計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

郝雅娟

（太原天然氣有限公司 山西太原 030006）

計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

郝雅娟

（太原天然氣有限公司 山西太原 030006）

隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，其應(yīng)用也日益廣泛，其事業(yè)單位為了提升工作效率，大量引入了辦公自動化技術(shù)，從而使得辦公管理結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化，促進了企事業(yè)的發(fā)展。本文簡述了計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的必要性，對計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用及其發(fā)展進行了探討。

計算機信息處理技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用；必要性；發(fā)展

1 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的必要性

辦公自動化的推廣及實施能夠幫助促使企業(yè)創(chuàng)設(shè)出一個完善化的信息化管理系統(tǒng)，進一步提升企業(yè)管理業(yè)務(wù)能力。在辦公自動化之中，計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用能夠促使辦公自動化的良好發(fā)展，進而幫助提升工作效率，實現(xiàn)辦公的靈活管理。隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動信息化管理是必然的發(fā)展趨勢。

2 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用分析

（1）數(shù)據(jù)處理軟件應(yīng)用。在現(xiàn)代企業(yè)的日常辦公中，所接觸到的數(shù)據(jù)量極大，其處理較為復(fù)雜化。在此處理軟件應(yīng)用中，可對其所具備的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序生成功能進行使用，為用戶建立各類數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序提供助力。進一步為有需求用戶提供更為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，為實現(xiàn)現(xiàn)代化的辦公管理目標(biāo)提供助力。

（2）文字處理軟件應(yīng)用。在文字處理軟件應(yīng)用中，能夠幫助創(chuàng)建出多種文檔，如商務(wù)類、報告、書信等，整個操作極為簡便靈活化。另外，此類處理軟件還具有極強的圖形、表格處理能力，實現(xiàn)圖形、表格及文字的有機結(jié)合，使用較為便利。此軟件能夠為日常辦公提供多種命令功能，如文件管理、郵件列表、數(shù)據(jù)計算、圖形處理等，以此幫助充分滿足用戶辦公需求。整體而言，此類軟件在文字處理工作中可以展現(xiàn)出極佳的優(yōu)勢性，受到人們的普遍認(rèn)可。

（3）數(shù)據(jù)處理電子表格應(yīng)用。數(shù)據(jù)處理電子表格的應(yīng)用能夠幫助有效提升辦公效率。此項信息處理技術(shù)在應(yīng)用中的主要優(yōu)勢是：簡便、靈活、清晰等，能夠促使辦公人員在較短的時間內(nèi)迅速掌握相關(guān)操作技能。由于此項處理技術(shù)能夠幫助提供多種分析、計算工作，因此在數(shù)據(jù)計算辦公中可盡量避免重復(fù)計算操作，進而提升工作效率。另外，此項信息處理技術(shù)還具有格式化的功能，可對數(shù)據(jù)圖表做直觀化的數(shù)據(jù)分析，在經(jīng)濟財務(wù)報表制作中應(yīng)用廣泛。

（4）電子郵件信息處理應(yīng)用。此類處理技術(shù)主要的應(yīng)用領(lǐng)域為：個人信息的處理。可對此項處理技術(shù)科學(xué)應(yīng)用，以此為管理郵件、聯(lián)系人等提供助力，實現(xiàn)對郵件的簡便瀏覽及信息分享。與此同時，還可幫助對一些重要的會議資料進行完整保存，并靈活運用電子郵件、公共文件的方式對相關(guān)信息進行分享、傳輸。

（5）電信會議技術(shù)應(yīng)用。計算機信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)處于不同地域人員在同一網(wǎng)絡(luò)上聚集。參加會議的人員可在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上對會議內(nèi)容進行探究，并發(fā)表言論，總結(jié)提出一些重要決策。而且還可幫助完整記錄會議內(nèi)容，為后期的查閱應(yīng)用提供幫助。參與會議人員只需查看網(wǎng)頁便可獲取到想要的信息。如此一來，能夠有效縮減傳統(tǒng)會議中所花費的時間、精力，進一步提升辦公質(zhì)量及效率。

（6）圖文制作及演示。在辦公幻燈片的制作、播放中，信息處理計算軟件也得到了較為廣泛的應(yīng)用。在圖文的制作及演示中，可運用信息處理技術(shù)對幻燈片的格式、文本進行編輯，并加入一些圖形、表格元素，以此達到圖文并茂的效果，增強其生動、形象性。在幻燈片制作中，展示內(nèi)容得以豐富化，其最終的展示效果也能夠得以增強。此技術(shù)軟件在辦公中的應(yīng)用主要體現(xiàn)于Power Point上，在教學(xué)、傳媒辦公等多個領(lǐng)域中，其優(yōu)勢作用可以得到最大化的發(fā)揮。

3 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用發(fā)展

（1）實現(xiàn)辦公智能化。智能化是計算機信息技術(shù)應(yīng)用發(fā)展的趨勢。現(xiàn)今全球化信息的發(fā)展使得企業(yè)用戶數(shù)量逐漸增多，受到此種環(huán)境影響，辦公工作人員日常所接觸到的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)越發(fā)增多，且越發(fā)復(fù)雜。為了更好的減輕辦公人員的工作壓力，辦公系統(tǒng)也會逐步完善，從而使得其智能性特點越發(fā)突顯，辦公效率得以提升。現(xiàn)今許多的計算機信息軟件具有常用的商業(yè)智能操作功能，相信在其今后的發(fā)展中，勢必會出現(xiàn)越來越多的此類功能，從而實現(xiàn)辦公智能化。

（2）視頻技術(shù)的廣泛應(yīng)用。現(xiàn)今視頻及壓縮技術(shù)的發(fā)展將會使得視頻會議的推廣應(yīng)用逐漸成為現(xiàn)實。視頻會議參加者可以在會議上暢所欲言，全面表達自身想法。與此同時，還可對會議現(xiàn)場進行全面觀察，實現(xiàn)有效的會議討論。在辦公自動化中，無線視頻技術(shù)的應(yīng)用將幫助改善整個信息交流活動的平臺，對其做進一步的拓寬化處理，視頻技術(shù)應(yīng)用也將成為辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展趨勢。

（3）無線辦公環(huán)境。信息終端應(yīng)用的完全融合使得3G與4G無線移動技術(shù)在辦公中的應(yīng)用越發(fā)廣泛化，在今后勢必會成為一個普遍趨勢。而實現(xiàn)了計算機、網(wǎng)絡(luò)及通訊技術(shù)的移動設(shè)備在今后也逐漸會成為辦公必需的信息終端。此信息終端的出現(xiàn)便會為實現(xiàn)移動辦公自動化提供助力，從而使得自動化管理無處不在。由此可見，在未來的信息處理技術(shù)應(yīng)用中，無線辦公環(huán)境的構(gòu)造也將會成為一大發(fā)展趨勢。

（4）個性化辦公軟件的設(shè)計。現(xiàn)今的計算機信息技術(shù)雖然已在辦公自動化工作中實現(xiàn)了廣泛應(yīng)用，并充分發(fā)揮出了其優(yōu)勢作用。但是辦公軟件仍然存在缺乏個性化特色的問題。當(dāng)前許多辦公軟件相互之間均較為相似化，而不同的企業(yè)在日常運作管理中對于辦公軟件的實際應(yīng)用需求也會有所差異。有許多企業(yè)購置了許多軟件應(yīng)用，但是其中所應(yīng)用到的功能其實并不是很多，造成了資源的浪費。因此相信在未來的應(yīng)用發(fā)展中，辦公軟件中將會逐漸加入一些計算機信息技術(shù)，為不同企業(yè)設(shè)計出許多適用的辦公軟件，進一步提升軟件使用效率。

4 結(jié)束語

計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，實現(xiàn)了辦公人員與計算機的有機結(jié)合，提高了辦公效率。隨著市場經(jīng)濟的逐步完善，計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用日顯重要，因此必須加強對其進行分析。

[1]李大向.淺析計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化上的應(yīng)用[J].科技資訊，2013（35）.

[2]王 紅.計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].信息與電腦，2015（9）.

[3]莫晨晨.計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化上的應(yīng)用[J].硅谷，2013（14）.

TP317.1

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1004-7344（2016）21-0281-01

2016-7-10