地質煤田檔案管理數字化建設路徑探究

王玥

東北煤田地質局一○三勘探隊

地質煤田檔案管理數字化建設路徑探究

王玥

東北煤田地質局一○三勘探隊

地質煤田檔案是記錄地質勘探信息的主要載體，主要是記錄煤田勘探日常工作事宜，真實、準確、有效的地質煤田檔案不僅有助于對以往勘測工作進行總結分析，還能夠給今后勘測工作提供借鑒作用，對工業發展規劃來說具有重要意義。在當前數字信息化技術飛速發展時代下，地質煤田檔案管理也應順應時代發展形勢，加大管理數字化建設，從而顯著提升地質煤田檔案管理效率和質量，充分發揮檔案價值。

地質煤田；檔案管理；數字化；建設路徑

現階段，隨著數字化信息技術的發展，網絡技術開始滲透到社會行業的方方面面，而地質煤田檔案管理工作也受益匪淺，數字化檔案管理不僅能夠減小空間浪費，還能夠不受時間、地域和空間的限制，實現地質煤田檔案信息實時共享，而數字化檔案帶來的便捷性也一目了然。對此，一些還尚未實現數字化建設的煤田地質局應及時將網絡信息技術引入到地質煤田檔案管理中，這不僅是信息時代下地質煤田檔案管理的全新發展方向，同時也是提高檔案管理質量，確保檔案規范化管理的重要舉措。

一、地質煤田管理數字化建設問題

首先是檔案管理數字化基礎設備欠缺。部分煤田地質局并沒有設置有獨立的檔案管理室，即便設有檔案室也僅僅只是一些簡單的櫥柜、桌椅組成，先進的信息設備較為欠缺，硬件設施難以滿足地質煤田管理數字化建設需求。而部分單位即便是配備有數字化設備，但由于單位并未對管理人員操作技能進行培訓，因而難以提高檔案管理數字化建設程度。其次是缺乏全面通用的系統信息平臺。檔案管理數字化管理平臺之間具有一定差異，不同部門所使用的系統平臺有所區分，規格也各不相同，因而軟件開發系統也不同。由于缺乏全面通用的系統信息平臺，不能在最短時間內對檔案資料進行歸檔，限制了檔案管理數字化的發展。最后是檔案管理人員素質良莠不齊。現階段很多地質煤田檔案管理人員都并非是專業檔案管理技術人員，且在檔案管理工作者也大都身負多職，工作任務繁重。一些年長檔案工作者雖說專業技能高、經驗豐富，但欠缺信息技術知識，而年輕工作者雖說電子計算機技術知識水平較高，但對管理工作相關內容了解甚少，人員素質也是限制檔案數字化建設的一項重要原因。

二、加快地質煤田檔案管理數字化建設路徑

（一）完善檔案目錄搜索信息數據庫

進一步落實《地質煤田資料檔案著錄細則》，按照數字化地質煤田資料目錄數據庫收錄要求，結合地質煤田檔案信息技術手段，盡可能實現地質煤田檔案管理目錄搜索數據庫的完善，構建開發信息化與數字化相結合的地質煤田檔案目錄檢索體系，實現地質煤田檔案的計算機遠程管理系統。實施地質煤田檔案資料的合理應用，顯著提高地質煤田資料認知、資源勘查和地質煤田探測水平[1]。同時，提高現有地質煤田檔案利用率，增強資源勘查、收錄技術和地質煤田檔案信息資料的研究開發能力，充分發揮地質煤田檔案資料在實際運用中的作用。

（二）構建管理體系并建立信息數據

結合地質煤田局實際情況構建出具有較高實用性、便捷性和可行性的數字化檔案管理體系，能夠對地質煤田檔案管理動態信息進行全面監測，進而有效對檔案工作進行調查、總結和分析，全面提高地質煤田局檔案管理工總質量。制定地質煤田檔案數字化服務體系和查詢系統，能夠及時為局內各項工作的開展提供優質高效的檔案服務。此外，還應建立檔案信息數據庫，在遵循國家相關部門文獻檔案數字化管理共組要求的基礎上，有目的性、有重點的對紙質檔案實施全文信息數據掃描，將紙質檔案轉化為數字記錄形式，并在計算機中存檔，建立有相應電子文檔編號，以便于今后工作中能夠及時查閱。建立檔案信息數據庫的優點是為使用者提供便捷、高效的檔案服務，這樣使用者在需要閱讀檔案資料時便不需進行文本目錄檢索，只需要在數據庫中輸入檔案編號即可快速閱讀到需要的檔案資料，這在一定程度上提高了地質煤田檔案服務質量，并有利于檔案的開發運用，同時還能夠顯著提高檔案資料的使用期限。

（三）加快檔案數字化基礎設施建設

硬件基礎設施是實現地質煤田檔案數字化建設的重要基礎，只有硬件設備配置到位才能夠確保數字化的開展，可以說基礎設施是實現檔案管理數字化建設的核心內容。當前，大多數地質煤田局在檔案管理數字化建設上都取得了一定成果，但仍舊有部分地區在硬件設施配備上較為欠缺。對此，地質煤田局應及時配備檔案信息化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網等現代化辦公設備，充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。另外，還要依照國家檔案管理數字化建設標準，針對檔案管理具體內容重點進行相關軟件的研發和推廣應用，為確保檔案信息交換、實現檔案管理信息化創造條件[2]。

（四）重視檔案數字化管理人才培養

地質煤田檔案數字化建設具有較高技術性，對檔案管理人員專業技能、計算機技術及綜合素質都有一定要求，檔案管理人員除了要具備有專業檔案管理理論知識和管理技巧之外，還必須有相應的網絡技術、計算機技術等知識來確保檔案管理的數字化發展進程。首先，地質煤田局應打造一支同時兼備管理知識和信息技術的復合型人才隊伍，重視對單位檔案管理骨干人才的培養，以此來滿足檔案管理數字化建設需求[3]。其次，是要做好在職人員培訓教育，對局內領導干部、骨干人員進行計算機網絡技術培訓，提升其數字化建設意識。同時在局內開展不同形式的培訓交流會，創設良好數字化建設環境。最后，是要積極引入先進復合型人才，并努力打造優良工作環境，盡可能留住人才，讓引入人才能夠為地質煤田檔案數字化建貢獻力量。

三、結語

總而言之，地質煤田檔案管理的數字化建設必須要從源頭上做起，不僅要樹立正確數字化建設理念，加快基礎設施建設，還要構建完善的地質檔案目錄搜索信息數據庫，同時重視數字化管理人才的培養，全方位提高地質煤田檔案管理質量和檔案利用價值，為地方資源規劃提供重要指導作用。

[1]吳蘭平.如何提升煤田地質檔案管理水平[J].商，2016，（25）：67.

[2]鄭紅.煤田地質檔案管理初探[J].蘭臺內外，2014，（03）：57.

[3]張葳.檔案信息化管理的三點思考[J].信息化建設，2015，（12）：243.