新時期文書檔案管理工作的創新探索

張秀麗四平職業大學

新時期文書檔案管理工作的創新探索

張秀麗
四平職業大學

文書檔案作為高校檔案資源的重要構成部分之一，記錄著高校的發展歷史，是高校寶貴的信息資源，能夠為高校相應工作的開展提供必要的信息依據。而要想充分實現文書檔案的價值，就需要結合當前文書檔案管理工作所呈現出的問題，針對文書檔案管理工作所提出的要求，實現對文書檔案的規范化管理。本文在分析當前文書檔案管理工作所呈現出問題的基礎上，為如何實現文書檔案管理工作的創新提出了對策。

文書檔案；管理工作；創新；探索

前言

對于高校而言，文書檔案作為其寶貴的歷史資源，所呈現出的是高校發展過程中的各項信息內容，在新時期下，隨著檔案管理工作要求的不斷提升，傳統檔案管理模式弊端逐漸凸顯，紙質檔案管理方式下檔案的完整性難以得到有效保障，檔案的利用率偏低，因此，這就需要實現管理模式與管理手段的創新，以提高文書檔案管理工作的質量與效率，為充分發揮出文書檔案在高校發展中的作用奠定基礎。

一、新時期下文書檔案管理工作所呈現出的問題

（一）管理制度體系不健全，尚未實現規范化管理

從文書的檔案管理的現狀看，當前現有管理制度體系不健全，在實際管理過程中，管理職責劃分不明，管理方式過于滯后，對于文書檔案管理工作的重要性尚未給予充分重視。整體上而言，文書檔案管理質量偏低、且利用率不高，一般都是對檔案進行歸檔保管后，檔案就處于“塵封”狀態，即使在需要利用檔案時，因檔案的標題以及目錄等的條理不清，查找困難，致使文書檔案的服務功能被大大弱化。

（二）管理方式過于滯后

在計算機技術快速發展的今天，各行業在實際開展管理工作的過程中，需要以信息化管理模式的搭建為基礎，以提高管理工作的效率與質量。但是，在文書檔案管理工作上，當前雖然初步實現了信息化管理系統的建設與應用，能夠為實現對檔案信息的收集存儲等提供便利，但是，在檔案信息檢索上，主要還是以手工進行檢索，尚未實現自動化檢索功能的實現，相應檢索的精準度較低，且加大了相應工作人員的工作量。

（三）相應檔案管理人員能力素質不足

要想滿足文書檔案管理工作的實際需求，就需要組建一支高能力素質的管理人員隊伍，確保相應管理人員在具備較高職業素養的同時，具備良好的職業道德素養。但是，從現有文書檔案管理人員隊伍的現狀看，其專業能力素質偏低，難以滿足實際工作之需，在實際開展檔案管理工作的過程中，相應人員經驗不足、信息化素養偏低，難以實現規范化管理；同時，相應招聘以及培訓體系機制有待進一步健全與完善。

二、新時期下文書檔案管理工作實現創新的對策

（一）建立完善的管理制度體系

新時期下，基于對文書檔案檔案管理工作所提出的新要求下，要想確實現對文書檔案的規范且高效管理，并充分發揮出文書檔案的作用與價值，就需要以健全相應管理制度為基礎。要求要基于當前國家對檔案管理所提出的規范下，實現相應管理體制的構建，要在建立現代化管理制度的基礎上，明確落實管理職責，并提高檔案管理人員對該項工作的重視程度，積極創新管理方式，以迎合當前文書檔案管理工作之需，為提高文書檔案的管理質量奠定基礎。

（二）實現管理手段的創新

基于信息化時代下，檔案管理工作需要實現信息化管理模式的搭建，以借助信息化管理手段來提高文書檔案管理的效率與質量。在此過程中，需要以檔案管理一體化理念為基礎，以檔案信息化管理系統的構建為基礎，針對相應信息化檢索功能進行進一步的完善，以實現自動化檢索來提高文書檔案資料的利用率。同時，以檔案管理信息化的充分實現，還能夠進一步降低相應管理人員的工作壓力，提高管理工作的質量，確保其能夠借助信息化技術來實現對文書檔案的規范化管理。此外，要注重對電子檔案的管理，做好相應的備份工作，以確保電子檔案信息的完整性。

（三）做好管理計劃工作并注重管理細節

基于文書檔案管理工作本身的特點下，面對這一繁瑣的工作內容，要想實現對日常管理問題的有效規避，就需要打造一個規范化的管理環境，以實現對各種問題的規避，以相應值班制度的建立為基礎，確保各管理人員能夠按照要求落實該項管理工作內容。與此同時，要針對不同類型的文書檔案進行分級管理，明確主次；并要強調細節化管理的落實，能夠針對檔案文件進行認真的篩選定位，依照相應程序規定進行記錄，避免出現檔案資料遺失等問題，確保檔案資料信息的完善性。

（四）提升檔案管理人員的能力素質

要想從根本上確保檔案管理工作能夠實現科學且規范開展，就需要打造一支具備較高專業能夠素質的檔案管理人才隊伍，確保其現有的專業知識與職業道德素養水平能夠滿足新時期文書檔案管理工作的要求。在實際踐行的過程中，要以完善培訓制度的建立為基礎，加大對文書檔案管理工作人員的培訓力度，結合目前現有人員能力素質上多存在的不足來實現有針對性的培訓。要在提高檔案管理人員專業知識水平的基礎上，加大相應法律法規的宣傳力度，確保各個崗位人員能夠積極的承擔起自身的職責，規范自身工作行為。與此同時，要進一步相應管理人員的信息化素養，以滿足檔案信息化管理之需，并提升其職業道德素養，為提高該項管理工作的有效性奠定基礎。此外，需要進一步加大人才引進力度，以優化檔案管理人員隊伍結構，為檔案管理工作注入新鮮的血液。

總結

綜上所述，新時期下，針對文書檔案管理工作所提出的新要求，結合目前該項工作所呈現出的問題，就需要以完善解決對策的落實來提高文書檔案管理工作的質量。在實際踐行的過程中，要在建立完善管理制度的基礎上，創新管理手段以實現信息化管理，并做好檔案管理計劃工作，注重管理細節，實現分層次管理，并全面提高文書檔案管理工作人員的綜合能力素質，為充分實現文書檔案的利用價值、實現文書檔案的規范化管理奠定基礎。

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