基于風(fēng)險管控的工程合同管理體系建設(shè)

劉樂璇

【摘 要】臨沂超越電力建設(shè)有限公司為了進一步強化合同集中管理，規(guī)范合同審查標(biāo)準，提高合同審查質(zhì)量，突出合同管理重點，加大對重大合同的監(jiān)督審核力度，于年初提出了管理創(chuàng)新課題——“基于風(fēng)險管控的工程合同管理體系”。提出這一課題后，公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，安排專門人員進行相關(guān)的資料收集、理論研究、實踐分析，進一步強化合同集中管理，規(guī)范合同審查標(biāo)準，提高合同審查質(zhì)量，突出合同管理重點，加大對重大合同的審核力度。體系從建設(shè)到運行半年多以來，大大提升了合同管理水平，提高了合同管理效率，真正做到了精細化管理，規(guī)避了合同管理過程中存在的諸多風(fēng)險。

【關(guān)鍵詞】合同管理；風(fēng)險控制；體系建設(shè)

0 前言

風(fēng)險管控是合同管理的重中之重。合同管理是一項高智能的工作，是一個復(fù)雜的體系，是項目管理的核心。面對當(dāng)前建筑施工行業(yè)競爭日趨激烈的形勢，沒有高效的合同管理體系，就不能實行有效的工程項目管理，就不能順利的完成工程預(yù)期目標(biāo)。施工企業(yè)只有不斷規(guī)范合同管理，做好合同風(fēng)險管控，才能在激烈的市場競爭中得到更好的生存和發(fā)展。

臨沂超越電力建設(shè)有限公司是一家中型電力施工企業(yè)，具備電力工程施工、房屋建筑工程施工總承包二級資質(zhì)、建筑裝修裝飾工程、機電設(shè)備安裝工程專業(yè)承包二級資質(zhì)，電力設(shè)施承裝、承修、承試二級資質(zhì)。公司注冊資本4200萬元，職工286人，年收入5億多元，每年需簽訂大量工程合同。作者對該公司合同管理情況進行深入調(diào)研，并參考大量資料，幫助該公司建立了完善的工程合同管理體系，收到良好效果。

1 實施背景

1.1 國家不斷加大對工程建設(shè)領(lǐng)域的法制化管理

市場經(jīng)濟的主要特征就是經(jīng)濟法律的強制性。近年來，建筑領(lǐng)域逐漸出臺了《合同法》、《招投標(biāo)法》、《建筑法》、《質(zhì)量管理條例》、《房屋維修辦法》、《總分包實施管理辦法》等以合同為主要內(nèi)容的法律。合同是各個合同主體之間聯(lián)系的紐帶，任何一方違反合同，必然要受到法律的約束。目前建筑施工市場競爭趨于激烈，企業(yè)利潤逐步減少，合同風(fēng)險不斷加大，只有重視合同管理的企業(yè)，才能有效減少工程建設(shè)風(fēng)險，增加企業(yè)利潤，在激烈的市場競爭中處于有利地位。

1.2 國家的反腐形勢以及國家電網(wǎng)公司“三集五大”體系建設(shè)對企業(yè)合同的規(guī)范化管理提出了更高要求

當(dāng)前，國家政策、經(jīng)濟的主要著眼點就是抑制行業(yè)腐敗，推進國有企業(yè)經(jīng)營的透明化、規(guī)范化和法制化。同時，國家電網(wǎng)公司“三集五大”體系初步建立，對企業(yè)管控水平的要求不斷提升。電力工程市場“僧多粥少”的局面不斷加劇，電力施工企業(yè)產(chǎn)能過剩，競爭更加激烈，合同價格越來越低，而對進度、質(zhì)量、安全、文明、環(huán)保等方面的要求卻越來越高，造成工程承包合同的風(fēng)險持續(xù)提升。因此，只有重視合同管理的企業(yè)才能有效的降低工程風(fēng)險，保障企業(yè)利潤的最大化。

1.3 隨著超越電力建設(shè)公司生產(chǎn)規(guī)模和經(jīng)營業(yè)績的不斷擴大，企業(yè)自身也需要對合同管理體系建設(shè)進行有效的改進、優(yōu)化和提升

2014年，超越電力建設(shè)有限公司全年承攬輸變電工程45項，架設(shè)線路總里程340.56公里，實現(xiàn)變電容量183萬千伏安。全年實現(xiàn)銷售收入5.6億元，同比增加13%。企業(yè)的高速發(fā)展對企業(yè)的管理水平提出了更高的挑戰(zhàn)，對企業(yè)的合同管理體系建設(shè)進行有效的改進、優(yōu)化和提升，是實現(xiàn)企業(yè)健康發(fā)展的必然選擇。

總之，在建筑施工市場上，一個不慎簽訂的合同就可能給企業(yè)造成重大損失甚至面臨破產(chǎn)的窘境，因此，施工企業(yè)必須加強合同管理，以提高企業(yè)的生存能力和抗風(fēng)險能力。

2 目標(biāo)

公司的合同管理體系以規(guī)范管理、提高效率、提升效益為目標(biāo)，與現(xiàn)有管理體制和手段相結(jié)合，力爭用最小的改動，實現(xiàn)最優(yōu)的風(fēng)險控制效果。

企業(yè)建立工程合同管理體系的主要目標(biāo)就是“對企業(yè)合同存在的風(fēng)險進行有效控制”。合同管理體系的目標(biāo)定位在于：

1）建立和完善企業(yè)內(nèi)部的合同管理制度，對合同簽訂、實施、履約全過程的每個環(huán)節(jié)建立和健全具體的可操作制度；

2）對合同進行規(guī)范化管理，確保企業(yè)在激烈的市場競爭中得以生存和發(fā)展。面對激烈的市場競爭，施工合同的簽訂條件越來越苛刻，而施工合同的價值量和質(zhì)量直接影響到施工企業(yè)的生死存亡。

3 主要措施

3.1 培養(yǎng)合同管理人才

一個合格的合同管理人才，是合同管理成功與否的關(guān)鍵。公司在企業(yè)內(nèi)部選拔出素質(zhì)高、學(xué)習(xí)能力強、知識面廣、責(zé)任心強的優(yōu)秀合同管理人員。同時，多次組織專題學(xué)習(xí)和討論。建立完善的崗位競爭機制和獎懲機制，以機制促進人員的選拔和后續(xù)發(fā)展。同時，在日常管理過程中，要求合同管理人員對所有簽訂的合同建立電子文本，同時編制電子目錄，方便合同的檢索和查詢。

3.2 合同科學(xué)分類

結(jié)合公司實際，將企業(yè)的合同劃分為三類，實行分類管理。

一類，經(jīng)濟合同包括股權(quán)投資合同、對外借款合同、對外擔(dān)保合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同、無形資產(chǎn)買賣合同、對外捐贈合同和500萬元以上的工程發(fā)包合同、工程對外分包合同及物資采購合同；最終由供電公司總經(jīng)理批準。

二類，經(jīng)濟合同包括100萬元以上低于500萬元的工程發(fā)包合同、工程對外分包合同，50萬元以上的物資采購合同、承攬合同；最終由供電公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。

三類，經(jīng)濟合同為一、二類經(jīng)濟合同以外的其他經(jīng)濟合同（如50萬元以下的物資采購合同、承攬合同，100萬元以下的工程發(fā)包合同。）由本企業(yè)負責(zé)人批準。

同時，將合同類型調(diào)整為：物資采購合同、承攬合同、工程發(fā)包合同、工程分包合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同、其他合同、股權(quán)投資合同、借款合同、擔(dān)保合同、無形資產(chǎn)買賣合同、捐贈合同。

3.3 防范合同源頭風(fēng)險

1）參加系統(tǒng)外部工程投標(biāo)前要認真調(diào)查建設(shè)單位的資信情況、財務(wù)狀況和項目核準情況，對擬投標(biāo)項目的風(fēng)險進行審慎分析。

重點研究發(fā)包人是否存在可能無力持續(xù)支付工程款的傾向；是否存在信譽問題，是否有濫用權(quán)利，對承包人施行非合同約定的罰款或扣款等現(xiàn)象發(fā)生。加強投標(biāo)前的合同風(fēng)險評估和審查，分析合同中可能給承包人帶來風(fēng)險的條款，對存在明顯不合法規(guī)的歧視性條款或缺失公平的“霸王”條款的招標(biāo)項目，應(yīng)堅決放棄投標(biāo)。

2）參加系統(tǒng)內(nèi)投標(biāo)也要仔細研究標(biāo)書，認真核對工程量清單，計算基本施工成本，做到心中有數(shù)，才能有的放矢。

3）大力推進建設(shè)工程施工合同示范文本使用。系統(tǒng)內(nèi)的合同一般采用國家電網(wǎng)公司統(tǒng)一文本簽訂。系統(tǒng)外的合同，根據(jù)市公司法制辦審核后的文本確定。施工單位在審查時應(yīng)注意對照示范文本，防止錯漏或產(chǎn)生歧義。

3.4 做好合同（簽訂）后評估

1）建立和落實成本費用管理目標(biāo)責(zé)任，加大成本費用的預(yù)算控制與考核激勵機制，將批準的項目成本分析報告作為與項目簽訂經(jīng)營目標(biāo)責(zé)任書的主要依據(jù)，作為項目實施內(nèi)部承包、外部分包的合同簽訂依據(jù)。

2）做好合同后評估優(yōu)化施工方案，合同后評估是以中標(biāo)價為基礎(chǔ)，針對工程項目的特點、施工組織及施工成本等情況，進行全面分析、測算并根據(jù)成本管理的需要編制責(zé)任成本預(yù)算，預(yù)測項目的成本和效益。

3）要由上而下地建立和健全合同的管理制度，使企業(yè)合同管理覆蓋企業(yè)的每個層次，延伸到每個角落，促進合同管理的專業(yè)化。

3.5 切實做到合同履約

1）要降低項目管理風(fēng)險，首先要妥善收集和保存設(shè)計變更、會議紀要和現(xiàn)場驗收等資料，認真按合同約定期限、合同約定程序做好簽證工作，同時要注意監(jiān)理工程師的簽證權(quán)限，防止無效簽證。其次要按合同約定定期報送工程進度結(jié)算資料，并附上完整的結(jié)算說明和結(jié)算依據(jù)，及時辦理工程進度款結(jié)算。

2）建立合同交底制度。合同簽訂人員，應(yīng)在合同簽訂后將所經(jīng)手工程的招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑資料、投標(biāo)書（指投標(biāo)預(yù)算、施工組織設(shè)計、報價書）和合同文本對公司管理部門或項目部進行交底，使他們對施工合同的簽訂情況有比較詳細深刻的了解。

3）合同為轉(zhuǎn)移企業(yè)風(fēng)險，可能會有違約、索賠、爭議、保險、擔(dān)保等轉(zhuǎn)移風(fēng)險條款。將這些內(nèi)容協(xié)商并寫進合同，那么就可將業(yè)主違約、工程變更以及自身在施工中發(fā)生的一些意外傷害等風(fēng)險向業(yè)主或第三方轉(zhuǎn)移。

3.6 完善變更審批手續(xù)

在企業(yè)履行合同的過程中，存在著諸多不可預(yù)見和可變更風(fēng)險，對項目的經(jīng)濟效益產(chǎn)生重大的影響，因此項目合同管理人員必須了解合同內(nèi)容，注重資料的收集和整理，采取全過程、系統(tǒng)化的動態(tài)合同管理。對合同實施情況進行跟蹤，將實際情況和合同資料進行對比分析，找出其中偏差，對工程實施情況實時進行診斷。合同履約過程中要積極采取合理措施以避免或減輕風(fēng)險的不利影響，及時修正、變更、補充合同，將風(fēng)險造成的損失控制到最低程度，必要時選擇終止合同。

3.7 控制分包合同風(fēng)險

1）建筑企業(yè)分包合同風(fēng)險控制的水平，是企業(yè)管理水平的直接反映。對分包商實施動態(tài)管理，定期對分包商進行跟蹤考核、評價，完善分包商信譽評級制度，及時了解和掌握分包商的履約能力，引入分包商項目主要負責(zé)人準入及清退管理制度，實施分包商戰(zhàn)略合作伙伴管理，通過競爭方式選擇實力較強、信譽較好的合格分包商，嚴禁不合格分包商參與工程分包。要求所有進入超越電建公司的分包商隊伍必須通過國家電網(wǎng)公司審查入網(wǎng)。

2）合同簽訂后，工程的預(yù)算成本可以基本確定下來，企業(yè)在組建項目部時，能夠根據(jù)預(yù)算成本按照市場法則確定責(zé)任成本，確定工程的人工費、材料費、機械臺班費、其他直接費和間接費等。項目部負責(zé)人組織工程實施時，可以將費用分解到各分部或分項，能夠做到合理用工、用料、控制人工費用、管理費用，為節(jié)約工程開支、爭取工程盈利打下基礎(chǔ)。

3）為規(guī)避合同風(fēng)險，提高企業(yè)效益，2014年超越電建公司新成立了“配網(wǎng)施工隊”，減少配網(wǎng)工程的分包，消除了分包過程中存在的風(fēng)險點。同時規(guī)范了零用工管理，從有資質(zhì)的建筑施工企業(yè)租用民工，規(guī)避了勞動用工合同和傷亡賠償合同中存在的風(fēng)險。

4 總結(jié)

合同管理體系實施以來，大大提升了企業(yè)的合同管理水平，提高了合同管理效率，真正做到了精細化管理，規(guī)避了合同管理過程中存在的諸多風(fēng)險。2014年以來，超越電建公司共簽訂合同230多項，未發(fā)生一例合同糾紛；辦理工程結(jié)算160余項，都能夠按照合同約定的條例辦理，做到了客觀公正、有理有據(jù)。

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[責(zé)任編輯：湯靜]