淺論促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新

李鳳榮

（齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)財政局 黑龍江齊齊哈爾 161031）

淺論促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新

李鳳榮

（齊齊哈爾市昂昂溪區(qū)財政局 黑龍江齊齊哈爾 161031）

人們在各種社會活動中，需要查考過去的工作與生產(chǎn)情況，研究事物的發(fā)展規(guī)律，繼承已有的成果，那么檔案就具備利用的價值。但是長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，對檔案的重要性認(rèn)識不清。目前社會對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。所以本文也對檔案工作的創(chuàng)新性建設(shè)提出了一些看法。

檔案管理；檔案工作

檔案的價值指的就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現(xiàn)。檔案是由機關(guān)、團體和社會組織在社會活動中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來的，是機關(guān)公務(wù)活動的記錄，反映了機關(guān)和社會組織活動的完整情況。它是機關(guān)工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要熟悉機關(guān)工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案。否則，將給機關(guān)工作帶來困難。

一切科學(xué)研究，無論是計會科學(xué)研究或是自然科學(xué)研究，都必須充分占有一定的材料，這是一個不可缺少的重要條件。在科學(xué)研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒，另一方面能提供大量的實驗和觀察中概括的基礎(chǔ)材料供間接參考。

1 檔案發(fā)揮作用具有的規(guī)律和特點

（1）檔案價值時效律和檔案價值擴展律。檔案的價值與時間的關(guān)系極為密切。檔案價值的時效律，是指有些檔案的作用是有時限性的，有的檔案可能在一段時期內(nèi)有較高的查考價值，且利用的價值較高，隨著時間的推移，這種價值逐漸減小，甚至消失。掌握檔案價值的時效律要求我們正確判斷不同檔案的時效性，適時地提供利用，以免因錯過最佳的開發(fā)利用時機而喪失檔案的部分或全部價值。

（2）檔案機密程度遞減規(guī)律。隨者時間的推移，檔案機密程度不是一成不變的，檔案的機密性會日漸減退，有的甚至失去機密性，最終可以向全社會開放。一般而言，檔案形成時間距今越遠(yuǎn)，機密程度越小；現(xiàn)行機關(guān)的檔案機密性相對較強些。機密程度與檔案的保存時問成反比。掌握檔案機密遞減規(guī)律，有助于我們妥善處理好保密與開放的關(guān)系，及時有效地開發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮檔案的價值與作用。

（3）檔案發(fā)揮作用條件規(guī)律。檔案發(fā)揮作用受到一定條件的制約。檔案的作用是客觀存在的，而檔案的作用能否發(fā)揮，發(fā)揮大小，取決于三個方面因素的影響：①受社會發(fā)展水平的限制。②受人們對檔案認(rèn)識水平的限制。③受檔案管理水平的限制。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級發(fā)展階段，許多問題沒有解決好。

2 檔案管理創(chuàng)新的途徑

（1）服務(wù)手段創(chuàng)新。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。

（2）拓展服務(wù)領(lǐng)域。信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化社會的今天，檔案館（室）也不再是單純的收藏機構(gòu)，而是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。

加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報，任何―個文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立―個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會伉息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費。

注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如，產(chǎn)品經(jīng)過用戶使用之后，能否適應(yīng)需要、哪些需要改進(jìn)等，這是檢驗企業(yè)為適應(yīng)市場需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵，也是對產(chǎn)品質(zhì)量作出的評價。通過對產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進(jìn)行分析研究，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，評判自身，檢查企業(yè)產(chǎn)品改進(jìn)的目標(biāo)是否已達(dá)到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等。

[1]張雪香.檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].云南檔案，2007（11）.

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1004-7344（2016）21-0031-01

2016-7-10