淺論促進檔案管理的創新

李鳳榮

（齊齊哈爾市昂昂溪區財政局 黑龍江齊齊哈爾 161031）

淺論促進檔案管理的創新

李鳳榮

（齊齊哈爾市昂昂溪區財政局 黑龍江齊齊哈爾 161031）

人們在各種社會活動中，需要查考過去的工作與生產情況，研究事物的發展規律，繼承已有的成果，那么檔案就具備利用的價值。但是長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，對檔案的重要性認識不清。目前社會對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。所以本文也對檔案工作的創新性建設提出了一些看法。

檔案管理；檔案工作

檔案的價值指的就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現。檔案是由機關、團體和社會組織在社會活動中形成的文件材料轉化而來的，是機關公務活動的記錄，反映了機關和社會組織活動的完整情況。它是機關工作中不可缺少的輔助工具，是處理業務和履行職能的手段，要熟悉機關工作的情況、規劃決策、處理事務就必須查考和利用檔案。否則，將給機關工作帶來困難。

一切科學研究，無論是計會科學研究或是自然科學研究，都必須充分占有一定的材料，這是一個不可缺少的重要條件。在科學研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒，另一方面能提供大量的實驗和觀察中概括的基礎材料供間接參考。

1 檔案發揮作用具有的規律和特點

（1）檔案價值時效律和檔案價值擴展律。檔案的價值與時間的關系極為密切。檔案價值的時效律，是指有些檔案的作用是有時限性的，有的檔案可能在一段時期內有較高的查考價值，且利用的價值較高，隨著時間的推移，這種價值逐漸減小，甚至消失。掌握檔案價值的時效律要求我們正確判斷不同檔案的時效性，適時地提供利用，以免因錯過最佳的開發利用時機而喪失檔案的部分或全部價值。

（2）檔案機密程度遞減規律。隨者時間的推移，檔案機密程度不是一成不變的，檔案的機密性會日漸減退，有的甚至失去機密性，最終可以向全社會開放。一般而言，檔案形成時間距今越遠，機密程度越小；現行機關的檔案機密性相對較強些。機密程度與檔案的保存時問成反比。掌握檔案機密遞減規律，有助于我們妥善處理好保密與開放的關系，及時有效地開發檔案信息資源，發揮檔案的價值與作用。

（3）檔案發揮作用條件規律。檔案發揮作用受到一定條件的制約。檔案的作用是客觀存在的，而檔案的作用能否發揮，發揮大小，取決于三個方面因素的影響：①受社會發展水平的限制。②受人們對檔案認識水平的限制。③受檔案管理水平的限制。當前，檔案工作仍處于初級發展階段，許多問題沒有解決好。

2 檔案管理創新的途徑

（1）服務手段創新。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。

（2）拓展服務領域。信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

興辦服務實體，發展檔案產業。在信息化社會的今天，檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，而是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何―個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立―個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會伉息系統的前提條件和核心內容之一。建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費。

注重“反饋”，深層次開發檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果，進行分析研究，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。例如，產品經過用戶使用之后，能否適應需要、哪些需要改進等，這是檢驗企業為適應市場需求而采取的改革措施是否成功的關鍵，也是對產品質量作出的評價。通過對產品質量的反饋材料進行分析研究，在此基礎上，企業進行自我調節，評判自身，檢查企業產品改進的目標是否已達到、已經做了些什么、還應做些什么等。

[1]張雪香.檔案管理現狀與對策[J].云南檔案，2007（11）.

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2016-7-10