會計檔案管理辦法征求意見稿淺析

楊愛義　馮菁菁

摘要：會計檔案是對企業(yè)經(jīng)濟信息的原始記錄，是各單位的重要檔案材料，通過一個單位的會計檔案，可以了解這個單位各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈。會計檔案不僅對于企業(yè)很重要對于國家的經(jīng)濟管理與宏觀調(diào)控同樣起著重要的作用。所以及時學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，更新會計檔案管理辦法，對企業(yè)有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：會計檔案；管理辦法

中圖分類號：F230 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）012-000-02

一、會計檔案概述

（一）會計檔案概念

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案是各單位的重要檔案材料，通過一個單位的會計檔案，可以了解這個單位各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈，通過會計檔案也可以檢查一個單位是都遵守財政法規(guī)，有無弄虛作假違法亂紀(jì)的行為。

（二）會計檔案的特點

會計方案本身便是企業(yè)經(jīng)濟信息記錄的原始數(shù)據(jù)，其具備一定的知識性和信息性，其對企業(yè)而言，是無法被替代的。會計檔案有以下特點：第一，會計檔案信息的來源很廣泛。有會計獨立核算能力的企業(yè)由會計人員記錄的企業(yè)所有經(jīng)濟活動的信息都會成為會計檔案信息。第二，會計檔案中的內(nèi)容具有專業(yè)性。會計核算的過程中產(chǎn)生的賬簿、憑證以及財務(wù)報告等一系列的資料具有專門檔案性能。這些記錄會計活動的檔案會真切反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營情況，從這些檔案中可分析出企業(yè)的發(fā)展情況。以上說明會計檔案的內(nèi)容具有很強的專業(yè)性。第三，形成會計檔案的過程中必須嚴(yán)謹(jǐn)和實事求是。會計核算需要有連續(xù)性和系統(tǒng)性，能夠很好的將企業(yè)的經(jīng)濟活動和狀況反映出來，并發(fā)揮其監(jiān)督作用。為了確保會計核算真正的有效和嚴(yán)謹(jǐn)，必須采取一些措施，例如，企業(yè)單位會采用復(fù)式記賬法來記錄企業(yè)的經(jīng)濟活動，以便核對記賬過程中的準(zhǔn)確性，在記賬過程中收集原始憑證，填寫記賬憑證，以保證會計賬簿的真實性。企業(yè)單位會定期或不定期進行盤點，保障賬實相符。這樣的過程能確保會計核算的精確性，最終形成的會計檔案信息也更加嚴(yán)謹(jǐn)。

（三）會計檔案的作用

1.信息作用

會計檔案中有著充實的經(jīng)濟信息，記錄著企業(yè)的所有經(jīng)濟活動，能夠給管理者的管理提供相關(guān)的信息，并給管理者的預(yù)測以及決策提供可靠的數(shù)據(jù)。

2.法律依據(jù)作用

絕大多數(shù)的會計檔案都是原始資料，其也是法律糾紛解決、財務(wù)糾紛解決以及產(chǎn)權(quán)糾紛解決過程中的重要證據(jù)，其是不可或缺的。具有著不可替代的法律效力

3.審查監(jiān)督作用

會計檔案的原始屬性是將主體單位經(jīng)濟活動情況真是的記錄和反映出來，若是存在違背財務(wù)制度以及相關(guān)法律的情況，都能夠通過會計檔案找出來。無論是對于外部審計或是內(nèi)部審計，會計檔案都具有不可取代的重要作用。

4.咨詢作用

財會人員利用會計檔案經(jīng)過計算分析，幫助領(lǐng)導(dǎo)進行財務(wù)決策要充分發(fā)揮會計檔案的咨詢作用。

二、會計檔案管理辦法

《會計法》規(guī)定，“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定。”而由國務(wù)院財政部門和國家檔案局會同制定的規(guī)范會計檔案相關(guān)管理的法律就是《會計檔案管理辦法》。自1984年實施以來，《會計檔案管理辦法》在加強各單位會計檔案管理、促進會計發(fā)展方面上都發(fā)揮了積極的作用。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，會計工作過程中也會出現(xiàn)一些全新的問題和情況，并且以往的會計檔案管理手段已經(jīng)無法滿足社會和經(jīng)濟發(fā)展的需要，為了解決這些問題，國家檔案局和財政部門對《會計檔案管理辦法》的實際實施情況進行了調(diào)查，并根據(jù)《檔案法》和《會計法》的相關(guān)規(guī)定，多次修訂了《會計檔案管理辦法》。財政部會計司于2014年12月1日與2015年5月28日分別發(fā)布了兩個版本的《會計檔案管理辦法》征求意見稿。這兩個版本的征求意見稿分別于2015年7月1日以及2016年1月1日起施行。這兩個版本與現(xiàn)行的辦法存在哪些重要差異。將在以下內(nèi)容與大家共同探討。

（一）明確了檔案類別，對電子檔案進行規(guī)范

2014和2015的《會計檔案管理辦法》征求意見稿中第六條規(guī)定單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理會計檔案，并在第七條和第八條規(guī)范詳細(xì)規(guī)范何種情況下可以僅以電子形式歸檔保存。

新增電子會計資料保管規(guī)范，更加適應(yīng)現(xiàn)階段企業(yè)會計檔案管理的事實需求。隨著會計電算化的普及，電子形式的會計檔案的將成為會計檔案中重要的一部分。該項條款的增加也提示企業(yè)應(yīng)該更加重視與規(guī)范電子會計檔案的歸檔工作。

（二）重新調(diào)整了移交時間

現(xiàn)行《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定在當(dāng)年形成的相關(guān)會計檔案，在會計年度終了后，可以由相關(guān)的會計機構(gòu)保管一年的時間，在時間到了后，應(yīng)該做好移交工作，將其移交給本單位的檔案管理機構(gòu)，由其進行統(tǒng)一的管理；2014年征求意見稿第十條規(guī)定屬于當(dāng)年歸檔范圍的會計資料，一般情況下，需要在會計年度終了的半年時間內(nèi)，由會計機構(gòu)將其移交給檔案機構(gòu)或者相關(guān)的工作人員。若是因為工作的原因需要推遲移交的實踐，那么會計機構(gòu)需要對其進行臨時保管，并且臨時保管的時間應(yīng)該在三年內(nèi)。2015年征求意稿第十條規(guī)定，在當(dāng)年形成的相關(guān)會計檔案，在會計年度終了后，可以由相關(guān)的會計機構(gòu)保管一年的時間，若是因為工作原因需要推遲移交的時間，那么需要檔案機構(gòu)允許，并且暫時保管時間需要少于三年。會計檔案的移交時間從現(xiàn)行規(guī)范的會計年度終了后1年，變?yōu)?014征求意見稿的會計年度終了后半年內(nèi)，2015年征求意見稿再次規(guī)范為會計年度終了后1年。企業(yè)要注意征求意見稿的規(guī)范時間，適時更改檔案移交時間。

（三）重新調(diào)整了保管期限

現(xiàn)行《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。對于其保管的期限，應(yīng)該在會計年度終了后第一天開始算。2014年征求意見稿第十三條規(guī)定會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為5年、10年、15年、25年四類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。2015年征求意見稿第十三條規(guī)定檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年兩類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

從檔案保管期限程延長的趨勢可以看出對于檔案保管的要求更加嚴(yán)格。會計部門與檔案管理部門要及時學(xué)習(xí)新規(guī)范規(guī)章，更新企業(yè)檔案管理制度。做到規(guī)范嚴(yán)格管理。

（四）調(diào)整了會計檔案銷毀前鑒定的參與部門

現(xiàn)行《會計檔案管理辦法》未規(guī)定對到期會計檔案進行鑒定的部門。2014《會計檔案管理辦法》意見稿第十五條規(guī)定，相關(guān)單位應(yīng)該進行檔案鑒定小組或者委員會的建立。對于那些到了保管期限的檔案，應(yīng)該由其進行鑒定，在鑒定后還需要制定銷毀意見書，若是鑒定后的到期檔案還需要保管，那么則應(yīng)該對其保管的期限進行重新的劃定，若是檔案沒有了保存價值，那么便可以將其銷毀。 2015《會計檔案管理辦法》意見稿第十五條規(guī)定，檔案機構(gòu)需要進行牽頭，組織相關(guān)的機構(gòu)重新鑒定已經(jīng)到期的會計檔案，并進行會計檔案鑒定意見書的形成，在鑒定后，發(fā)現(xiàn)其存在保存價值，則需要重新進行保管期限的劃定，若是沒有保管的價值，那么便可以將相關(guān)檔案銷毀。

會計檔案銷毀前鑒定參與部門從現(xiàn)行《會計檔案管理辦法》中未提到對到期會計檔案進行鑒定，2014年征求意見稿中的檔案部門會同會計部門進行鑒定，2015年征求意見稿中檔案部門牽頭，組織會計部門、審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門進行鑒定，可以看出對于會計檔案銷毀前的鑒定工作越發(fā)重視，也體現(xiàn)出對于會計檔案的重視程度越來越高。登記，保存與銷毀會計檔案應(yīng)同等重要的思想也體現(xiàn)的更加明顯。

三、小結(jié)

會計檔案不僅是記錄和反映一個企業(yè)的經(jīng)濟活動的一些情況，更重要的是它為國家的經(jīng)濟政策和經(jīng)濟決策提供詳細(xì)、完善的信息。我國現(xiàn)在對檔案管理的重視程度越來越高，檔案整理不規(guī)范的情況也有很大程度上的改善。會計檔案管理工作是一項需要長時期建設(shè)，多方面努力的工作。會計人員學(xué)習(xí)《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)，與時俱進掌握會計檔案管理最先進的方法才能實現(xiàn)會計檔案管理的制度化、科學(xué)化。學(xué)習(xí)最新的會計檔案管理法律法規(guī)，規(guī)范會計檔案管理工作將是我國企業(yè)接下來必須面對的挑戰(zhàn)。

參考文獻：

[1]財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法[M].北京：工商出版社，1984.

[2]張玉英.對會計檔案管理中的問題及對策淺析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015.

[3]財政部.《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》.