談高校基建檔案管理

趙潔

隨著京津冀協同發展戰略的不斷深入貫徹，北京市多所高校已經或開始籌備老校區的改建、擴建工作，另外還有部分高校著手考慮新校區的建設以滿足學校不斷提高的教學要求。伴隨著這項工作的逐漸深入，高校基建檔案的重要性就日益凸顯出來。基建項目作為一個載體，承載著一所學校的過去、現在，以及將來，見證著學校的發展變遷。高校的基建項目也有它的特點，就是多樣性，不同的建筑有其不同的風格，滿足不同的需求。當然，這些建筑也不會是一成不變的。近些年，隨著中國國內對高等教育的不斷認可，高校持續出現了擴招的情況，不僅是學生人數增多，隨之而來的還有學校對于基礎設施的增加。原有的教學樓、宿舍樓都面臨著改建、擴建的現實。那么工程實施的依據是什么呢？自然是基建項目檔案，基建檔案記載著項目由立項開始到項目竣工及竣工決算這一系列的真實原始數據，也是記錄著學校的發展變遷，是非常珍貴的歷史資料，那么如何做好基建檔案的管理就成為高校值得研究的一個重要課題。

一、高校基建檔案管理工作的現狀

（一）重視程度不夠

高校基建管理往往出現重視項目主體設施的建設，而忽略了建設過程中及項目竣工后記載相關信息的檔案管理。基建檔案的重要性可能在短期內不容易體現，而在項目需要改擴建時，其重要性就顯得尤為重要。有建設時的相關數據作為參考，才可以對結構主體進行改造。在項目維修維保時亦是如此。有可靠的數據資料作支撐，建筑才可以得到有有效修繕。

其次，不夠重視還體現在基建檔案歸檔質量低。正是對基建檔案重視程度不夠，導致檔案的質量不高。例如，竣工圖紙折疊不規范，缺頁少頁，竣工圖與平時管理用的圖紙混裝，沒有按建筑專業分類等等。這些問題的存在都導致日后管理者無法對項目有一個清晰的認識，無法對突發狀況采取正確的應急處理辦法。

（二）缺乏健全機制

基建項目檔案管理機制的缺乏導致檔案管理缺乏嚴謹性，有效的機制可以對管理工作產生一定的約束性，使其規范化。基建檔案是從建設項目前期的立項階段開始產生，再經過工程施工階段，到最后的項目竣工、決算編制，可以說在每個環節都會產生大量的資料文件。但是現在很多高校存在一個普遍現象，就是每個階段的文件都由各個分項的負責人保管，目的是方便個人使用。隨著項目逐漸結束，資料不免就會丟失。而在建設項目的總體規劃中又沒有配置基建檔案專職管理人員，且沒有完善的規章制度制約，導致工程竣工后檔案資料凌亂無序，丟失損壞嚴重，無法整理成一套有參考價值的檔案資料。

（三）缺乏專業人才

檔案管理專業人員應該負責檔案整理、編目、鑒定、統計、排列和檢索工作，使檔案具有科學的使用性。而基建檔案往往是由非專業人員負責管理，施工單位甚至是由施工工人兼任檔案員，隨著人員流動性的增加，兼職檔案管理人員的崗位非常不穩定，以至于檔案資料缺失嚴重。

檔案管理非專業人員的問題較為突出。首先，非專業人員沒有接受過系統、規范的教育培訓，歸檔資料質量不高，可參考性及準確性難以把握。其次，人員流動性大，導致管理責任心較差，極易出現敷衍對待的情況。第三，非專業人員對建設項目各階段的情況不了解，所歸檔的資料缺乏連續性，再加上不及時跟進項目，沒有對資料進行選擇篩選，造成基建檔案缺乏關聯性及系統性。

（四）管理手段落后

目前，很多高校基建檔案還采用傳統的管理手段及模式，分散、凌亂及缺乏系統性，且以紙質資料為主，不僅占用空間且不容易保管，使檔案的參考價值、使用性能大打折扣。

二、高校基建檔案管理的特征

（一）同步性

基建檔案的同步性在項目的前期決策階段就開始體現出來，檔案伴隨建設項目的發展同步存在。

（二）廣泛性

由于基建檔案涉及建設工程的整個周期，由多類部門多個環節共同產生，具有很強的廣泛性。

（三）關聯性

從項目的立項決策階段開始，經過項目概算編制、施工圖設計及審核、施工階段到竣工階段，期間還涉及與政府機構有關的土地審批、規劃審批、消防設計審核、施工許可等多個環節。

（四）應用性

基建檔案有廣泛的應用性，主要體現在建設項目后期的改建擴建階段。

三、高校基建檔案管理工作的對策

（一）提高重視程度

對于高校基建檔案管理重點在于要在思想上高度重視，學校中層及以上的領導要對基建檔案管理給予廣泛支持和提供有效保障，加強日常監督管理。要求基層管理人員按照建筑管理和檔案管理“同步走”的方針，做到從項目立項決策開始就編制項目前期專項資料，其中包括項目的可行性論證，上級主管單位評審意見及立項批復，工程報建手續及相關資料。在項目進行中主動參與，將項目資料分類歸檔。例如，常規項目可以分為設計單位資料、監理單位資料、施工單位資料、消防資料、審計資料等。

在日常工作中，檔案管理員還要注意各方往來信函的管理，信函可以作為日后資金支付的重要依據。在項目竣工后，還要盡快督促施工單位報送竣工圖紙，督促四方單位在單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄上簽字蓋章后，歸檔到項目竣工資料中。除此之外，檔案管理員還要對項目決算資料，隱蔽工程驗收記錄等相關資料做收集及歸檔工作。

（二）完善管理機制

首先，學校相關單位應該組織學習檔案管理的基礎理論知識，以及國家對于基建檔案的最新的指導方針政策，同時向其他兄弟單位學習好的經驗，結合自己學校的特點編制基建檔案管理機制。

其次，應該由學校主管業務校長牽頭，組建一個由檔案管理專業人員組成的小組，同時聘請相關專業的專家做督導，對學校的新建建設項目的檔案做規范化管理。同時，應該對已經竣工的基建工程所歸檔的資料做詳細的清查，對于分類不清楚的資料重新規范整理，對于缺失的資料盡最大的努力進行查找和補充。督導組還要對即將開工的工程進行督促，看基建檔案管理人員是否已經及時跟進項目，是否已經開始了檔案的分類整理及歸檔工作。

（三）加強專業人才培養

基建檔案管理是一項持續時間長，涉及環節多，非常繁瑣的一項工作。首先，要求檔案管理員具備較高的專業水平以及細致的工作態度，同時還要求要有一定的政治敏銳性，對于國家關于檔案管理的方針政策要及時熟練掌握。其次，檔案管理人員還要具備與基礎建設工程相關的專業知識，了解掌握建設工程的各個環節，積極地與工程施工單位、設計單位、監理單位及全過程造價控制單位溝通，明確施工過程中的相關事宜，明確施工流程，明確歸檔資料的分類。

學校還應定期舉行專業人員的培訓講座，交流考察等活動，目的是為了提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理的現代手段，促進基建檔案資料的歸檔質量。學校應該把檔案人員的培訓工作作為一個工作常態來抓緊抓好。

（四）完善信息化數字化的管理

當今社會可以說是一個信息化高速發展的時代，各所高校也處于高等學校建設發展的轉型期，基建檔案不僅記錄著學校發展變革的歷史，也為未來的規劃提供著重要的參考依據。隨著基建檔案重要性的不斷凸顯，其數字化信息化的需求也是迫在眉睫。

首先，完善檔案數字化信息化管理體現在將紙質版資料轉化為電子版資料。由于基建檔案涉及多個環節，可以說其數量非常龐大。如果每次查詢都翻閱紙質版資料，既浪費時間又不利于資料的保護。根據學校的實際情況，將普通不涉密檔案按照要求分類整理，并對其進行信息化管理，將紙質資料轉化為數字資料大大提高了檔案的使用效率和查找準確率，并且對檔案資料也提供了很好的保護。

其次，為完善檔案查詢系統，可以建立數字化平臺，提供管理和查詢服務。將多媒體資料、竣工圖紙等進行數字化處理，將其轉換成信息數據輸入信息庫，最終實現基建檔案網絡化查詢，實現高校基建檔案的現代化管理。

（作者單位為國際關系學院）