人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的重要性

周華

（湖北省廣水市人力資源和社會保障局 湖北廣水 432700）

人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的重要性

周華

（湖北省廣水市人力資源和社會保障局 湖北廣水 432700）

機關事業的人事檔案是正確選拔使用以及全面地、歷史地了解考察機關事業單位職工的有力依靠。在當前中國經濟體制不斷改革的背景下，越來越多的人們對機關事業單位的作用變革的要求也越來越嚴格，并且機關事業單位的重中之重便是人力資源，人力資源管理工作落實的好與壞會直接導致機關事業單位功能執行的程度，因此人力資源管理很大程度受到人事檔案的影響，然而，在如今的日常工作中，人們往往會忽視人事檔案的重要作用。本文針對這一問題，談論人事檔案在機關事業單位人力資源管理的重要性。

人事檔案；人力資源管理；重要性

引言

目前來說，人事檔案直接為人員信息提供了有力依據，所以人事檔案管理是機關事業單位人力資源管理中不可或缺的組成部分，科學有效的人事檔案管理可以增加人才發掘的力度以及人力開發的程度。假如人事檔案管理不能順從目前人力資源管理的模式，就會嚴重阻礙人力資源的管理，這對機關事業的發展以及人力資源的管理是十分不利的。因此，機關事業的工作人員必須提高對人事檔案在機關事業單位人力資源管理重要性的認識，這樣才能更好的促進事業的發展。

1 人事檔案管理與人力資源管理的關系

一般來說，廣泛定義人力資源管理的含義是：通過科學有效的管理方法對人力資源進行調配以及組織，從而讓物力人力可以維持在最高效的比例，通過協調與控制人的心理活動以及思想，從而能促使人的主觀能動性得到最大限度的發揮，這樣才可以完成人盡其才，物盡其用的目標。綜上所述，人力資源管理就是把人作為主體進而調整資源分配的一種管理方式。人事檔案通常是指社會或者國家在開展人事管理活動的規程中產生的，目的是為了儲存個人的工作行為的一種檔案，其具備動態性、真實性、機密性以及現實性等四大特征。其是考核以及選拔人才的重要依據。由此我們不難看出，人事檔案管理與人力資源管理是隸屬關系。人事檔案管理是機關事業單位進行人才考核與管理的重要根據，同時也是合理分配人才，實現人力資源最大價值的重要前提，人力資源管理是把人事檔案給出的人才資料作為基石，所以人事檔案在機關事業單位人力資源管理中占據著重要的作用。

2 人事檔案在機關事業單位人力資源管理的重要性

人事檔案中的資料為人力資源管理提供重要根據，所以其在機關事業單位人力資源管理中占據著重要的作用，是人力資源管理合理分配人才，實現人力資源最大價值的重要前提。人事檔案與人力資源管理之間存在著十分緊密的聯系。科學的人事檔案管理對優化人力配置以及人力資源開發來說十分重要。

2.1 人事檔案可以為人力資源管理提供可靠資料

通過合理的人事檔案管理，管理者可以十分清楚的掌握機關事業單位職工的發展動態、表現以及業績，不僅如此，還可以了解職工的人生軌跡，這樣可以更清楚的挖掘人才、引用人才及合理的使用人才。人事檔案可以為人力資源管理提供非常多有用的信息，這樣可以使得國家或者機關事業單位可以更敏銳的發掘新人才，提高機關事業單位的管理水平和服務能力，即使發掘的人才種類繁多，只要可以最大化的發揮人力資源的智能，就能夠使得機關事業單位蓬勃發展，這樣才可以充分體現人才的價值，確保單位的口碑。

通過人事檔案可以清楚掌握職工的信息，同時掌握職工的實際能力，進而預測其未來可能的發展方向，這樣才能夠發揮人才的最大價值，以免壓制人才以及埋沒人才。通過科學的人事檔案管理，可以清楚的指導人才需求的大致方向并且可以完善人才選拔、職工培訓和退休、以及福利等工作。

2.2 人事檔案管理可以更加科學的優化資源配置

通過認真討論以及分析人事檔案可以十分清楚掌握單位職工的資料，進而能夠更加合理的進行利用與管理人才。科學的人事檔案管理可以讓人力資源獲得的資料能夠共享，當實施資源優化配置的時候，能夠按照不同的人才特長以及優勢分配最佳適用崗位，這樣就能夠使得每一個人才都有發揮的空間，可以因事選人，因人而異，這樣才能真正發揮人才的實際價值，進一步確保人才進行科學有效的流動，最大程度上提高機關事業單位的服務水平。人事檔案管理具備的優化資源配置的作用，可以極大推動機關事業單位人力資源管理的發展。

2.3 人事檔案管理可以更科學更合理的預測未來人事的變化方向

機關事業單位的內部是產生以及影響人力資源需求的最主要原因，通過分析人力資源檔案可以更加快速的知道機關事業單位對未來人才需求的方向，明白單位真正渴求的是何種人才，進而才可以清楚的掌握機關事業單位的需求，這樣才有利于設計人才招攬計劃。通過建立人才儲備信息庫，并對其進行仔細的討論與分析，才可以更加科學、更加合理的預測未來人事的變化以及需求方向等。

2.4 人事檔案管理的好壞可以直接反應單位人力資源管理的水平

人事檔案管理是機關事業單位人力資源管理中不可或缺的重要組成部分。事實上，人事檔案與人力資源管理緊密相連、不可分割而談，二者之間彼此影響，“一榮俱榮，一損俱損”誰都不可以離開另一個單獨存在，人力資源管理就是以人事檔案管理為中心逐步開展工作。無論是輸入還是輸出，人事檔案管理都是為最大開發人力資源做貢獻，這不僅可以最大程度上提高人才資源的利用率，還可以完善人力資源的資源管理工作。通過完善人事檔案管理工作，能夠以花費最低的成本完成更多的人力資源管理工作，進一步增加機關事業單位的組織能力以及職工的競爭力。綜上所述，人事檔案管理的好壞與否對機關事業單位人力資源管理的水平的高低有著直接的影響，因此，機關事業單位必須重視人事檔案在機關事業單位人力資源管理的地位。

2.5 人力資源管理制約于人事檔案管理

隨著時代的不斷變革與發展，人力資源管理呈現出全新的格局，假使人事檔案管理存在嚴重的不足或者問題，就會嚴重阻礙人力資源管理有序健康的前進，并且很大幾率對其產生嚴重的負面影響，這些主要體現在以下幾個方面：

2.5.1 檔案資料管理十分落后

人事檔案記錄的信息以及資料全都是機關事業單位過往記錄的信息，沒有得到及時的更新補充，對于某些無需再審的檔案擱置一旁，不加管理與處置，單單只靠程式化的資料作為依據往往發揮不出很大的作用。真正可以體現最近人才狀況以及資料的檔案基本為零。這就會出現現有的人事檔案不能為機關事業單位提供非常有價值的信息，就會造成人事檔案管理出現嚴重斷層現象，更有甚者，出現嚴重的癱瘓現象。如果在這個時段出現重要的人員流動現象，就會對人力資源管理造成無法想象的嚴重影響。所以，機關事業單位必須重視有關人事檔案的更新。

2.5.2 人事檔案記錄的信息十分雷同

人事檔案必須能夠全面真實的反應該人才的實際背景以及狀況，絕對不允許有虛假信息的存在，然而如今許多機關事業單位出現一些人事檔案記錄信息是一樣的現象，內容及其不真實，這樣就無法體現該人才的特點以及優勢，這樣的人事檔案對于人才的考核就沒有任何參考價值，不能作為考核的依據，如果不能向用人單位提供真實的檔案材料，就會嚴重影響到機關事業單位正常的職工晉升以人才選拔，也會間接嚴重挫傷職工的自信心以及積極性，為機關事業單位造成許多不必要的損失。如果由于人事檔案使用的不規范從而導致人事檔案最終被棄用，這就會大大提高人力資源管理的成本，阻礙人力資源的有效利用。人事檔案信息的雷同問題必須得到及時有效的解決。

2.5.3 弄虛作假的人事檔案

虛假的人事檔案信息會嚴重阻礙正常的人力資源合理的配置工作。人事檔案最重要的就是必須真實，與實現情況相符合，如果人事檔案是弄虛作假，胡亂編造出來的，人事檔案就會失去其原本的利用價值，這樣的人事檔案絕對不能被采用。常見人事檔案中的虛假信息大多為假的學歷、假的年齡以及假的工作年限等，這些虛假的檔案資料都會嚴重影響機關事業單位人事部門對人才的考核以及評估，這樣就無法做出正確的判斷，進行有效的人事管理，特別是制定的一些人才引進、人員配置以及職工退休補充計劃。這就對機關事業單位造成嚴重的影響，更嚴重的就是沒有抓住發展的最好機遇。

基于上述所述，機關事業單位必須針對以上問題，制定或者采取有效的解決方法，必須更加合理、更加科學的完善人事檔案管理工作，這樣才可以更加優秀的服務單位或者企業。如果想要改善人事檔案管理，就必須要定期對機關事業單位的人事檔案進行審核以及更新，確保人事檔案的信息是真實的并且經過及時更新的，確保最后的人事檔案是絕對真實的，不存在任何作假的。對于新聘用的人才，必須考察其綜合表現狀況，盡可能確保錄入信息的準確性。機關事業單位必須根據目前的新形勢與情況以及不匹配的規章制度開展改革活動，更加科學、更加合理的完善人事檔案管理工作，確保人力資源管理可以更加精確的掌握職工的真實狀況，這樣才可以更好的提高機關事業單位管理人員的綜合素質。人事檔案管理核心的工序就是增加人力資源的綜合能力，只有這樣才能從源頭上扼殺不合理行為。因此，機關事業單位必須對人力資源工作人員開展定期的業務培訓活動，提高服務能力，使其更加適應當下的發展形勢，不斷的提高其思想境界以及綜合素質，這樣才可以確保人事檔案管理的工作人員可以不斷適應時代發展的潮流，更加優秀的完成人事檔案管理工作。

3 結束語

人事檔案管理是機關事業單位進行人力資源管理的核心，同時也是一個組織對人才進行聘用了解的重要參考標準，機關事業單位人事檔案管理工作完善的好壞與否是決定該單位人力資源管理成敗的重要影響因素。健全、規范以及真實的人事管理對機關事業單位的發展具有重要的意義以及作用。優秀的人事檔案管理，可以確保機關事業單位擁有規范以及健全的人事調配，可以更加優秀的推動單位人力資源開發的進程。因此，機關事業單位必須具備良好的人事檔案管理體系，全面的發揮人力資源管理的職能，才能有效提高機關事業單位的管理水平和服務能力。

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[3]丁曉潔.淺談企業人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].蘭臺世界，2015（S4）.

D630.3

A

1004-7344（2016）21-0015-02

2016-7-10

周華（1979-），女，館員，本科，主要從事人事檔案管理工作。