關于進一步加強檔案管理的思考

王蔚綺

（云南省道路交通管理科學技術研究所，昆明 650000）

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關于進一步加強檔案管理的思考

王蔚綺

（云南省道路交通管理科學技術研究所，昆明 650000）

［摘 要］檔案作為一個企業發展過程中的歷史見證，真實記錄了企業經營發展過程中的運動形態與規律，真實記錄了全體員工創造的智慧結晶與勞動成果，為企業制定決策導向提供了重要依據。在分門別類的檔案中，科技檔案作為一種保存企業技術秘密和獨有知識的信息基礎工作，具有重要價值。作為一種記錄技術成果，提供生產與運維信息的特殊檔案門類，除了具有檔案的原始記錄性、信息性、文化知識性，還具備專業性。在項目工程法中雖然對檔案的收集范圍提出了相關要求，但對資料內容缺乏統一標準。檔案資料收集的完善程度由于檔案管理人員的個人理解與對專業知識的深入程度不同而有所不同。實現科技檔案標準化管理是檔案工作適應社會產業精細化的必然要求。本文就科技檔案信息標準化的對策進行系統闡述。

［關鍵詞］信息化；數字檔案；檔案管理

1　提升專業技能，采用多種技術進行管理

在當前的環境趨勢下，科技檔案與生產生活的結合日益緊密。由于科技檔案自身所具備的專業性，傳統的檔案管理模式越來越無法滿足生產活動的需要。如何拓展檔案利用與收集成為擺在人們眼前的重要問題。隨著信息技術的發展，以及網絡的普及，借助網絡與終端將成為檔案利用的新趨勢。應構架檔案管理系統，依托局域網或互聯網系統，將各孤立信息系統進行整合，實現雙軌化管理，確保檔案信息的安全性。制定企業統一建立、健全科技文件的形成、積累、歸檔制度，做到每一項科研、生產、基建等活動都有完整、準確、系統的科技文件資料歸檔保存并在檔案系統中根據制度設置內容，配合管理。對已完成的項目，要有科技檔案部門參加，驗收應歸檔的科技文件材料。利用終端設備使申報調閱通過網上流程控制，并將接口聯通企業內部局域網，甚至嵌入局域網各政策、生產、政工、會議模塊，運用大數據技術形成必要提示功能并實現模糊查詢、關聯查詢、圖像查詢。在政府公眾服務中，提供公眾簡單的業務辦理查詢，將大大提升檔案的調閱速度，縮減人力物力投入，提高企業核心競爭力。這有利于開發新產品，拓展新技術，提高企業整體競爭力。

對于不同密級的檔案，可通過檔案管理系統進行權限劃分，建立檔案多級架構體系，形成完備的檔案系統覆蓋企業管理的多個層級，滿足檔案的移交、報審、歸檔查閱需要，使上下級生產、建設資料得以流通，保障生產、運維的有序開展。將平面化管理模式提升為立體管理模式。

2　建立完備科技檔案鑒定體制

由于科技檔案的專業性較強，僅具備單一的檔案管理知識將無法完成檔案鑒定工作。隨著社會經濟與科技的不斷發展，檔案信息數據與日俱增，鑒定成為保證檔案質量、促使檔案發揮作用的重要舉措。首先要設立專門的科技檔案管理部門，檔案管理人員除了要具有檔案管理知識外還需了解生產活動的各個過程中會產生的相關文件，并參與到生產環節中，了解生產發展過程，負責對科技檔案實行監督、檢查和指導，確保科技檔案的完整、準確和齊全。

科技檔案是各個企事業單位科技生產活動的歷史記錄，其他任何材料都難以替代。如果錯誤地銷毀了有價值的科技檔案，將造成不可挽回的損失。為保障銷毀工作的準確性，首先，科技檔案的銷毀應由檔案管理部門與相關生產部門的專家組成專家組，嚴格依照法律法規判別檔案性質，并嚴格執行報審報批流程。另外，應留存數字檔案資料，作為補救。數字檔案資料具有節省存儲成本空間，便于利用的性能。科技檔案管理者的工作就是通過正確的鑒定，把真正有價值的科技檔案保留下來，使檔案部門投入的人力、物力、資金等發揮更加積極、有效的作用，從而提高科技檔案工作的效益。

科技檔案鑒定工作要嚴格遵循科技檔案鑒定工作的原則，一是要加強對科技檔案鑒定工作重要性的認識，成立專門的科技檔案鑒定委員會負責對檔案的內容鑒定；二是確立科技檔案鑒定標準，由于科技檔案呈現出的多樣性、相對性和潛在性等特點，必須使檔案價值鑒定者“有標可依”，讓科技檔案鑒定人員在判定檔案價值過程中，有效避免個人局限性、主觀隨意性和片面性，在規范的原則和統一認識的基礎上，順利開展科技檔案的鑒定工作；三是通過培訓提高鑒定人員素質。

3　提高檔案標準化管理體制

在檔案管理工作中，檔案的開發利用和現代化發展，最核心的基礎工作就是檔案的標準化管理。為保障科技檔案的真實性、完整性，從源頭上把控檔案資料的收集，對科技檔案標準化具有重要意義。

3.1標準化管理對科技檔案的意義

科技檔案是一切檔案中類型最為豐富多樣的一種，其標準化、規范化管理顯得尤為復雜和重要。應根據每個行業的特殊性結合生產部門的實際需求，對檔案收集內容提出具體要求。科技檔案的利用方式決定其收集過程是長期持續延續的，所以應針對甲乙雙方制定相應的檔案階段收集表，以明確各階段收集的內容和時限。

3.2信息的分類利用

針對科技檔案的利用，除美國學者霍爾提出的系統方法“三維結構體系”外，還可采用以下幾種方式:一是信息綜合分析法，從項目形成過程的特征和聯系進行分析研究、理解和提煉出對下一步發展有借鑒性的內容，從而實現科技檔案的利用。二是系統整體優化法。從整個平臺系統所包含的范圍出發，關注整體與部分間聯系，系統地進行信息整理與測評，從而達到全面最佳地解決問題的目的。

3.3信息的存放

采用集中式與分散式。集中式是指把在相對對立的信息資源集中存儲在網絡管理中心，也可以是獨立的網絡節點。將信息資源分門別類，采用分散式可以只存儲與自己業務有關的信息資源。

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.131

［中圖分類號］G271；G647.24

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0194-01

［收稿日期］2016-05-20