淺析機關事業單位檔案管理信息化

李娜

（襄陽市房屋征收事務處 湖北襄陽 441003）

淺析機關事業單位檔案管理信息化

李娜

（襄陽市房屋征收事務處 湖北襄陽 441003）

檔案對社會經濟建設與發展有著重要的記錄作用，隨著經濟及科技的發展，計算機網絡技術已經普及應用于檔案管理中。本文主要從信息化技術在檔案管理工作中的優勢入手，重點對機關事業單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題進行了分析，并提出了相應的科學化建議，以供同行參考。

機關事業單位；檔案管理；信息化

1 引言

近年來，社會、經濟得到了迅猛發展，我國機關事業單位檔案管理工作日趨繁重。然而，大部分機關事業單位在管理檔案方面仍舊采取比較落后的方式，對領導的決策、人才的培養及考核等產生重要影響。當前，計算機網絡的蓬勃興起為事業單位管理檔案提供了可靠地軟件，極大地提升了工作成效?，F今，事業單位檔案信息化管理暴露出很多問題，阻礙了工作進程。如何加強檔案信息化管理成為擺在我國事業單位面前的又一重要課題。

2 信息化技術在機關事業單位檔案管理工作中的優勢

2.1 提高檔案管理的工作效率

對眾多機關事業單位來說，檔案管理工作面臨的對象都是數以萬計的，涉及內容非常復雜，一旦沒有信息化的幫助，檔案的整理與歸檔保存都是一項繁重的任務。在機關事業單位的檔案管理中使用現代化的信息化設備，能夠明顯提升檔案管理的工作效率，節省了大量的人力、物力和財力。

2.2 提升對陳舊檔案的管理效率

在對機關事業單位的檔案進行整理的過程中不難發現，各類檔案令人應接不暇，學習、培訓、考察、活動、評聘等文字材料及數據對于單位而言都非常重要，大部分都需要予以長期保存。如果全部采用紙質方式對檔案進行保存：①需要解決的就是檔案室問題，面對大量的紙質檔案，各個單位的檔案室都是捉襟見肘；②需要解決的是查詢問題，人工查詢給檔案工作人員帶來巨大壓力。而采用信息化的設備與技術，那么機關事業單位可以將紙質的檔案予以電子化處理，在有效提升檔案保存率的同時，還節省了大量的存放空間，同時也為查詢與調用提供了巨大的便利。

2.3 促進檔案文件信息的交流和分享

因搬運傳統紙質檔案非常不便，這就給機關事業單位的各個部門或者各個單位之間的檔案交流帶來嚴重影響。而信息化管理技術正好可以解決這一問題，在普及使用信息化技術之后，機關事業單位的檔案管理級別也發生了翻天覆地的變化，由案卷級向著文件級過渡，逐步形成體系化管理模式。隨著信息化技術在機關事業單位檔案管理的普及使用，檔案查詢也變得更加快捷和便利，不僅提升了檔案的使用效率，還明顯提升了檔案管理的工作質量和工作水平。

2.4 提升了檔案保存的安全性與穩定性

傳統紙質檔案保存極易受到自然環境影響，而相對于紙質檔案而言，電子檔案的保存壽命更長，且具有較高的穩定性。通常情況下，電子檔案使用光盤、移動硬盤等電子文件載體進行保存，且每份電子檔案都會相應的備份保存，有效提高了電子檔案保存的安全性與穩定性。不管是從存儲方面而言還是從讀取方面而言，這些電子文件載體都顯得非常方便快捷，且很少受到外界因素的干擾，穩定性較強，能夠滿足機關事業單位對于檔案進行長期存儲的需要。

2.5 提高檔案傳輸的速率

傳統紙質檔案在運輸過程中需要耗費大量的人力、物力和財力，一旦操作不當極易造成檔案遺失。為此，需要在信息化管理技術的基礎和前提下，采取相關技術手段來提升檔案的傳遞速率，在節省了大量檔案的運輸時間的同時，也為確保檔案運輸的安全性打下堅實基礎。

3 目前存在的問題

3.1 人才相對缺乏

作為檔案管理的主體，管理人員在檔案的管理工作中發揮著核心作用，他們的業務能力水平直接決定著檔案管理的工作質量。但在我國事業單位中，大多數檔案管理人員在進行檔案管理之前，并未進行過相關知識的學習，他們在學校所學的知識很難運用到工作中。并且，一般事業單位傾向使用年齡偏大的人員進行檔案管理，他們在工作中往往墨守成規，對于新技術、新方法的接受能力相對較差，另外，很多事業單位的人才引進機制較差，對高素質專業檔案管理人才的吸引力十分有限。因此，在信息化不斷發展的今天，檔案管理工作的信息化程度越來越高，對于檔案管理人員的要求也越來越高，優秀的檔案管理人才大量缺乏。

3.2 改革機制缺乏時代性

國家為了迎合社會對不同專業人才的需求，通過多種教育方式培育出相應的人才，以應對社會的發展需求。但目前，我國事業單位的檔案管理機制未能與時俱進。事業單位在發展的過程中，忽略了檔案管理工作的重要性，沒有將現代化技術充分應用到工作當中，并且未注意到提升工作效率的問題，導致我國大部分事業單位在檔案的信息化管理方面沒有取得突破。檔案管理改革機制直接關系到檔案管理領域的發展方向，檔案管理改革機制必須具備足夠的前瞻性，管理人員必須具備最前沿的技術定位，同時，保證電子檔案的兼容性以及二次開發性。

3.3 缺乏統一規范性

由于我國事業單位眾多，而各個事業單位在選擇使用檔案管理的軟件時沒有統一的標準，均按自己的使用習慣來選擇，這便造成了不同部門之間的軟件缺乏通用性。此外，在同一個管理軟件下，當進行文獻檢索時，很難再進行檔案的信息管理，同樣，當進行檔案的信息管理時，又很難進行文獻檢索。這使得檔案管理信息化建設的進程十分緩慢，在大環境下難以實現信息的資源共享。除此之外，很多檔案管理單位并未根據已有的電子檔案管理系統設置標準化流程，導致電子檔案管理系統的作用得不到充分發揮。

3.4 信息化建設程度有待提高

目前，事業單位進行檔案管理時，信息化的應用普遍不高，出于某種考慮，一些重要的檔案記錄依然采取傳統的管理辦法進行記錄，沒有使用信息化的管理辦法。而當這些檔案信息記錄到紙質載體上去以后，很難進行保管，難以得到長久的保存，并且也會為后續的查找工作帶來很大的不便。因此，為了使檔案能夠永久存留，應當提高檔案管理的信息化建設水平，檔案管理信息化建設是一個十分漫長的、系統的過程，需要管理人員實時關注科技發展趨勢，根據科技發展調整檔案管理模式。

4 提升機關事業單位檔案管理信息化水平的重要舉措

4.1 建立規范、標準的事業單位檔案管理

隨著信息化的發展，我國的檔案管理已由以往的管理保護檔案的實體模式轉變為檔案信息的利用及共享。要想最大限度的發揮檔案信息這一服務功能，完善其健全地管理體系必不可少。因此，事業單位在進行檔案管理信息化時，應按照國家提出的信息化管理標準，并結合自身特點及發展的需求來制定相應的管理標準。①在檔案錄入時，應遵循國家統一的著錄原則、方法、格式、文字、標識等要求。如果著錄不能統一，則會導致檢索的條目不一致，影響數據的有效讀取和使用。②應對檔案管理數據庫的硬件、軟件的文檔格式、數據指標等內容制定統一的規范，并對相應的紙質檔案進行統一歸檔，從而使得事業單位的檔案數據達到共享利用。因此，建立規范、標準的檔案管理，是事業單位檔案管理信息化建設的重要環節。

4.2 建設完善的單位檔案管理服務設施

檔案信息化建設是依托于計算機、網絡通信等現代化設備以及網絡來實現檔案信息的收集、存貯、加工、使用和傳輸。在事業單位檔案管理信息化建設過程中，事業單位應根據自身實際需求來采購計算機、復印機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機等設備。并對現有的電子設備實行統一的管理與使用，以最大限度地延長其使用壽命。除此之外，事業單位還應注重計算機軟硬件的統一性，了解所用軟件是否和硬件兼容，是否便于日后系統的升級及使用，從而最大限度地優化使用計算機的設備資源，以滿足檔案管理信息化建設的需求。

4.3 加強事業單位檔案管理信息化的安全建設

在網絡共享的大前提下，信息資源系統存在較大安全隱患，因此，事業單位檔案管理人員應提高檔案管理信息化的安全意識，加強檔案管理信息化的安全建設。①由于網絡共享的特性，檔案內容很容易被竊取和篡改。事業單位檔案信息內容中有許多機密文件，這部分文件一旦泄漏，將會嚴重損害我國利益，甚至會危害到國家的安全。因此，檔案管理人員應根據每一類檔案的密集程度做好相應的加密設置、訪問權限和身份識別等安全措施。②注意各網絡、系統的安全，對上網檔案信息內容進行嚴格把控。③在系統中設置防火墻，及時更新殺毒軟件，起到預防保護作用。④根據國家有關規定，配置專門的檔案室、檔案柜、除濕器、除塵器，安裝防盜門窗，配備防火器等，使之達到防潮、防鼠，遮光的要求，最大限度地減少檔案毀損，加強其安全性。

4.4 提高事業單位檔案管理人員的專業技能

當前我國檔案信息化建設還處在人機相結合的操作階段，電子檔案的錄入、歸類、建立索引目錄等工作還需人工操作。這就要求檔案管理工作人員不但要具備檔案管理理論的原則、方法、技術等基礎知識，還需掌握相關的計算機技術或數據通信技術。目前，大多數事業單位檔案工作人員的檔案管理方式仍停留在傳統的模式上，主要表現在對計算機的運用不足，以及對檔案信息處理的錄入簡單化。從而導致了設置的電子目錄過于簡單，檔案管理出錯率高，效率低，無法適應更深層次的信息化建設目標的需求。因此，提升檔案管理工作人員的技能水平，也是事業單位檔案信息化建設又一重點內容。①事業單位應加強檔案管理人員的專業技能培訓，并對培訓人員做相應的考核，確保其掌握相關技能，從而使其能夠更快、更好地適應檔案信息化建設的要求。②檔案管理工作人員也應不斷進行自我深造，加強對檔案專業技能的學習，提高檔案信息化管理的思想覺悟，并在工作中保持良好的心態，以積極的態度去面對和解決工作中出現的問題和困難。

5 結語

隨著信息技術及社會的日益發展，我國事業單位檔案管理工作缺陷也日益突出，事業單位進行科學化檔案管理已經成為一種趨勢，檔案管理人員應積極跟上時代發展步伐，開拓創新，重視檔案管理工作，增強資金及人才投入，推動檔案管理的科學化及現代化進程。

[1]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：36～37.

[2]程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報，2011（20）：78～79.

[3]侯賢祥.高等學校財務檔案信息化建設存在的問題及應對策略[J].財會研究，2011（10）：45～46.

G270.7

A

1004-7344（2016）26-0027-02

2016-9-1

李娜（1982-），女，助理館員，主要從事辦公室檔案工作。