高校檔案管理工作存在的問題及改進對策

閆明

摘 要：檔案記錄保存了人類社會方方面面的實踐活動，在目前的知識經(jīng)濟時代，檔案因其豐富的信息資源成為了推動知識經(jīng)濟發(fā)展的重要支柱。高校檔案從紙質(zhì)載體發(fā)展為現(xiàn)在的電子載體，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應時代的飛速發(fā)展。本文擬通過研究信息時代下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)和機遇，提出具有可操作性、針對性強的具體措施改進高校檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理 問題 對策

高等院校作為行業(yè)尖端知識、頂尖人才和高科技的聚集地，對高新技術的發(fā)展起到了重要推動作用。高等院校的檔案管理是用文字、圖像、視頻等方式保存高校的科研、教學、黨政管理等活動內(nèi)容，高校的發(fā)展歷史和學科的實踐材料都被完整的保存于高校檔案之中，高校檔案蘊含的豐富知識蔚為可觀。21世紀以來，信息技術的飛速發(fā)展，使傳統(tǒng)以紙質(zhì)版為載體的檔案管理受到極大沖擊，傳統(tǒng)檔案管理的工作方法、工作模式都需要進行改進，以促進我國高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、加強檔案管理對社會發(fā)展的意義

目前的檔案管理主要包括檔案資源的管理和檔案中蘊含信息的管理，維護檔案的完整性、安全性、科學性、規(guī)范性、經(jīng)濟性、時代性是檔案管理的基本要求。上個世紀80年代中期，中共中央批轉《關于調(diào)整我國檔案工作領導體制的請示》上指出：“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)?！弊鳛橐娮C人類文明，維護歷史真實面貌的檔案管理學，影響和制約著國家各項事業(yè)的健康發(fā)展。在知識經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，人們對信息的需求量不斷增加，信息意識也不斷加強，各行各業(yè)都需要利用信息來加強交流、溝通。大量爆炸性、碎片化的零散信息使信息的利用者無所適從。這時候，檔案管理固有的對信息和信息的完善、系統(tǒng)保存可以有效解決這一問題。檔案所具備的憑證和情報價值，極大的滿足了人們對于信息的需要，從而產(chǎn)生了很高的社會效益和經(jīng)濟效益。

二、我國高校檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀

1.高校檔案管理發(fā)展歷程。與國外高校相比，我國高校檔案管理事業(yè)起步較晚，1987年《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》文件下發(fā)后，絕大部分高校開始建立檔案管理室。隨著高校的不斷發(fā)展壯大，檔案管理工作也在不斷的深入發(fā)展，政府部門開始重視檔案管理工作的重要性，出臺了各種規(guī)章制度保障檔案管理的規(guī)范化、制度化，許多高校開始根據(jù)自身特色和實際情況，按照分類法的要求對本校檔案重新分類整理，實現(xiàn)了高校檔案管理的集中領導、統(tǒng)一管理。為了適應現(xiàn)代化社會的發(fā)展，各大高校開始普遍增加檔案管理工作的硬件設施，通過增設檔案閱覽室、復印機、電腦查閱室等方式，提高檔案的利用率。同時，在上級領導部門的大力支持和幫助下，很多高校成立了檔案學會定期召開相互交流檔案學工作研究和理論知識，有效的推動了高校檔案管理工作的發(fā)展和檔案管理者素質(zhì)的提高。

2.高校檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀。一是高校檔案意識薄弱。目前我國仍有很大一部分高校將教書育人作為學校的中心任務，對高校檔案管理工作的重要性認識有所偏差，仍存在對檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的錯誤認知。檔案意識的薄弱讓很多人并不了解檔案的重要意義，檔案工作疏松，檔案流失嚴重，信息保存殘缺等種種問題大量存在。二是檔案管理者素質(zhì)不高。由于學校領導和大眾長期以來對檔案管理的忽視，檔案管理員也開始降低對自己專業(yè)技能的要求，對檔案信息的搜集、編排趨于機械化，缺乏創(chuàng)新意識。甚至由于學校的不重視，大部分檔案管理場所環(huán)境艱苦，整天埋頭于材料的裝訂、檔案的抄寫讓檔案管理者認為這是“吃力不討好的工作”。待遇和地位的低下，扼制了檔案管理者再學習的欲望，檔案管理者整體素質(zhì)的偏低已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化社會發(fā)展的腳步。三是檔案信息開發(fā)利用少。檔案工作長期以來都被動的局限于“你來查閱、我來調(diào)取”，管理者的工作也大多是對分散的檔案進行裝訂、整理，對檔案中蘊含的豐富信息資源利用并不到位。即使是編研開發(fā)了一些檔案資源，也因為對信息市場的認識不足、定位不準，所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益很低。四是檔案管理方式落后。從對大量高校檔案管理的研究調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，我國高校的檔案管理尚有很多仍然停留在傳統(tǒng)手工抄寫、編訂、造冊的工作方法上，這與時刻走在高新技術和知識前沿的高等院校發(fā)展格局格格不入。信息化時代的飛速發(fā)展，電腦技術已經(jīng)廣泛應用于高校各個學院、專業(yè)的發(fā)展，甚至傳統(tǒng)的課堂板書都被PPT所取代。但大部分高校的檔案管理并沒有利用網(wǎng)絡系統(tǒng)整合檔案卷宗，少數(shù)高校的檔案管理室雖配備有電腦，卻沒有配齊相關的復印機、掃描儀等設備，計算機高效率、高準確率的優(yōu)勢在這里毫無體現(xiàn)，對檔案管理工作造成了極大的時間、精力和資源浪費。

三、多重措施改進高校檔案管理的措施

在21世紀知識經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，高校檔案管理應該抓住這一機遇，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，樹立新的檔案管理思想，培養(yǎng)適應新時代發(fā)展的檔案管理者，推進高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

1.正確認識檔案管理工作的重要性。傳統(tǒng)模式下的檔案管理部門安于現(xiàn)狀、不思進取，嚴重阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展以及檔案信息的有效利用。在知識社會的今天，人們對信息的需求量不斷的增加，這就需要深化檔案的開放意識，滿足社會大眾的期待和要求。高校的檔案管理工作人員要樹立正確的檔案意識，采取靈活多樣、服務于大眾的開放模式，為大眾提供良好的檔案利用環(huán)境。同時要提高競爭意識，找準為社會經(jīng)濟服務的著力點，大力開發(fā)檔案信息資源，樹立資源共享意識，積極主動發(fā)展檔案管理工作。

2.轉變檔案工作管理模式。首先是變傳統(tǒng)檔案實體為中心的管理模式為人力資本管理模式，注重對檔案管理工作人員思想素質(zhì)、業(yè)務水平的提高，不斷推進檔案管理事業(yè)改革，抓住知識經(jīng)濟給檔案管理發(fā)展帶來的良好契機。其次變傳統(tǒng)硬性管理為軟性管理，長期以來，檔案的數(shù)量、閱讀的人次等成為了衡量檔案館發(fā)展的重要指標，但在知識經(jīng)濟社會，這些指標已經(jīng)開始轉變?yōu)闄n案蘊含的知識含量、價值含量和產(chǎn)生的社會效益以及經(jīng)濟效益。最后是由區(qū)域性分散管理變?yōu)榫W(wǎng)絡化全面管理，利用電子網(wǎng)絡和現(xiàn)代通訊技術的發(fā)展，在全社會進行檔案聯(lián)網(wǎng)查詢，高效、快速提供各種有用信息，實現(xiàn)檔案信息全方位、網(wǎng)絡化發(fā)展。

3.推進高校檔案管理現(xiàn)代化。加快計算機技術在高校檔案管理中的廣泛應用，推進文檔一體化管理，充分發(fā)揮計算機的存儲和快速檢索功能，提高檔案查閱的工作效率。加快檔案的信息化、網(wǎng)絡化進程，將所有檔案信息分門別類全部上網(wǎng)，以其權威性、真實性吸引大量讀者。加強檔案編研工作，將分散的材料集中整理，了解用戶的檔案需求，提高檔案信息開發(fā)利用率。

4.培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。21世紀是“以人為本”的時代，社會競爭的核心就是知識的競爭，開展各種培訓提高高校檔案管理工作人員的現(xiàn)代技術知識，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新方法、創(chuàng)新能力，提高檔案管理工作人員對檔案工作重要性的認識，建立完善的高校檔案管理工作獎懲機制，通過系統(tǒng)教育、繼續(xù)教育、在實踐中學習等方式，為高校培養(yǎng)出一批具有真才實學的檔案管理人才?？偠灾R經(jīng)濟時代為高校檔案管理的發(fā)展提供了良好的發(fā)展機會，高校檔案部門應該從轉變思想意識入手，以提高檔案管理人員素質(zhì)為根本，加強對高校檔案管理的改革，實現(xiàn)檔案管理的科學化、系統(tǒng)化，將高校檔案的信息資源充分發(fā)揮，促進更多社會效益和經(jīng)濟效益的產(chǎn)生。

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