淺談報社檔案管理工作

譚大容重慶市墊江日報社

淺談報社檔案管理工作

譚大容
重慶市墊江日報社

在大時代的背景下，我國信息快速發展，新聞競爭愈漸激烈，新聞資訊日益發達，使新聞單位在報告中，記錄著通過各種形式宣傳活動所產生具有價值的手稿、照片、圖標等，從不同角度記載著本地區各個階段的經濟、政治、文化、科技等社會發展和人們生活情況，反映出當地不同角度的發展面貌，本文通過分析新聞檔案管理的價值和特點，對所存在的問題提出相應措施。

報社檔案；管理；存在問題；措施

一、報社檔案的價值

1.史料價值

報紙是記錄著一個時間、一個地區所發生的政治、經濟、文化和社會等方方面面的內容，因為新聞具有真實性、及時性，所以報紙本身就具有重要的史料價值。隨著國家的發展，市場媒體壯大，使新聞向多元化發展，而報紙就是承載這些史料的一個檔案載體，反映了這段時期的歷史。

2.決策價值

一份完整的信息檔案，影響著報社作出科學的信息決策。報社除了對外公開的信息，如報紙，雜志，期刊等，還有對內部的管理文件、規整制度、會議紀要、公務文書、來信來訪紀錄、發展記錄、財務人事檔案等。從這些檔案中可以看出，報紙檔案不僅具有對內部本身的決策價值，而且對外部社會也具有重要的決策價值。

二、報社檔案管理特點

1.對檔案管理工作重要性的認識不足

在報社管理中，對于給報社帶來最大化的里部門，報社在時間、金錢、精力上投入的更多，從而忽略檔案管理，導致的結果卻是壓抑了管理檔案部門的工作人員工作的積極性，令工作人員有激情卻無處發展，工作態度不積極，從而管理檔案工作部門出現清閑的狀態，這種態度，不僅使員工對于工作的認識匱乏，還令單位部門出現無關緊要的現象。

2.缺乏有效的管理機制

現在報社對于檔案管理部門，大多是不重視的。這種不重視的態度導致了企業部門對于工作的管理無章可循，很大的原因在于公司沒有明確的規章條例制度，其次，報社內部也沒有具體的監督部門或者獨立的監督機關來處理檔案管理工作。因為報社自身對于檔案管理工作的不重視，導致了部門人員對于本身工作的認識匱乏，在輕工作高薪資的情況，這樣的工作既不影響相關工作人員升職加薪，也不會對報社的盈利程度產生影響，最后導致了報社檔案管理工作松散。

3.對檔案材料的開發利用不夠

在報社對于宣傳報道檔案的內容十分廣泛，如多元化的報紙文獻，又對黨的路線、方針和政策的傳播和文化藝術的宣揚；無論是國內外，尤其是當地的重大事件的報道，都穿插在軼事中，可也說是，一份報紙就是一個社會的縮影。然而，在報社檔案管理硬件設施上的缺乏和專業性的人才培養較少，導致報社對檔案的歸檔利用不夠大。一些報社檔案資料的存儲還是原始的，依靠原始的簡單打包，但這種導致的結果往往在查閱檔案資料的時候猶如大海撈針一樣困難，不僅在人力上造成了浪費，在時間上也是一種浪費，最后也可能沒有找到所需要的目標。這種原始的方式，最終導致報社資料的開發利用不夠最大化。

三、報社檔案管理工作中存在的問題

1.欠缺科學化管理的意識

現今社會對于新聞報紙的競爭日益激烈，報社對于提高更多的能源收入，加大宣傳和其他方面的投入，從而忽視了檔案管理工作，并且對于檔案管理和保存的要求較低。報社對于檔案管理沒有一個系統化和科學化的整理方式。忽略了檔案的價值所在。例如在電子檔案與紙質檔案不配套，操作方法落后等現象。

2.欠缺檔案管理的專業人才

在報社檔案管理制度的制定與完善，不可或缺的就是專業的管理人才，由此可見，對于專業的檔案管理人才的培養是重要的。在多家報社中，企業對于檔案管理并不是用專業的人才，對于檔案的管理的工作人員是流動的，或者是非專業的，通過短期的培訓或者學習令其對工作的了解從而從事工作。但是對于編輯，銷售等工作的人員投入量大，忽視了檔案管理和工作人員，導致工作人員工作效率低、質量差。

3.欠缺信息化管理的硬件投入

隨著科學技術的進步，檔案管理工作也必須有所提高。事實上，不管是在硬件設備還是軟件設備的投入上，很多單位都忽略了對文件管理。例如檔案管理設施和條件差，硬件水平嚴重落后，并且檔案信息系統不完善，和工作相脫軌等現象。

四、加強報社檔案管理工作的對策

1.加強檔案整理與管理

報社應該增強對檔案科學的規范的整理。首先，檔案工作職員要從多方面來宣傳檔案工作的重要性，加大領導人及部門對檔案管理的重視程度，提升管理檔案的重要意識。其次，領導層應制定健全的報社檔案管理規章制度。最后，報社檔案管理人員合理性、科學性的歸檔，是檔案科學有序，嚴格做好檔案工作。

2.加強檔案的硬件投入

隨著時代的發展，報社應該多考慮對檔案管理的硬件設施的投入，對檔案的保存更具有安全性，同時還要建立信息化的檔案管理平臺，使檔案與網絡相結合。使檔案的查詢更具有便捷性。建立檔案信息平臺，不僅面對報社單位，同時還面向社會，使檔案平臺的開發利用到最大化。

3.加強對檔案管理人才的培養

在報社檔案管理工作上，單位應加強對檔案管理人才隊伍的培養，令其單位和企業擁有更高的專業素養。對于檔案管理的更完善的發展，專業的檔案管理人員必須具備相關專業的知識，熟悉檔案管理的各個程序與環節，以及能科學的對檔。對于檔案管理工作職員，不僅要有專業的知識，同時還需要強烈的責任感，現今社會，檔案管理工作人員在知識上更專業，在工作責任感上更強烈，順應新時代，具備創新精神。

在新時代下，對于報社管理工作，我們要科學化、規范化、信息化的管理。提高管理工作的科學性，加強基礎設施的建設，重視對檔案管理人才的培養，使報社檔案管理工作在新時代健康發展。

[1]楊柳青,報社檔案管理思考[J].新聞前哨,2015,5(15).

[2]袁小翠.談報社檔案管理[J].新聞前哨,2013,5(31).