煤炭地勘企業(yè)存貨管理中的常見問(wèn)題及對(duì)策

許祖密

摘 要：在我國(guó)經(jīng)濟(jì)處于下行態(tài)勢(shì)下，煤炭地勘企業(yè)發(fā)展受到影響，這就需要企業(yè)加強(qiáng)其內(nèi)部管理，那么存貨管理是企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是影響企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要內(nèi)部因素。因此，筆者對(duì)煤炭地勘企業(yè)目前存貨管理現(xiàn)狀，找出煤炭地勘企業(yè)存貨管理的常見問(wèn)題，，并針對(duì)這些問(wèn)題提出加強(qiáng)內(nèi)部控制，采取科學(xué)的方法和措施等，為目前處于困境煤炭地勘企業(yè)擺脫經(jīng)濟(jì)困難提供理論基礎(chǔ)和管理方法，具有現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：存貨 存貨管理 企業(yè)資源規(guī)劃

一、存貨概念及存貨管理

存貨是指企業(yè)在正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中持有的、以備銷售的產(chǎn)成品或商品，或者為了出售仍然處于生產(chǎn)過(guò)程中的產(chǎn)品，或者在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中消耗的材料、物料等。存貨管理就是對(duì)企業(yè)的貨物存儲(chǔ)進(jìn)行管理，是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，貫徹經(jīng)營(yíng)方針和決策，維護(hù)流動(dòng)資產(chǎn)安全與完整，保證財(cái)務(wù)收支合法、會(huì)計(jì)信息真實(shí)性的一種內(nèi)部自我協(xié)調(diào)、制約和監(jiān)督的控制系統(tǒng)。

二、煤炭地勘企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀

中煤桂能地質(zhì)工程公司是一家省級(jí)地勘企業(yè)，從事煤炭地質(zhì)勘探、工程勘察、地質(zhì)災(zāi)害治理、礦山環(huán)境治理等，業(yè)務(wù)范圍遍及國(guó)內(nèi)、國(guó)外，存貨管理采取集中采購(gòu)供應(yīng)以及各項(xiàng)目部靈活自主相結(jié)合，筆者從公司存貨年終盤點(diǎn)表了解到：2014年末，企業(yè)庫(kù)存量3150萬(wàn)元，2015年末為3061萬(wàn)元，比上一年增長(zhǎng)14.6%；2015年，公司存貨周轉(zhuǎn)率為27.71次，2014年為26.4次，下降1.31次。從這些數(shù)據(jù)可以看出，目前煤炭地勘企業(yè)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不容樂(lè)觀，庫(kù)存壓力大。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)處于下行態(tài)勢(shì)下，改善煤炭地勘企業(yè)存貨管理是刻不容緩的事。

三、煤炭地勘企業(yè)存貨管理中的常見問(wèn)題及原因分析

1.缺乏科學(xué)的存貨采購(gòu)計(jì)劃。存貨采購(gòu)是企業(yè)存貨管理過(guò)程中的首要環(huán)節(jié)，其決定著企業(yè)的存貨量的多少，也直接影響到企業(yè)接下來(lái)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。而采購(gòu)計(jì)劃則是存貨采購(gòu)中更重要的一環(huán)，但在煤炭地勘企業(yè)，采購(gòu)計(jì)劃是其存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)中的薄弱環(huán)節(jié)。據(jù)調(diào)查，采購(gòu)中出現(xiàn)采購(gòu)頻繁。在申購(gòu)環(huán)節(jié)上，一般由使用者提出，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，采購(gòu)員采購(gòu)。操作程序上，卻不是根據(jù)實(shí)際需要來(lái)申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，而是覺(jué)得原材料不夠就去買一批回來(lái)放著，至于這一批采購(gòu)多少，是憑感覺(jué)辦的，有的存貨在需用時(shí)如發(fā)現(xiàn)沒(méi)有，才馬上通知采購(gòu)人員去買，在買回之后再補(bǔ)填申購(gòu)單報(bào)批，在這種存貨申購(gòu)條件下，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不能按照物資需求量來(lái)提出采購(gòu)申請(qǐng)。同時(shí)在存貨采購(gòu)的過(guò)程中缺乏周密、科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃，存貨采購(gòu)與否、采購(gòu)多少、何時(shí)采購(gòu)?fù)穷I(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)或者感覺(jué)來(lái)決定，影響了存貨采購(gòu)的科學(xué)性。

2.煤炭地勘企業(yè)存貨的驗(yàn)收、領(lǐng)用管理制度不健全。

2.1存貨驗(yàn)收。存貨驗(yàn)收是存貨入庫(kù)前的必要環(huán)節(jié)，而目前煤炭地勘企業(yè)存貨的驗(yàn)收還僅僅停留在對(duì)數(shù)量的核對(duì)上，缺乏對(duì)質(zhì)量方面的控制。此外，如果驗(yàn)收人員與采購(gòu)人員職責(zé)不分離或相互串通，極易產(chǎn)生舞弊，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)產(chǎn)蒙受損失。

2.2材料存貨的領(lǐng)用。目前煤炭地勘企業(yè)存在各項(xiàng)目部施工地未制定消耗定額、有時(shí)未填制限額領(lǐng)料單便向庫(kù)房領(lǐng)用材料的現(xiàn)象；而且，沒(méi)有內(nèi)部稽核人員對(duì)領(lǐng)料單等領(lǐng)料憑證和材料存貨賬簿進(jìn)行審核，對(duì)材料的收發(fā)記錄和結(jié)存余額缺少檢查，致使材料存貨領(lǐng)用會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性得不到保障。另外，對(duì)材料存貨領(lǐng)用普遍未設(shè)置領(lǐng)退料制度，各項(xiàng)目施工地到每月月末對(duì)于已領(lǐng)用但尚未耗用的原材料未填制領(lǐng)退料單，造成虛減庫(kù)存，虛增成本，直接影響到企業(yè)當(dāng)期損益確認(rèn)的合理性，影響財(cái)務(wù)報(bào)表的質(zhì)量。

3.存貨管理制度不完善，企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全。存貨管理制度完善是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的保證，目前煤炭地勘企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全，甚至根本沒(méi)有制定存貨管理制度，崗位責(zé)任不清；在存貨管理過(guò)程中，缺乏有統(tǒng)一、明確的制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范各種行為，是造成存貨管理無(wú)序的源頭，嚴(yán)重影響著資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，給企業(yè)帶來(lái)很多不必要的浪費(fèi)。還存在采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存由一人兼職，失去監(jiān)督和內(nèi)部控制，容易發(fā)生舞弊行為，使企業(yè)財(cái)產(chǎn)蒙受損失。

4.存貨的管理信息化水平低，管理方法不科學(xué)。由于煤炭地勘企業(yè)電算化進(jìn)程緩慢，企業(yè)存貨核算的準(zhǔn)確性、及時(shí)性未得到明顯提高，賬實(shí)不符的現(xiàn)象仍長(zhǎng)期存在，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性受到影響；同時(shí)易產(chǎn)生大量潛在損失，一些盜竊行為不容易被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。在電算化水平不高，而產(chǎn)品形式日漸多樣化的情況下，企業(yè)存貨會(huì)計(jì)等依賴于手工操作，工作量巨大且核算準(zhǔn)確度得不到保證，管理方法極不科學(xué)，這些都為存貨管理乃至整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理埋下隱患。

四、完善煤炭地勘企業(yè)存貨管理的相關(guān)措施

1.科學(xué)制定采購(gòu)計(jì)劃，強(qiáng)化采購(gòu)審批制度。

1.1制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃。首先，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量進(jìn)行購(gòu)進(jìn)存貨決策。在實(shí)際采購(gòu)活動(dòng)中，如果企業(yè)采購(gòu)的數(shù)量達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，銷售方將給予企業(yè)相應(yīng)數(shù)量的折扣。當(dāng)享受數(shù)量折扣的訂貨點(diǎn)低于或等于經(jīng)濟(jì)批量時(shí)，企業(yè)應(yīng)選擇享受數(shù)量折扣；而當(dāng)企業(yè)享受數(shù)量折扣的點(diǎn)高于經(jīng)濟(jì)訂貨批量時(shí)，首先，嚴(yán)格遵守采購(gòu)審批流程。企業(yè)應(yīng)對(duì)是否享受數(shù)量折扣進(jìn)行權(quán)衡。其次，企業(yè)應(yīng)合理確定再訂貨點(diǎn)。實(shí)際工作中，采購(gòu)部門不可能做到隨時(shí)補(bǔ)充存貨，必須合理確定再訂貨點(diǎn)，便于企業(yè)及時(shí)發(fā)出訂單，以保證在最后一個(gè)單位存貨用完時(shí)，新訂的存貨恰好能夠到達(dá)，避免企業(yè)缺貨，盡量降低存貨的持有成本。第三，在一個(gè)生產(chǎn)周期結(jié)束后，要對(duì)當(dāng)期的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行全面分析，進(jìn)行反饋，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃予以修改、調(diào)整，使之適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際需要。

1.2強(qiáng)化采購(gòu)審批制度。首先，對(duì)采購(gòu)各種物資，應(yīng)由采購(gòu)部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和使用部門填制請(qǐng)購(gòu)單，編制具體的采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。其次，加強(qiáng)采購(gòu)合同管理。企業(yè)采購(gòu)大宗物資，應(yīng)與供貨單位簽訂合同，保證按期、按質(zhì)、按量發(fā)貨；同時(shí)，合同應(yīng)經(jīng)過(guò)企業(yè)法律部門或其他部門審核，以防上當(dāng)受騙。第三，加強(qiáng)存貨采購(gòu)資金支付結(jié)算控制。會(huì)計(jì)部門應(yīng)對(duì)合同的簽訂進(jìn)行審核，并對(duì)驗(yàn)收單、入庫(kù)單、合同內(nèi)容、發(fā)票及付款通知單等憑據(jù)進(jìn)行核對(duì)；審核無(wú)誤后，方可辦理貨款支付手續(xù)，進(jìn)行貨款支付，確保企業(yè)資金安全使用。

2.完善企業(yè)存貨驗(yàn)收、領(lǐng)用管理制度。

2.1完善企業(yè)存貨驗(yàn)收管理。企業(yè)要保證存貨驗(yàn)收的及時(shí)性，縮短驗(yàn)收時(shí)間，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)所購(gòu)的原材料是否存在質(zhì)量問(wèn)題。在驗(yàn)收存貨的過(guò)程中，必須對(duì)采購(gòu)合同、供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量保證書與運(yùn)輸部門的運(yùn)輸單進(jìn)行核對(duì)，并查看與貨物是否相符；再填寫存貨入庫(kù)單，以保證購(gòu)入存貨的數(shù)量和質(zhì)量。

2.2制定企業(yè)存貨領(lǐng)用制度。企業(yè)應(yīng)制定規(guī)范的存貨領(lǐng)用制度，嚴(yán)格填制存貨出庫(kù)憑證。在項(xiàng)目部施工領(lǐng)用所需材料存貨時(shí)，必須按原計(jì)劃量領(lǐng)取，不得超出定額領(lǐng)取；對(duì)于已領(lǐng)未用的多余材料，應(yīng)該填制“材料退庫(kù)單”辦理退庫(kù)手續(xù)；建立存貨定期清查制度，一年至少進(jìn)行一次存貨全面清查，對(duì)于價(jià)值較昂貴的存貨半年盤點(diǎn)一次；在需要時(shí)進(jìn)行不定期盤點(diǎn)，以保證賬實(shí)相符。

3.健全存貨管理制度和存貨內(nèi)部控制制度。煤炭地勘企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到存貨管理的重要性，建立起健全、合理的存貨管理制度和內(nèi)部控制制度，確保其貫徹、落實(shí)，并隨著企業(yè)的發(fā)展不斷完善，為存貨管理提供有效的制度保障，應(yīng)做好以下這兩方面：（1）建立存貨管理崗位責(zé)任制，明確存貨管理各相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限。首先對(duì)存貨采購(gòu)、驗(yàn)收、保管等崗位人員，明文規(guī)定其權(quán)利范圍和職責(zé)。其次明確審批人對(duì)存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序和相對(duì)控制措施的權(quán)限責(zé)任，明確經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求，對(duì)于超越權(quán)限的業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理，并向上級(jí)報(bào)告，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)人員辦理存貨業(yè)務(wù)。（2）企業(yè)應(yīng)該劃分存貨的采購(gòu)權(quán)、驗(yàn)收權(quán)和保管權(quán)，分別授權(quán)于不同部門，明確界定各部門的職責(zé)，形成各部門之間權(quán)限的相互制約，建立并加強(qiáng)存貨內(nèi)部審計(jì)控制。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)、驗(yàn)收、保管等部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)，以便對(duì)流動(dòng)資產(chǎn)有效的監(jiān)督，確保企業(yè)資產(chǎn)的安全，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

4.采用ERP系統(tǒng)等來(lái)提高煤炭地勘企業(yè)存貨管理信息化水平和存貨管理方法。應(yīng)運(yùn)用ERP系統(tǒng)來(lái)提高煤炭地勘企業(yè)存貨管理信息化水平。企業(yè)資源規(guī)劃（Enterprise Resource Planning，簡(jiǎn)稱ERP）ERP系統(tǒng)是一種主要面向制造行業(yè)進(jìn)行物質(zhì)資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的企業(yè)信息管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的運(yùn)用能夠使人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷全方位得到科學(xué)高效的集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低庫(kù)存。既能提高企業(yè)資金利用率，也有利于全面提高企業(yè)資金收益率，能夠有效改善煤炭地勘企業(yè)的存貨管理。

五、結(jié)語(yǔ)

面對(duì)世界經(jīng)濟(jì)形勢(shì)復(fù)雜多變，加上我國(guó)經(jīng)濟(jì)處于下行態(tài)勢(shì)，企業(yè)外部競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，更需要煤炭地勘企業(yè)重視存貨管理，完善企業(yè)存貨管理制度，采用科學(xué)采購(gòu)方法，加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，減少物資庫(kù)存積壓，加快存貨周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)就能走上健康發(fā)展道路，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

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