淺談電子檔案在勞動保障工作中的應用

王霞

摘要：近年來，隨著計算機和網絡的發展我國已經逐步進入信息化時代，電子信息化在各行各業充當著重要的角色，尤其是在檔案管理方面，電子信息管理充分發揮了重要的作用，電子檔案的構建也在改變著人們的學習方式和工作以及管理方式，同時節省了各行各業在檔案管理方面投入的人力、物力和財力，更好地促進了勞動保障工作的發展和進步。

關鍵詞：電子檔案 勞動保障工作 信息化

一、問題的提出

人力資源與社會保障業務檔案是民生檔案的重要組成部分，它涉及勞動者的基礎信息、就業信息、保險信息等，這些信息和材料有的要伴隨勞動者的一生，關系著勞動者權益的準確記錄并最終影響其能否享受社會保險待遇等切身利益。人力資源與社會保障經辦機構要實現對勞動者服務一生、保障一生，其基本條件就是要記錄一生、跟蹤一生。因此，人力資源與社會保障部門要極力確保這一類民生檔案的安全、完整，更好地保存勞動者的各類權益記錄，切實維護和實現民眾的各項權益。但是，與業務操作、管理信息化所不相適應的是，目前各類就業服務和社會保障的相關紙質實體資料（例如人力資源登記表、單位調動函、醫療報銷單等）由各區縣社保部門和職介所保存在各自的檔案室中：同時這些資料處在不斷的更新之中。在辦理勞動就業和社會保障等有關手續中需要對有關資料進行稽核、調閱、傳遞、更新，在這個過程中采用傳統的檔案管理模式，帶來了有關資料傳遞速度慢、無法及時歸還，原件可能被遺失或損害等問題，同時也使得資料管理工作日益繁重。現行的公共就業服務與社會保障資料保管、使用方式已不能滿足業務部門的管理、服務要求，因此提出了公共就業服務與社會保障資料電子化管理和處理的要求。2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局聯合發布《社會保險業務檔案管理規定（試行）》后，引起了社會的廣泛關注，這一“規定”有力的推動公共就業服務與社會保障業務檔案管理走上標準化、規范化的軌道。隨著覆蓋城鄉居民的人力資源與社會保障體系不斷建立完善和人力資源與社會保障事業的發展，伴隨信息化進程的深入發展，社會保險業務檔案電子化管理是必然的發展方向。新的“規定”的出臺，給規范電子文檔管理留有接口，為發展電子檔案奠定了基礎。

二、勞動保障工作運用電子檔案的優勢

1.勞動保障電子檔案節時省力

傳統的檔案管理方式主要是人工進行整理，或者人工進行查閱的時候也是要由人工完成的，可想而知傳統的管理方式是比較浪費時間和精力的，而電子管理檔案的優勢就比較多了，既節省時間，又節省空間，勞動保障涉及到的檔案資料種類是比較多的，所以采用電子管理檔案，可以很好地將種類區分開來，并且在存檔時調出的時候，根據具體的種類名稱直接存入或調出，重要的是電子檔案管理是保存在電腦里的，這樣的管理方式，從外在的表現形式上看是省時省力，又節省空間，但是從根本上說，電子檔案管理的最大優勢就是便于管理的同時，檔案的安全度也是比較高的，所以說根據時代的發展和進步，采取電子檔案管理的方式是必要的。

2.電子檔案構建便于掌控和管理

傳統的檔案管理方式不利于整理和統一管理，不能及時發現問題和解決問題，所以傳統的檔案管理方式具有滯后性，不利于提高檔案管理工作的質量和效率，當今社會計算機的發展，促進了檔案管理電子信息化，勞動保障電子檔案管理主要就是通過計算機這個載體進行操作和管理的，簡單的說就是換一種管理的方式，從根本上說是將傳統的管理方式進行電子信息化。電子檔案管理可以將圖紙、資料等有效地進行統一管理，利用電子設備建立統一的電子管理和檢測系統，設立統一的處理系統，對所有的檔案進行審核，按照一定的要求統一收集，這一系列的管理工作都是通過計算機電子信息進行操作的，這樣每個部門的檔案既具有獨立性又具有統一的性質，整個勞動企業的檔案轉變為電子信息化，電子信息化檔案管理是時代發展的大勢所趨，是提高檔案管理工作效率的必要性。

3.電子檔案便于拷貝，有利于擴大社會影響

電子檔案管理的主要渠道和載體就是計算機，那么通過計算機的操作就可以直接復制或拷貝，然后進行編輯和創新，將有關的檔案類信息在計算機網絡進行發布和宣傳，這樣不僅有利于豐富網絡資源，還可以擴大勞動保障電子信息的社會影響，也可以通過電子檔案信息加強勞動保障企業與外界的溝通與交流，互通有無，吸取外部經驗和資源，不斷地促進企業的發展和進步。

三、運用電子檔案管理的措施

（一）加強對電子檔案管理重要性的認識

在檔案管理信息化建設過程中，引導人們認識到檔案管理信息化的重要性非常重要。首先，應組織相關人員參加有關檔案管理信息化的培訓，進一步明確檔案管理信息化建設的重要性，促進檔案管理人員管理思想與管理模式的轉變。其次，領導的意志起決定性的作用，因此應該不斷強化相關領導人員的責任意識，由領導帶領檔案管理人員展開信息化建設。

（二）加強人才隊伍建設。

在檔案管理信息化建設工作中，加強人才隊伍建設非常關鍵。首先，各部門應加大人才引進力度，吸引更多具有管理、技術及檔案管理能力的人才，加入到檔案管理信息化建設工作中。其次，在平時的工作中應加強對檔案管理人員的教育和培訓，引導其掌握檔案管理信息化的技術。第三，提高對檔案管理人員的管理力度，避免因為人才流失對檔案管理信息化建設開展造成影響。

（三）積極利用新的檔案管理方法。

現代檔案管理工作必然朝著新技術、新手段的應用方向發展，這不僅可以提高檔案管理的整體水平，還能提高檔案管理的效率。在檔案管理信息化建設過程中，應積極利用多種信息技術手段，進一步拓展信息化建設深度，積極探索出信息化背景下檔案管理工作的新方法。