大型國際會議移動視頻直播項目管理

饒赟 李相磊 王雨辰

“互聯網+”被寫入政府工作報告后，我國大力實施“網絡強國”戰略和“互聯網+”行動計劃，以“互聯網+”為核心的新興媒體融合步入了快速發展階段，中國互聯網發展開啟新的十年征程。2016年火燒連營的移動視頻直播的崛起，幾乎成為國內互聯網的標配。而關于大型國際會議的移動視頻直播項目尚不多見，本文以2016全球能源互聯網大會（簡稱GEI大會）移動視頻直播為例，介紹大型國際會議移動視頻直播項目的管理過程，分享其項目管理經驗。

2015 年12 月，英大傳媒投資集團有限公司（以下簡稱英大傳媒集團）啟動GEI大會移動視頻直播項目，與樂視控股集團合作，借助移動流媒體技術，依托全球最大的云視頻開放平臺，嘗試通過移動視頻直播方式報道于2016年3月舉行的GEI會議盛況。這是英大傳媒集團使用移動視頻直播方式的首次嘗試。

該項目歷時三個月，以開發移動終端軟件、制作GEI大會相關內容及現場視頻采集的流程為關鍵內容，運用項目管理的理論和方法研究梳理移動視頻直播項目在GEI大會的應用過程。

GEI大會移動視頻直播項目的啟動

項目的必要性與可行性

GEI大會移動視頻直播項目的必要性體現在：視頻化正在成為新媒體發展的“風口”；視頻直播有利于促進全球能源互聯網概念的傳播。項目的可行性體現在：一是英大傳媒集團多次參與大型會議和活動的視頻直播工作，經過多年的積累，已擁有豐富的經驗，可以為GEI大會移動視頻直播提供現場的信號及內容支持；二是英大傳媒集團于2015年12月啟動開發建設的“電網頭條”APP已初具雛形，其作為新聞聚合入口，可兼容多種融媒體功能，支持峰值1萬名用戶同時并行操作，該APP擁有iOS、Android 兩個版本系統，可自動適應不同尺寸和分辨率的手機屏幕，具備為GEI大會移動視頻直播提供載體的條件；三是利用移動流媒體客戶端觀看網絡視頻已成為用戶的新聞閱讀習慣。

項目的風險管理計劃

GEI大會現場視頻信號采集、壓縮、送出過程是否通暢，網絡環境能否穩定支撐直播信號的送出是本次移動視頻直播的風險因素，英大傳媒集團在項目啟動階段與大會主辦方進行了溝通。雙方研究決定，利用延時技術實施直播，即晚于會議實際召開時間30分鐘播出會議內容，以應對會議召開期間可能發生的不確定因素；同時，將直播的形式由現場會議內容全部呈現的方式調整為采用演播室與會議現場交互呈現的方式。

GEI大會移動視頻直播項目的規劃與執行

GEI大會移動視頻直播項目的進度計劃

制定項目進度計劃的目的是控制項目時間和節約時間，而該項目的主要特點之一就是有嚴格的時間期限要求，由此決定了進度計劃在項目管理中的重要性。制定進度計劃常用的方法主要有甘特圖、里程碑計劃和網絡計劃。

GEI大會移動視頻直播項目的進度安排

按照高德拉特的關鍵鏈理論，任何一個項目，都是靠由關鍵活動構成的關鍵鏈和由非關鍵活動構成的非關鍵鏈組合在一起的。如果能做到向這些關鍵工作要時間、向非關鍵工作要資源，那么GEI大會移動視頻直播項目的進度就能得到很好的控制。

移動視頻直播的屬性是線性的服務，這種屬性決定了項目中的關鍵工作的邏輯關系幾乎是無法調整的。也就是說，將某些串聯的關鍵工作調整為平行作業或者交叉作業的方式對GEI大會移動視頻直播項目不適用。加之項目對大會信息的高度依賴，在大會信息不確定的情況下，壓縮關鍵工作時間的方法也是不可取的。因此，要控制GEI大會移動視頻直播項目的進度，確保按時完成直播任務，只能嘗試對項目中資源加以梳理，調整對非關鍵任務的資源使用情況。

GEI大會移動視頻直播項目進度控制

很多項目都受來自資源的約束條件的制約，特別是當某類資源有限，而又沒有找到好的替代品時，這種現象更為普遍。其直接結果是可能導致工作的延期完成或者中斷。在資源使用的約束條件下，為避免產生延期，可以采取幾種技術：用較低的資源使用量完成工作；分解工作；調整網絡；使用替代資源；推遲工作的進行。因為傳媒產業不同于其他產業，它以信息服務為主體，因此信息是其重要的資源。對于GEI大會移動視頻直播項目而言，宣傳方案、大會議程、嘉賓名單及發言稿、大會海報及會標這些集中資源都是與大會本身高度相關的信息。由于這些信息具有變化性，且不能分時計量，但其又約束著整個項目的進度，因此，只能通過分解工作和使用替代資源的方法解決因其帶來的進度延誤問題。

GEI大會移動視頻直播項目的監控

項目監控的要點

GEI大會移動視頻直播項目的關鍵要素是及時且準確的大會信息，而這些信息分散于大會籌備單位，無法保持及時同步，這成為GEI大會移動視頻直播項目的風險因素。而主要掌握全球能源互聯網大會籌備信息的單位，就成了全球能源互聯網大會移動視頻直播項目的利益相關方。

按照發現——驅動式計劃的原理，如果把信息及時同步作為關鍵假設條件的話，那么讓這個假設條件得到滿足就是該項目監控的要點。

GEI大會移動視頻直播項目的利益相關方管理

根據項目利益相關方群體分類，GEI大會移動視頻直播項目的利益相關方主要包括：項目團隊利益相關方、高管利益相關方、外部利益相關方和潛在利益相關方，針對不同利益相關方的項目任務，英大傳媒集團提供了其所需的計劃或清單，并通過多次溝通，實現了這些利益相關方的期望態度的轉變。

GEI大會移動視頻直播項目的信息協同管理

根據管理協同理論原理，通過選擇企業資源、優化業務單元組合以及調整組織結構等環節的具體操作來獲取協同效應，進而產生支配整個系統發展的序參量，使系統實現自組織而從一種序狀態走向另一種新的序狀態，并使系統產生整體作用大于各要素作用力之和的效果。為此，英大傳媒集團成立了由總經理擔任組長的GEI大會宣傳及服務領導小組，將英大傳媒集團所轄公司承擔的會務招商招展和英大傳媒集團有關部門承擔的移動視頻直播項目總協調兩項并列工作，整合為一項GEI大會宣傳及服務工作，從而保證了信息溝通渠道的順暢。在此基礎上，GEI大會移動視頻直播項目還建立了例會機制，由總經理擔任組長的大會宣傳及服務領導小組每周組織項目成員召開協調會，及時聽取項目進展，了解困難或需求，各成員之間溝通協調事項，有效提升了項目效率。

GEI大會移動視頻直播項目的收尾

GEI大會移動視頻直播項目創造了英大傳媒集團多個第一，因此選取恰當的維度合理評價項目效果成為項目收尾階段的主要任務。

項目評估評價了項目實際的進展情況和績效與計劃或其他類似項目的進展情況和績效的差距。在一項對不同類型和規模的工作項目的研究中，127位項目經理以自己的角度，從四個維度列舉了項目成功的13個要素。

（1）項目效率。正如前面所述，信息資源的限制造成該項目的進度出現了偏差，但因為及時調整了工作任務，并未影響工期。項目效率在可以接受的范圍內，可以認為并不低。

（2）客戶的印象/滿意度。根據監測數據，GEI大會移動視頻直播項目，三個渠道累計超過2.26萬人次觀看直播，5600多人同時在線觀看，遠超出1.5萬人次觀看的預期。

（3）商業/直接成功。按照GEI大會移動視頻直播項目的預期，在“電網頭條”APP上實現對當日舉行的大會主論壇的現場視頻直播這一功能可以起到導流效果，有效提升“電網頭條”APP作為能源新聞入口級應用的能力，進而提升英大傳媒集團在能源電力領域受眾的占有量。

（4）潛力。GEI大會移動視頻直播項目可以看作是英大傳媒集團視頻化業務轉型升級的突破口，對此，英大傳媒集團將通過搭建視頻化平臺，實現多種應用場景下的視頻直播，提供長效的視頻資源供給，使視頻化生產方式發生根本轉變。

結束語

移動視頻直播作為一夜崛起的新形態，重新連接了人和人、人和商品、人和服務，顛覆了傳統視頻行業非線性的屬性。這種屬性的變化給管理帶來的挑戰是在極為有限的時間協調彼此關聯的資源，從而保證工作目標的實現。項目管理理論與實踐為移動視頻直播項目提供了一種新的管理思路。運用項目管理理論和方法，可以有效處理成本、時間（進度）、績效（質量）的關系，對于提升線性工作的效率和質量有重要意義。