AB公司采購與付款內部控制分析

高　強，李秀蓮，曲家奇

(大連民族大學 國際商學院 ，遼寧 大連 116605)

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AB公司采購與付款內部控制分析

高強，李秀蓮，曲家奇

(大連民族大學 國際商學院 ，遼寧 大連 116605)

摘要：采購付款內部控制是企業整體內部控制制度的重要環節之一。以AB公司為例， 從控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通以及內部監督五個方面，簡要分析采購與付款業務的內部控制，存在的問題，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：AB公司；采購與付款；內部控制

AB公司2002年成立，7名股東出資5 000萬元人民幣。主要從事高壓容器的研制與生產，是專業生產高壓氣瓶的國家級高新技術企業。公司各種產品通過國家質量監督檢驗檢疫總局指定的氣瓶型式試驗機構的檢測，產品銷售至全國各地并出口至多個國家。

一、AB公司采購與付款內部控制現狀

1.控制環境

(1)組織結構及權責分配。AB公司出資人即股東，是公司的所有者，總經理是公司的實際經營者。公司設5個副總經理分管生產部，質檢部，技術部，財務部，采購部，銷售部和綜合部7個職能部門，其中財務副總對財務部、采購部負責，公司的采購計劃及各類報銷須經財務副總審核簽字。

采購部設一名采購部副主任，兩名采購員及一名采購內勤。采購部副主任主要負責對采購部日常事務的管理，一名采購員負責公司日常消耗品的采購，一名采購員負責對外協加工品的采購，采購內勤負責采購部辦公室的日常工作、采購單的錄入及對主要原材料的采購。采購部下設庫房，負責對庫存物品的管理及填制出庫入庫單據及對庫存物品不定期的進行盤點，當出現賬實不符的現象時進行調賬。

財務部設一名會計主管，一名會計員以及一名出納員。采購部的報銷憑證交由財務副總審核，出納員根據通過審核的報銷憑證向采購員支付現金或向供應商轉賬，并根據報銷憑證登記記賬憑證及庫存現金日記賬和銀行存款日記賬。會計員根據記賬憑證登記除日記賬以外的其他賬簿，會計主管負責進行賬實核對。

(2)人力資源管理。 公司為節約成本，財務及采購部奉行價格最優原則。在人力資源管理方面，采購部及財務部的人員招聘采取人事專員初審，部門終審的原則，這兩個部門的大部分員工均為董事長或各位董事的親屬。采購部及財務部員工的薪金采用底薪加滿勤加值班的核算方式，鼓勵員工多勞多得。公司與員工簽訂正式的勞動合同并統一為員工繳納養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險及生育保險， 能夠增強員工的歸屬感。

2．風險評估

企業的采購與付款環節是企業控制成本的基礎，企業成本控制的好壞直接影響到企業利潤的高低。公司根據可能出現的采購付款風險繪制了采購付款風險識別表，見表1。

表1　采購與付款風險識別分析表

該公司將采購付款的風險分為財務風險、資金風險、運營風險及法律風險四類，通過風險的發生條件及風險后果對這四類風險進行了分析。

3．控制活動

根據風險評估的結果，AB公司整合規范了采購付款的核對、批準、授權、查驗、調整、復合績效等業務環節。具體的業務流程包括：庫房根據平均量制定月度計劃，由生產主任、財務副總、總經理共同簽字后，采購員進行采購，采購回來的原材料由倉庫組織驗收，質檢部進行質量檢驗，檢驗合格的原材料經過驗收入庫。

公司通過制定采購的月計劃及日計劃避免庫存過高，以規避存貨管理方面的財務風險。由庫房根據生產部門日常生產所需物品的月平均量制定月采購計劃，對計劃外的特殊用品及超出預算的物品每日提交采購日計劃。采購計劃經由生產主任，財務副總及總經理簽字批準，再授權采購部的采購員購買。

為了規避供應產品質量所帶來的運營風險，對采購回的主要原材料在生產領用前由質檢部組織驗收。

為了避免合同管理所帶來的法律風險，對于金額較大的采購合同要由財務部進行審查。

為了規避資金風險，采購部對于已付款的采購行為每月統一整理購貨發票交財務部，由財務副總負責簽字報銷，對于應付賬款，財務部定期直接根據供應商的要求或購貨合同開具支票。

4．信息與溝通

AB公司在采購付款方面采用電算化的管理方式，采購部和財務部運用兩套不同的軟件分別對采購信息及財務信息進行核算。采購部運用速達軟件進行核算。

采購部將采購回來的物品清單逐一錄入速達軟件形成采購單，然后將部分購回物品入庫，另一部分由領料人直接領用。庫房通過速達軟件將采購單調入入庫單，當物品被領用時再運用速達軟件填制出庫單，對于盤點中發現的賬實不符現象，庫房直接通過速達軟件進行調賬。

財務部通過用友軟件進行核算。庫房不定時向財務部提交庫存盤點記錄，采購部向財務部提交采購單，財務部根據這些憑證通過用友的財務軟件進行核算。

5．內部監督

公司明確了每名員工的工作職責，做到權責分明；在庫房采購計劃的審批上要由生產主任、財務副總及總經理共同簽字才能生效，三者缺一不可，其體現了部門內部的監督。并且，采購部的購貨發票要交由財務部審批，從而財務部對采購部就構成了監督與制約，體現了部門間的監督。公司每年對本公司內部控制的有效性進行自我評價，并出具自我評價報告。

二、AB公司采購與付款內部控制存在的問題

1．控制環境分析

(1)組織結構不健全。AB公司是一家民營企業，公司的管理層及重要部門成員基本上都由公司的股東及其親屬組成，沒有實現所有權與經營權的分離。采購部的副主任及采購員全部由股東親屬構成，采購員每人負責采購計劃的一部分，無法形成有效的監督與制約。公司內部沒有設立專門的審計委員會對企業運營進行有效監督，公司內部容易形成不同的利益群體，不利于公司的內部管理。公司的財務部及采購部很難吸收到新鮮血液，企業的發展可能會受到限制。公司部門各成員之間的權責不夠明確，部門各成員間沒有合理的相互監督與制約的機制，結果是容易出現舞弊。企業的財務部與采購部本應是兩個相互獨立、相互制約的部門，可在AB公司，這兩個部門同歸財務副總管理，可能會造成這兩個部門的不相容職務分離不徹底，帶來隱患。

(2)人力資源管理不夠規范。 由于公司家族式企業管理模式，對員工沒有良好的激勵機制，導致員工沒有動力感和上進心，出現混日子的現象。受過各種正規職業培訓的員工得不到合理的薪金回報。在招聘中，實際的決定權在于用人部門的主管，人事專員無法獨立的決定用人權，導致存在用人為私的情況。企業對員工沒有完善、統一的考核標準，采用員工自我評價的方式，無法公正考量員工的綜合素質。公司對于員工的培訓不夠系統專業，容易給新員工帶來不必要的麻煩。公司沒有合理的輪崗換位制度，無法確定每個人的專長，也無法及時發現工作中可能存在的弊端。結果是不利于不同崗位員工對工作的全面了解，對相互協作、提高工作效率也不利。

2．風險評估分析

AB公司對采購付款環節的風險控制意識還比較薄弱，沒有建立起包含識別、評估和應對的科學風險評估體系。對于無法簽訂采購合同、金額較小的采購行為，風險估計不足，有可能對金額較少的采購行為所帶來的較小的風險不夠重視，小風險積少成多可能對公司的經營安全造成影響。

3.控制活動分析

(1)財務風險應對分析。 首先，由庫房根據生產領用的平均量完成制定采購計劃的任務，這樣的任務安排使采購計劃無法根據實際的生產需要及時進行調整，采購計劃的準確性得不到保證，可能造成庫存過高。該企業的存貨管理比較混亂，采購部與庫房的交接不夠嚴密，管理不到位。存貨入庫的流程是：采購部采購，之后入庫、采購部錄入采購單、庫房錄入入庫單。由于采購部與庫房缺少有效的溝通，所以經常出現錄錯單，少錄單或者延遲錄單的現象。采購的物品有一部分不經過庫房就直接被提走，所以經常造成賬實不符，對庫存盤點和財務對賬均存在隱患，不利于規避存貨管理帶來的財務風險。

(2)資金風險規避分析。 企業的貨幣資金，財產物資及財務賬簿的管理都比較混亂，沒有真正實現會計人員的權責分明。財務部與采購部同歸財務副總管理，沒有做到相互監督，相互牽制，存在著預算超支的現象，而且對報銷憑證的審核不夠及時，在報銷上極易造成舞弊。財務部對資產的管控不夠嚴格，庫房自行對財產物資進行報損報廢，也容易出現漏洞。

(3)運營風險防范分析 對于購回的物資，除了主要原材料之外缺乏必要的查驗過程，物資的質量難以得到保證，公司經常出現購回的物資無法正常使用，或者實物數量與采購合同數量不符的現象。在采購比價及選擇供應商方面，公司只追求價格最優，卻忽略了產品的質量，往往采購的質次價廉商品無法滿足生產的日常需要，造成浪費，影響生產。在選擇供應商方面，采購員的權限過大，往往由一名采購員決定供應商的選擇，采購員之間缺乏有效的監督與制約，容易出現供應商賄賂采購員的現象[1]。

4.信息與溝通分析

該企業同時運用兩種軟件分別核算，在財務軟件的運用上選用了用友的財務軟件，可在生產經營的其他方面卻運用速達軟件，兩款軟件存在著差異，而且銜接不夠緊密，很難保證財務信息的及時性和準確性。

在采購計劃制定方面，生產部不能及時地將生產領料需求告知庫房，庫房也無法及時根據生產的實際需要調整采購計劃，結果影響采購的進度，因此經常出現庫存不足而耽誤生產的有序進行。財務部通常是根據庫房不定期上交的庫存明細及采購部提交的采購清單調整賬面，因此財務部很難做到及時、準確的掌握庫存資料，經常出現賬實不符的現象。在采購付款及報銷方面，采購部通常是現行付款，月末統一拿購貨發票到財務進行審批并報銷。這種做法無法保證財務部對采購部的采購行為及時的進行監督，也不利于財務部對采購成本的控制。

5.內部監督分析

在人員的內部分工方面，采購部采取專人專購的方式，導致各個采購員之間缺乏實質性聯系，無法實現有效的內部監督。庫房具有單獨調賬的權利，也不利于公司對庫存商品的監督，容易出現庫房貪污的現象。財務部對于不相容工作沒有做到合理的分配，財務副總作為董事長的親屬，沒有遵守規避原則，對于企業的內部監督十分不利。公司沒有成立專門的內部監督機構對采購付款的合理性及購回商品的質量進行監督。

三、完善AB公司采購與付款內部控制對策

1.強化內部環境建設

(1)健全組織結構。公司要加深對采購付款內部控制的了解，認識企業采購付款內部控制的重要性，以及企業采購付款內部控制的意義。應根據國家各項法律法規的規定，并結合自身的經營特點建立健全公司采購付款的各項規章制度，使各個崗位權責明確。調整公司的組織結構，運用現代化的企業管理模式，使所有權與經營權分離，聘用專業的高級管理人才。將采購部與財務部分離，形成一個獨立的部門。合理的配置各部門各崗位之間的關系，使各部門各崗位之間形成相互制約相互監督的格局[2]。

(2)完善人力資源管理體系。合格的內部控制制度應該能夠得到全體員工的認同，并能調動全體員工的工作積極性，使員工明確自己的權利和責任并為企業的發展出力。在采購部及財務部人員的招聘方面，人事專員不應受到公司領導的影響，要確保聘用人才的公平性和合理性。公司應定期對采購部及財務部員工職業技能的培訓，使員工掌握專業的技能，以便勝任本職工作。對于取得相關專業資格證書的人員要給予一定的鼓勵，建立健全公司的獎懲制度，定期對采購部及財務部員工業績進行考核，獎懲分明，充分調動員工的工作熱情。對于采購部及財務部的重要崗位要進行崗位輪換，一方面可以加強員工對不同崗位的了解，有利于不同崗位員工間的分工協作，另一方面可以避免濫用職權、貪污、舞弊等不良現象的發生。

2.健全風險評估體系

增強企業的風險意識，建立包含風險識別、評估與應對的健全風險評估體系，對于金額較小的采購活動也要進行風險的評估，風險無論大小都應該受到應有的重視。對于由相關人員經驗不足、道德缺乏帶來的管理風險及因企業對市場的應變能力不足帶來的經營風險，也要進行相應的評估并采取相應的規避措施。

3.夯實控制活動

(1)有效規避財務風險。要想有效規避購回不必要物資的風險，最主要的是要及時準確的制定采購計劃，生產部要根據本月的生產計劃合理預算領料需求，并交由庫房統一制定采購計劃，在資產管理問題上要加強相關部門間的溝通與協作，避免出現因交接不及時產生的差錯。限制直接接觸資產的人員，只有經過授權的人員才能接觸資產，所有采購回的物品全部入庫。

(2)合理規避運營風險。規避供應產品質量所帶來的運營風險，要做到對于采購回的物品一定要由專人查驗入庫，再經由庫房出庫，避免出現未經庫房許可私自領料的行為，這樣有利于對物資的管控及清點。庫房及財務相關人員定期對庫存進行盤點，及時發現問題，如發現賬實不符的現象，及時查明原因并追究責任。對于價值較大的物資要單獨保管，必要時要購買財產保險從而減少物資受損所帶來的財產損失。

(3)及時防范管理風險。在公司的財務方面要落實規避原則，將不相容的職務分開管理，對于會計人員要定期地進行職業規范及職業道德培訓，對會計崗位進行明確的分工，相關人員間相互制約，相互監督。不定期的對各種會計資料進行審計，以確保會計信息的真實性和準確性。對會計人員進行授權控制，只有被授權人員才有資格處理該項業務，以確保權責分明。加強財務與其它各部門的聯系，增強會計人員對企業運營流程的了解。在財務部及采購部內部進行定期輪崗，避免出現舞弊。

4.協調信息傳遞系統

公司統一使用一套信息化系統軟件，避免兩個軟件因銜接產生的不便。公司應建立高速有效的信息溝通系統，加強各部門之間的溝通，確保信息能夠及時準確的傳達。高效的信息溝通機制不僅是指公司內部，也包括與外部的信息溝通。在內部，采購部要加強與生產部的信息溝通，及時準確的知道生產所需的采購物品，采購部也要及時與財務部進行溝通，保證賬實相符；在外部，采購部要加強采購部門與供應商的溝通獲得全面的信息，選擇質優價廉的物品。確保公司內部對獲取的信息高效率的執行。

5.構建內部監督體系

要在企業內部設立內部監督的部門，監督管理者決策的合理性及決策的實施情況，避免因管理者的決策失誤帶來不可挽回的損失。而且內部監督部門應獨立于公司的其它部門，不受公司管理層的制約，只有這樣才能確保監督有效的進行。合理地對各部門及部門內部各職務進行分工，使各部門各員工權責分明，形成相互監督相互制約的格局。

參考文獻：

[1] 財政部.企業內部控制規范[M].北京：中國財政經濟出版社，2010.

[2] 財政部.內部會計控制規范-基本規范[M].北京：中國財政經濟出版社，2001.

(責任編輯董邦國)

InternalControlofthePurchaseandPaymentofABCompany

GAOQiang,LIXiu-lian,QUJia-qi

(InternationalBusinessSchool,DalianMinzuUniversity,DalianLiaoning116605,China)

Abstract:Theinternalcontrolofpurchaseandpaymentisanimportantpartoftheoverallinternalcontrolsystem.TakingABcompanyasanexample,thispaperexplorestheinternalcontrolofitspurchaseandpaymentfromtheaspectsofenvironmentcontrol,riskassessment,activitycontrol,informationandcommunicationandinternalsupervision,pointsoutproblemsandofferssomestrategies.

Keywords:ABcompany;purchaseandpayment;internalcontrol

收稿日期：2016-04-05；最后修回日期：2016-05-18

基金項目：中央高校基本科研業務費專項資金資助項目(20150319)；遼寧省教育廳資助項目(W2014340)；教育部規劃基金資助項目(13YJA790056)。

作者簡介：高強(1971-), 女，內蒙古通遼人，副教授，主要從事審計、內部控制領域研究。

文章編號：2096-1383(2016)04-0347-04

中圖分類號：F239.1

文獻標志碼：A