(shù)據(jù)庫建模在倉儲保管中的應(yīng)用

剡政瑜,劉雅蕾

(1.長慶油田公司　物資采購管理部,陜西　西安　710018；2.長慶油田公司　物資供應(yīng)處,陜西　咸陽　712000)

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數(shù)據(jù)庫建模在倉儲保管中的應(yīng)用

剡政瑜1,劉雅蕾2

(1.長慶油田公司物資采購管理部,陜西西安710018；2.長慶油田公司物資供應(yīng)處,陜西咸陽712000)

[摘要]文章主要針對咸陽供應(yīng)轉(zhuǎn)運(yùn)站倉儲保管存在大量的紙質(zhì)記錄造成出入庫資料查詢不易,與上級部門、二級單位、運(yùn)輸系統(tǒng)核對信息查找時間長、耗費(fèi)人力多等情況,分析資料查詢困難的主要原因,并據(jù)此提出切實(shí)可行的解決對策,對提高全站保管物資出庫資料管理水平具有積極的作用。

[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)庫建模；數(shù)據(jù)庫應(yīng)用；倉儲保管

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.030

1概述

1.1基本情況介紹

某站庫屬于長慶油田一級站庫,主要承擔(dān)石油轉(zhuǎn)運(yùn)管材、流體用無縫鋼管、優(yōu)鋼、板材、建材、化工用品等物資的倉儲、轉(zhuǎn)運(yùn)任務(wù)。現(xiàn)存物資統(tǒng)計(jì)顯示,目前儲存物資種類多、數(shù)量大,儲存周期長且二級單位名稱繁多,配送具體用料地址偏遠(yuǎn),標(biāo)段復(fù)雜,生成單據(jù)信息量大,由此可以看出,把單據(jù)提供的信息按一定的模型組織起來,提供存儲、維護(hù)、檢索數(shù)據(jù)的功能,建立起來的信息系統(tǒng)可以方便、及時、準(zhǔn)確地從數(shù)據(jù)庫中獲得所需的信息,可以有效地提高物資出入庫資料管理水平。

1.2概念

1.2.1數(shù)據(jù)庫建模

在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫時,對現(xiàn)實(shí)世界進(jìn)行分析、抽象，并從中找出內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)而確定數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu),這一過程就稱為數(shù)據(jù)庫建模。

1.2.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

是指對于一個給定的應(yīng)用環(huán)境,構(gòu)造最優(yōu)的數(shù)據(jù)庫模式、建立數(shù)據(jù)庫及其應(yīng)用系統(tǒng),使之能夠有效地存儲數(shù)據(jù),滿足各種用戶的應(yīng)用需求。

1.2.3數(shù)據(jù)庫基本理論

數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)是從全局觀點(diǎn)出發(fā)建立,按一定的數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織、描述和存儲。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)是為眾多用戶所共享其信息而建立的,不同的用戶可以按照各自的用法使用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),并按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲和管理數(shù)據(jù),在信息化社會,充分有效地利用各類信息資源是進(jìn)行科學(xué)研究和決策管理的前提條件。

1.2.4數(shù)據(jù)分析

是指用適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)計(jì)分析方法對收集來的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,提取有用信息和形成結(jié)論對數(shù)據(jù)加以研究和整理的過程。

2倉儲保管中物資信息存儲的弊端

2.1倉儲保管中物資信息存儲現(xiàn)狀

該站庫保管班在物資收發(fā)過程中一直以傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄為主,物資收發(fā)高峰,在配送工作方面產(chǎn)生的問題很多,配裝料、小噸位、用料急,物資名稱規(guī)格復(fù)雜,運(yùn)輸車輛需按照送貨的先后順序卸車,基于保管的記錄方式,保管員需要做大量的準(zhǔn)備工作,每發(fā)一輛車，從開始發(fā)貨前的統(tǒng)計(jì)、查找資料到物資發(fā)出后的資料整理,都需要花幾天的時間,即便是認(rèn)真仔細(xì)核對仍然會發(fā)生規(guī)格混串、地點(diǎn)錯誤的情況,直接影響物資出庫,增加了業(yè)務(wù)差錯率。

2.2倉儲保管物資紙質(zhì)記錄的不足

紙質(zhì)記錄需要閱讀的數(shù)量很多,書寫不規(guī)范、不易查詢,攜帶不便,保存需要很大空間,不環(huán)保,易丟失缺頁。

3倉儲保管中物資信息存儲的解決方案

3.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析與整理

數(shù)據(jù)分析的目的是把隱沒在一大批看來雜亂無章的數(shù)據(jù)中的信息集中,通過采集分析大量的信息數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)一個數(shù)據(jù)庫的建立需要準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),那么數(shù)據(jù)的分析與整理就顯得尤為重要。

從事數(shù)據(jù)分析工作的前提是保管員懂業(yè)務(wù)、熟悉業(yè)務(wù)流程,如果脫離行業(yè)認(rèn)知，數(shù)據(jù)分析的結(jié)果就沒有太大的使用價值。

在實(shí)際倉儲保管中，每一筆到貨物資都能產(chǎn)生一系列的信息數(shù)據(jù),例如到貨物資會產(chǎn)生數(shù)量、噸位、米長、四號定位、計(jì)量單位等有效信息,通過使用計(jì)量設(shè)備過磅、公式換算等方法可以準(zhǔn)確獲知物資的數(shù)量,物資到貨時存放的位置。在存放物資的現(xiàn)場設(shè)立儲存物資標(biāo)識牌標(biāo)注物資的屬性及定位,出庫物資的配送車輛信息、出庫單據(jù)以及隨貨資料存檔的檔案編號必須與記錄資料一致。準(zhǔn)確收集和整理第一手基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)成為數(shù)據(jù)庫信息的重要過程,以求最大化地開發(fā)數(shù)據(jù)資料功能、發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用。

3.2數(shù)據(jù)庫建模

建立數(shù)據(jù)庫主要為了管理和應(yīng)用的方便,如果不建立數(shù)據(jù)庫,只能以紙質(zhì)文字的形式查詢,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性都很難保證。建立數(shù)據(jù)庫后,可以供很多人同時查詢和應(yīng)用,保管員對數(shù)據(jù)進(jìn)行變更后,所有用戶經(jīng)查詢都可以馬上看到變化后的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)共享性不僅滿足了保管員對信息內(nèi)容的要求,同時也滿足了用戶之間信息通信的要求。利用數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確定位,方便查找、修改靈活、提高工作效率,響應(yīng)無紙化辦公要求提高收發(fā)存辦公信息化程度。

3.3倉儲保管物資信息存儲存在問題及解決方案

根據(jù)咸陽供應(yīng)轉(zhuǎn)運(yùn)站生產(chǎn)實(shí)際情況記錄數(shù)據(jù)方法及存儲方式,制定解決保管物資信息存儲存在問題的解決方案，見下表。

倉儲保管物資信息存儲存在問題解決方案

綜上所述,現(xiàn)今社會信息化已滲透到社會的各個方面,把信息系統(tǒng)中大量的數(shù)據(jù)按一定的模型組織起來,提供存儲、維護(hù)、檢索數(shù)據(jù)的功能,使信息系統(tǒng)可以方便、及時、準(zhǔn)確地從數(shù)據(jù)庫中獲得所需信息。現(xiàn)在物流倉儲行業(yè)對從業(yè)人員的信息化水平提出了新的要求,建立有效的數(shù)據(jù)庫能夠滿足各種用戶的應(yīng)用需求。

4數(shù)據(jù)庫在倉儲保管中的應(yīng)用

4.1利用數(shù)字化建模完成儲存物資動態(tài)分析

將倉儲物資名稱規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、噸位、單重、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同號、物料碼、計(jì)劃號、外向交貨單號、單據(jù)日期、配送車輛車號、用料名稱、發(fā)貨地址、發(fā)貨情況備注、運(yùn)單編號、驗(yàn)收出庫單編號,存放在數(shù)據(jù)庫中見圖1。

圖1　儲存物資信息數(shù)據(jù)庫建立流程

實(shí)施效果：實(shí)現(xiàn)物資、資料以及數(shù)據(jù)的一致性,提升查詢準(zhǔn)確度。

用不同的顏色來區(qū)分儲存物資不同狀態(tài),如第一種顏色區(qū)域表示出庫物資的剩余數(shù)量及執(zhí)行狀態(tài),第二種顏色區(qū)域表示物資已發(fā)出進(jìn)入ERP結(jié)算狀態(tài),第三種顏色表示需要物資保養(yǎng)才能出庫等。見圖2。

圖2　不同色塊區(qū)分儲存物資的不同狀態(tài)

4.2使用向?qū)Ы⒉樵?/p>

將查詢形式分類,以辦公軟件表格形式輸出查詢結(jié)果,實(shí)現(xiàn)字段選取、記錄篩選、選擇排序方式，數(shù)據(jù)文件可以長期保存在外存儲器進(jìn)行多次存取、修改和查詢操作。此外篩選是查詢處理區(qū)域中數(shù)據(jù)集結(jié)的快捷方法,把滿足條件的數(shù)據(jù)查詢出來,檢索功能方便單獨(dú)數(shù)據(jù)的處理。

實(shí)施效果：建立有效的數(shù)據(jù)庫建模,便于攜帶,極大地節(jié)省了儲存空間。對資料進(jìn)行編碼方便查閱,打破傳統(tǒng)手寫紙質(zhì)記錄觀念意識。

5結(jié)論

通過上文我們可看出,只要制訂好有針對性的方案,完全可以大幅提高物資出入庫資料管理水平,有力保障該站倉儲保管工作的正常運(yùn)行。因此掌握數(shù)據(jù)庫在倉儲保管中的應(yīng)用就顯得尤為重要。①通過實(shí)際參與收集、整理、描述、和分析數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)庫,完全可以替代紙質(zhì)記錄。②利用數(shù)據(jù)庫建模感受統(tǒng)計(jì)在生產(chǎn)中的重要作用,培養(yǎng)重視調(diào)查研究的良好習(xí)慣和科學(xué)態(tài)度。③數(shù)據(jù)庫建模有效提高物資出入庫資料管理水平。

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