疾控檔案管理工作分析與研究

蘇迎

加強對疾控機構檔案工作的管理，不僅是提高單位整體管理水平的需要，也是加快構建高效疾控體系建設的必然趨勢。多年來，各級疾控機構在科學化、規范化管理進程中，檔案管理工作水平不斷提升，但也存在一些問題，急需改進。

1 疾控檔案管理面臨的問題

1.1 管理意識淡薄、對檔案管理工作重視不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導人員，不重視檔案工作，認為檔案工作是一項簡單的收集、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位帶來經濟效益，認為檔案工作就是單純的存檔，沒有實質性的用途。“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔和各類檢查就行，使本單位的檔案工作無法適應新形勢發展的需求。

1.2 檔案管理的硬件基礎設施落后。檔案一般保存在單位檔案室，檔案室應該有獨立的保管場所和專門的管理人員。有的單位檔案數量多，但基礎設施落后，甚至缺少必備的管理條件。特別是一些基層疾控機構，沒有專用檔案室，不少檔案室辦公條件較差，庫房、辦公、閱覽未實現三分開，檔案保護設備配置不全。同時，檔案室建設也不規范，檔案柜陳舊老化，保管條件簡陋，檔案室狹窄、潮濕，“六防”設備不配套，極易引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的安全保管。

1.3 檔案信息化建設薄弱。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。但許多疾控單位的檔案管理工作還采用手工收集、檢索，信息量小，落后的工作方式不利于檔案的利用和檔案資源的開發。目前，還有許多疾控單位仍然沒有建立完善的局域網，使得信息不能共享，有礙于疾控檔案管理工作效率的提高。

1.4 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。疾控機構檔案人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，檔案專業畢業人員較少，知識結構不合理，現代科學知識匱乏，高層次的檔案專業人才更少，不適應新形勢下疾控檔案管理工作的開展。而且，大部分檔案人員沒有經過系統的專業知識培訓，對檔案管理要求，檔案材料的收集、整理、歸檔等業務不太了解，而且身兼數職，對檔案工作精力投入不足，往往只是將材料放入檔案盒，未對檔案及時分析與整合歸檔，重“藏”輕“用”，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2 檔案管理工作改進的措施

2.1 強化法制意識，是做好檔案管理工作的基礎。搞好檔案工作著重要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔的理念深入人心。加強檔案工作制度建設和管理網絡建設，切實把檔案工作列入疾控發展規劃和年度計劃，保證檔案工作專項經費，落實各級領導檔案工作責任制，實行檔案管理“四同步”“三納入”等制度，使依法治檔工作落到實處。

2.2 建立高效的網上檔案管理系統，加強檔案管理軟硬件設施建設。網絡技術與檔案管理的結合是時代發展的必然選擇，以數字化、網絡化為主旋律的檔案信息化戰略，已在全世界范圍內推展；加強疾控單位的信息工作也是疾控單位逐步實現國際化戰略的重要組成部分。在疾控單位實現跨越式發展過程中，以檔案工作為依托，成立專業的信息服務中心，建立網上檔案管理系統，擴展為疾控單位提供檔案信息咨詢服務的范圍，及時地為疾控單位發展提供檔案信息的服務，避免疾控單位管理工作的盲目性。因此，為適應各級疾控單位的信息化建設要求，運用電子檔案系統實現現代化信息技術，達到檔案工作信息化管理，同時構建檔案數據庫來實現檔案的動態化管理，利用計算機及掃描儀等設備將檔案資料錄入，運用不同軟件制作各種統計表、專題目錄等，實現紙質檔案和電子檔案并存的“雙套制” 管理模式。

2.3 穩定人員，提高素質。一支專業水平高，業務素質強，高效、穩定的管理隊伍是提升疾控檔案管理工作的關鍵。針對檔案專業工作的性質，疾控單位一方面要建立專業的管理隊伍，培養專業檔案管理人員，另一方面，還要根據檔案工作人員經常變動、身兼數職、人員不穩的現實，采取措施，穩定隊伍。同時，單位領導要采取多種形式，積極選送檔案管理人員參加各種檔案專業知識培訓，為檔案人員學習、深造、進修、提高創造必要的條件，為穩定這支隊伍，提高人員素質多做工作，以使得這支隊伍的整體能力和業務水平有很大提高。同時，檔案管理人員要及時更新觀念，增強做好工作的職業責任感，及時學習新知識，給自身做好工作不斷“充電”，不斷提升自身的專業素質，對所保管的檔案進行系統的分析整理和研究，積極主動地為現階段本單位的重點工作及時提供急需的信息，為疾控檔案工作的發展作出自己應有的貢獻。