辦公室行政管理精細化的思路與對策分析

韋新

[摘 要]只有加強辦公室行政管理精細化，才能提高企業整體管理水平。辦公室行政管理過程中存在諸多問題。管理目標不明確，管理缺乏科學量化方式，管理人員管理意識不高，員工職業素養不高。實現辦公室行政管理精細化的有效對策是明確管理目標，對工作流程進行細化以及量化；以制度化推進精細化；重視管理人員意識的養成以及實際應用；全面提高企業員工的職業素養。

[關鍵詞]辦公室；行政管理；精細化思路；對策

[中圖分類號] G472 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2016）06-0185-02

精細化管理是一種特殊的管理模式，是現今企業管理的一個新趨勢。它主要是以實現科學管理為目標，要求做到社會分工精細化與服務質量精細化。[1] [2]但從當前情況看，我國企業在辦公室行政管理中還存在很多不足，未能做到精細化管理，導致整體管理效率不高。為此，在實際管理過程中及時分析存在問題，采取積極有效的應對措施，進一步提高管理效率及質量顯得尤為關鍵和重要。[3]

一、辦公室實現行政精細化管理的重要性

辦公室作為企業的重要組成部門，在整個企業運作中發揮著重大的管理作用。它除了要負責傳達以及落實上級領導的各種命令與要求外，還要進行大量基層的調研工作，包括調查統計、分析核對、會議籌備、日常監督等工作。[4] [5]為了充分發揮出辦公室的最大職能，必須對辦公室行政管理工作實行精細化管理，消除管理隱患，避免日常生活中不合理現象的發生，降低管理管理成本，進一步提高辦公室工作效能，全面提升企業的整體管理水平。

二、辦公室行政管理過程中存在問題

（一）管理目標不明確

在企業中，要想提高整體管理水平，應該樹立明確的管理目標。但從當前形勢看，很多企業缺乏明確的管理目標，依然采用過去的傳統管理模式，憑借經驗辦事，未能從實際出發，管理缺乏計劃性、組織性。同時，很多企業還缺乏完善的績效考核制度，未能把企業員工的職責與績效掛鉤，分工不明確，導致員工工作積極性不高，部分員工對企業缺乏歸屬感，遇到問題相互推脫。[6]

（二）管理缺乏科學量化方式

企業整體管理效率不高的一個最主要原因就是在實際管理過程中缺乏科學量化方式。這主要表現在以下幾個方面。1.對于員工的能力、品德以及績效等沒有進行量化區分。大多數企業都存在“重績效，輕品德”的現象。2.未能根據崗位內容特點、性質制定量化標準，未能做到具體情況具體分析，缺乏針對性，對所有崗位實行相同統一的量化標準。3.在對量化指標進行設計的時候較為盲目，未能結合實際需要，未能充分考慮實踐可操作性，以至于部分員工投機取巧，采取敷衍的態度應對考核工作。

（三）管理人員管理意識不高

實現精細化管理的重要前提是管理人員需具備良好的精細化管理意識。如果能夠具備這種意識，在制定辦公室各種規章制度的時候，會更加客觀、更加細致，及時對存在的不足做出局部或者整體性更改，促使制定出的指標更具科學化。[7]但從實際調查結果來看，很多管理人員依然缺乏這種意識，導致企業管理工作漏洞百出，管理水平停滯不前。

（四）員工職業素養不高

企業中部分員工職業素養不高，自身理論、技術操作能力停滯不前，未能與時俱進。[8]在工作中，部分員工以自我為中心，缺乏精細化工作意識，缺乏團結合作集體精神，缺乏創新精神，工作態度懶散，敷衍了事，未能把工作作為更高的職業追求，貪圖享樂，得過且過。

三、實現辦公室行政管理精細化的有效對策

（一）明確管理目標，對工作流程進行細化以及量化

在實踐中，應樹立明確的管理目標，嚴格要求每一位員工按照流程做事，全面實現辦公室精細化管理，這可以從以下幾個方面著手。1.保證權責制衡，定崗、定制。根據辦公室的主要職能以及具體的工作流程科學設置工作崗位。同時，對各個崗位職責加以明確，分工合作，確保各崗位間既獨立又合作。2. 確保正常運作，優化工作流程。[9]簡約科學的工作流程對實現辦公室精細化管理具有重大的促進作用。應努力完善優化辦公室工作流程，使其操作更加簡便快捷。應根據工作任務自身的邏輯性，把其分成若干個部分，這樣便于企業高層管理者更加直觀的對這些工作任務進行審視和考慮，了解每一個工作環節中存在的不足，并及時作出反饋和調整。同時，借助互聯網優勢，實現辦公自動化，及時全面收集信息，從上至下、從外到內對工作管理機制進行協調，防止出現管理空白，確保各個工作環節之間實現無縫銜接。3.制定嚴格的考核標準與要求。對程序性以及易量化的辦公室工作，在對量化指標設計時應確保其科學性；對主觀性較強以及非程序性工作，應對其指標評價進行定性設計。對表現優秀的員工給予積極獎勵，帶給其滿足感和自豪感；對工作松散、違紀員工給予批評教育、警告處分。

（二）以制度化推進精細化

對于企業來說，實行辦公室精細化管理是提升整體管理水平的關鍵。為此，要想在實行精細化管理過程中把精細化管理理念滲透到每一位員工思想中，首先必須要制定出一套科學的管理制度，對采購、銷售、財務、薪酬、調研、宣傳等各個工作環節作出詳細規定。對于重大事項以及集體決策，要經過集體討論，采取民主決策機制，秉持公平、公正、公開原則，進一步提高輔助決策的質量。對于符合當前實際需要的機制給予保留，過時的及時摒棄，最終形成一套高效、科學、合理的管理體系，以此來激勵和約束員工，為精細化管理辦事提供依據。最后，要求員工根據制度辦事，實現有據可依，有責可循，各個部門既相互獨立，又相互配合，互相監督，建立監督以及批評渠道，形成互動的管理監督機制。

（三）重視管理人員意識的養成以及實際應用

企業管理人員應加強對基層辦公室的管理調研力度，按照各個工作崗位特點，結合企業的實際情況，制定出符合辦公室的管理方式。同時，在制定過程當中，把“精華、細化”作為依據標準，把各種管理工作精確分解，并充分考慮不同工作間的共性和異性，同時具備先覺管理意識，積極主動采取精細化管理手段，對各種工作任務進行科學分配。在日常中，應與時俱進，以自身帶動企業員工共同成長進步，充分發揮出自身的領導作用，除了對相關紀律問題作出硬性規定之外，還應該對所有的工作責任、流程以及方向作出具體的規定，營造出積極向上、和諧融洽的工作氛圍，加強對員工的宣傳及教育工作，進一步落實完善員工福利制度，保障員工利益，進一步提高員工的積極性，增強他們的集體榮譽感。

（四）全面提高企業員工的職業素養

要想保障企業精細化管理工作順利開展，就必須對企業員工提出更高的要求。高層管理人員首先要幫助員工構建學習平臺，為企業員工提供更多的培訓機會，加強員工在理論知識、技術操作能力以及素養等方面的培訓力度，確保每一位員工都能成為高技能、高素質的人才，并把這種技能和素養逐步運用到日常工作中，全面提高工作效率和工作質量。其次，在實際工作中，還應努力提高每一位企業員工的經濟化意識，培養他們的團結協作精神，促使他們意識到團隊合作的重要性，學會彼此尊重，彼此理解，互相幫助，互相鼓勵，營造出和諧融洽、健康積極的工作氛圍，讓每一位員工把企業當成第二個家，樹立與企業共存亡的理想信念。最后，在整個辦公室行政精細化管理過程中，注重細節，因為細節具備寶貴的價值，在管理過程中發揮著不可替代的作用。在實際工作中，要求員工始終堅持規范性的操作原則，嚴格律己，注重細節，在細節中發現問題，并及時解決問題，把管理中的創新技巧與規范性技巧相結合，摒棄傳統的工作方式，逐步培養出精細化的工作習慣，并把這種習慣沿用到實際工作中，全面提高辦公室整體工作效能。

四、結束語

辦公室是企業不可或缺的管理部門，它所需要處理的事物繁多，責任重大，整個企業中發揮著無法替代的作用，如果處理不妥，輕則會增加企業任務量，重則將會給企業正常運作造成不同程度的影響。為此，必須要實行辦公室行政精細化管理，提升辦公效能，這樣才能確保企業各個工作流程正常運作，才能全面提升企業整體管理水平，促使企業各項發展戰略得以順利實現，引領企業逐步邁向成功之路。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 王紅艷.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].價值工程，2014（34）：120-123.

[2] 王欣.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].科技與企業，2013（5）：44-47.

[3] 于雪梅.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].才智，2014（20）：222-224.

[4] 董大斌.做好新時期辦公室行政管理工作的思考[J].科技創新與應用，2014（16）：335-337.

[5] 火玉甫.淺談行政管理的藝術原則[J].秘書之友，2014（8）：267-270.

[6] 胡建奇.行政管理新思維的再審理[J].南京社會科學，2014（5）：442-444.

[7] 吳瑞堅.知識經濟時代：行政管理的變革趨勢[J].長春市委黨校學報，2014（3）：152-155.

[8] 雷秦.運用行政管理方法做好辦公室工作的體會[J].新西部（理論版），2014（12）：331-333.

[9] 張松業.淺論行政管理中的激勵[J].地方政府管理，2014（10）：160-162.

[10] 安燕萍.淺析高校院系辦公室檔案管理[J].大學教育，2013（9）：102.

[責任編輯：陳 明]