論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

張端

南陽醫學高等專科學校

論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

張端

南陽醫學高等專科學校

隨著時代的發展，高等院校的發展對于社會進步影響越來越大，提高院校的人事檔案管理能力，讓人力資源優化分配才能更好的為院校發展服務，更好的為社會發展服務。人事檔案管理是各個組織、機構必須高度重視的核心工作，也是組織機構能夠正常運行的前提。本人經過多年高校人事檔案管理工作，發現當下人事檔案管理還存在許多的問題急需解決，時代發展也要求人事檔案向無紙電子化發展，本文結合當下高校常見的人事檔案管理問題提出一些改革建議與途徑。希望與業內同仁進行交流學習，促進我國高校人事檔案管理的發展。

高校人事檔-案；人事檔案服務；信息化管理

我國的政治體制不斷改革，高等院校也要重視人事制度改革，我國社會不斷向信息化社會轉變，人事檔案要服務于當下，不僅要做到檔案零丟失，檔案零失誤、檔案調度便利，更要做充分利用好檔案信息資源的價值，人事檔案管理與其他信息資源管理相比有其特殊性，重要性，需要專業的人員和專業的標準進行管理，只有不斷深化改革與完善弊端才能更好利用人事檔案資源，更好的為高校發展提供便利。

一、現狀與問題

（一）人才流動頻繁，人檔分離

隨著時代發展，人口流動不再受到地域的限制、政策限制，特別是高等院校，對于一些高學歷、高能力的人才都非常渴求，本人所在醫專類高校就要面對與研究所、競爭院校、醫院等組織機構進行人才競爭，人才流動非常頻繁，每天都存在一些員工就職、離職、調職情況，而很多人員對于人事檔案不夠重視，沒有按照正常流程進行調動，擅自離職，不進行檔案轉調，很多棄檔事件出現，而使用過去的人事檔案管理模式進行管理就很容易出現人檔分離的問題，檔案也容易出現丟失與沒有及時更新的情況。這給管理工作人員帶來了很多不必要的問題。人檔分離問題必須得到充分重視。

（二）資料不完善，管理模式有弊端

人事檔案在過去的重視程度不足，這幾年我國不管是經濟還是文化都在高速發展，大量公司、組織都在擴充隊伍，對于納新的人員沒有進行統一、詳細的人事資料收錄，人員變動頻繁，加之員工不夠重視，很多資料存在信息空白，而簡單的人工分類收集的管理模式是存在很大問題的，不能進行及時的更新信息，老檔案容易丟失損壞。檔案調動可能出現移送不到位，也可能出現檔案丟失事件發生，高校運營中會有很多人才外出學習深造，或者停薪留職，這種情況也加劇了檔案管理的難度，使得人事檔案存在許多滯后與空白。

（三）管理人員不夠專業，劃定歸納標準多樣化

一些從事人事檔案資料管理的工作人員不夠專業，對于檔案資料的劃分歸納都存在疑問，往往一個人一個標準，沒有系統規范的進行整理分類與存儲。人事檔案保管的原則政策也變動大，不統一。比如說最常見的問題就是過去檔案資料紙張標準是16開，而隨著紙張國際標準的推廣普及，A4系列紙張的大量使用，這就是的新檔案與老檔案紙張大小出現沖突，而簡單剪裁則可能造成檔案的殘缺，縮印又可能導致檔案的原始性降低。所以統一分類與管理的標準是當下急需解決的問題。

二、改革途徑與建議

（一）提高對人事檔案管理的重視程度

想要提高人事檔案管理的效率，改革管理模式，必然需要一定的人力、物力來支持改革，人事檔案不僅僅是一些信息的收集，也事關每個人未來升職、入黨等各項事宜，也是更好進行人力資源最大化利用的基礎。這就需要讓領導層重視人事檔案管理，取得改革的各項資源支持。

（二）健全管理體系

一直以來，人事檔案管理都沒有一套成體系、成標準的規范指導。無規矩不成方圓，首先要根據相關的法律條例來統一標準，建立一套有理可循的檔案收集、分類、存檔、提檔的流程標準。結合高校實際情況與檔案管理的需求進行完善，特別是對于檔案裝訂保持、檔案借調查閱、檔案轉移等工作流程必須嚴格對待，保證檔案的安全性與準確性。

（三）科學分類、編排有序

人事檔案管理的核心工作就是對數量龐大的人事檔案信息進行分類、編排存儲。以便于及時進行查找提檔，在過去，我們傳統的人事檔案分為學生、工人、干部三大類。而當下的高校只分這三大類就明顯不能滿足實際需求了，建議將工人、干部兩類進行細化分類，分為專業技術、管理、工勤三類。要不斷細化分類，并且按照中組部《檔案工作細則》與實情進行分類，保證能準確分類，有序的編排，明確目錄，檔案裝訂整齊，保證檔案完整、真實、實用。

（四）建立電子檔案數據庫、對現有的電子檔案系統進行優化

電子檔案已經逐漸在社會各單位普及，電子檔案采用的系統程序卻五花八門，且電子檔案數據庫的安全性也存在隱患，檔案篡改、信息丟失、信息錯誤等情況還是經常出現。所以目前電子人事檔案并不能完全取代紙質檔案，這就需要我們聘請專業的團隊進行系統的維護，把電子檔案的“防火性能“不斷提高。明確一套檔案劃分標準，紙質檔案與電子檔案高度一致，便于管理工作人員進行檔案管理。

（五）人才隊伍建設

人事檔案管理工作對于工作人員的個人職業素質與職業道德要求非常高，需要深刻的認識到人事檔案的重要性，盡心盡責的工作，檔案管理工作內容枯燥繁瑣，往往一份檔案收錄到轉出可能跨度年份非常大，一點差錯就可能導致檔案丟失，后果很嚴重。所以管理工作人員需要有專業的分類管理知識，且要進行上崗前培訓教育，對其進行認真評估后才可以上崗。并制定定期無序檔案抽查，保證人事檔案準確無誤。

三、結語

總而言之，人事檔案管理隨著時代發展必然會向電子化轉化的，當下的高校已經認識到認識檔案管理的重要性了，雖然目前建立的信息資源數據庫還不算完善，不能完全擺脫紙質檔案，但是未來一定會在不斷的完善當中變的更完整、更人性化、更安全和更準確。能夠讓檔案管理工作人員節約多時間，提高工作效率，釋放出更多的勞動力，使得檔案丟失、錯誤的概率不斷下降。更好的為高校發展而服務。

[1]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].中國行政管理,2013,(6):99-102.

[2]劉歲梅.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].才智,2016,(19):68-68.