談如何提升辦公室檔案文書管理工作

姚曉民

摘 要：文書檔案是企業(yè)經(jīng)營的重要資料，而辦公室文書檔案的管理工作在企業(yè)中是非常重要的。文書檔案的收集與歸檔是一項(xiàng)重要技能，為了保證企業(yè)文件的完整，便于企業(yè)文件檔案的查找，使企業(yè)人員更好地利用與開發(fā)檔案資源，企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案安全、完整，確保檔案文件的真實(shí)性。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案文書管理；問題；措施

辦公室檔案文書管理在檔案管理工作中具有重要地位，文書檔案的管理在各個(gè)單位的各項(xiàng)工作中都得到了充分的肯定。本文主要論述辦公室檔案文書管理工作中出現(xiàn)的問題以及如何提高辦公室檔案文書管理質(zhì)量的一系列措施。文書檔案的管理在企業(yè)管理發(fā)展中具有重要地位，檔案管理的水平高低在一定程度上對檔案資料的完整、質(zhì)量好壞具有重要影響。加強(qiáng)對辦公室檔案文書管理工作的重視，實(shí)施長期有效的管理制度，做好收集、立卷、保管等工作，使得企業(yè)在文檔管理工作方面提高一個(gè)水平，同時(shí)使檔案文書保管人員的管理意識(shí)得到提升，促進(jìn)企業(yè)信息資料的完整，企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

一、辦公室檔案文書管理存在問題

（一）檔案管理不存在制度化

對于一個(gè)企業(yè)來講，檔案文書的歸檔不應(yīng)隨意安放，檔案的收集、立卷、保管等都應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人來掌管。檔案的歸檔存在無規(guī)律擺放，企業(yè)檔案并未做到檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化以及規(guī)范化。依據(jù)部門不同，其相關(guān)的資料也不同，因而，無序安放會(huì)導(dǎo)致公司文件的擺放相對混亂，無法及時(shí)查找到公司臨時(shí)想要的檔案文件，并且檔案管理的無制度性，使得公司檔案文書管理水平較低，容易檔案缺失。

（二）未實(shí)行檔案歸檔的合理方法

企業(yè)檔案文書的管理需要對檔案文書進(jìn)行更好的管理方法，企業(yè)檔案管理往往無法做到檔案文書的齊全性、完整性，未對檔案進(jìn)行具體的劃分，檔案名稱等未進(jìn)行標(biāo)注，結(jié)構(gòu)不完整。企業(yè)檔案的管理缺乏合理有效的管理方法，這會(huì)對企業(yè)文件的查找、翻閱產(chǎn)生不利的影響。

（三）檔案文書保管人員缺乏檔案文件重要性的意識(shí)

現(xiàn)今，諸多企業(yè)對本公司的檔案管理開設(shè)新的管理職能崗位，諸多的檔案專業(yè)人員進(jìn)入到公司對公司資料進(jìn)行歸檔與管理。但是在檔案文書管理過程中，由于部分檔案管理人員的管理意識(shí)相對薄弱，沒有細(xì)致的對公司檔案進(jìn)行劃分、歸檔，使得文件資料安放混亂，加之責(zé)任心不強(qiáng)，未確認(rèn)檔案的真實(shí)性，往往為他人提供的資料出現(xiàn)錯(cuò)誤現(xiàn)象，因此，完善檔案保管制度，加強(qiáng)員工培訓(xùn)至關(guān)重要。

二、檔案文書管理的重要性

做好檔案保管工作，為企業(yè)部門提供良好的服務(wù)，加強(qiáng)文件檔案管理，為公司的管理以及運(yùn)營打下良好的基礎(chǔ)。檔案的收集、整理、保護(hù)、監(jiān)理等，不僅能夠使得檔案部門的管理水平提高，還能使公司其他部門的管理機(jī)制得到改善。檔案管理看似只是對公司部門檔案的存放與保管，實(shí)則它的工作性質(zhì)相當(dāng)細(xì)致，正如前文所提到的，立卷、歸檔、保管等都需要檔案管理人員進(jìn)行操作。檔案管理制度的完善不僅能夠提高檔案保管人員的檔案保管意識(shí)，還能夠?yàn)槠髽I(yè)打下良好的基礎(chǔ)，使企業(yè)走向正規(guī)、積極的道路，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

三、如何提高辦公室檔案文書管理

（一）健全企業(yè)制度，從基礎(chǔ)做好，完善檔案管理體制

企業(yè)成立伊始，便擁有自己的企業(yè)文化，依據(jù)企業(yè)文化而產(chǎn)生的企業(yè)制度對部門員工具有約束力。“無規(guī)矩不成方圓”，檔案文書管理作為企業(yè)文化及管理的重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。因此，制定相關(guān)規(guī)則、完善檔案管理制度、切實(shí)提高檔案文書管理水平，有條理的實(shí)行檔案文書的收集、整理、保護(hù)、監(jiān)理等，提高企業(yè)辦公室檔案文書管理質(zhì)量及效率，這既有利于完善企業(yè)基層部門的管理又可以以此來約束員工，使公司具有“規(guī)則化”，做到全企業(yè)有組織、有制度，更好的完善公司制度，提升企業(yè)形象，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)等長足發(fā)展。

（二）營造良好氛圍，提高企業(yè)檔案管理人員的良好意識(shí)

現(xiàn)今，企業(yè)的管理離不開員工，良好的辦公環(huán)境對員工至關(guān)重要，并成為他們工作穩(wěn)定的重要參考依據(jù)。而對于檔案文書管理人員，好的工作環(huán)境也能夠使他們安心工作于檔案文件的管理。無論是何種職能崗位，員工培訓(xùn)必不可少。經(jīng)常組織辦公室檔案文書管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們更加了解并做好本職工作，以確保辦公室檔案文書管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集后出現(xiàn)較多的反工情況。通過對部門人員的培訓(xùn)，使各部門對檔案管理進(jìn)行了解，提高部門與部門之間的有效溝通，使得檔案管理工作順利開展。

四、結(jié)語

檔案文書管理是衡量一個(gè)單位管理水平的重要因素，其影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性，因此，不僅要完善公司檔案管理制度而且需要辦公室人員提高檔案保管的意識(shí)。參加培訓(xùn)，與其他部門之間有效溝通，加強(qiáng)部門合作，增強(qiáng)公司人員對檔案管理的重視，做到檔案管理的工作化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、提高檔案文書管理質(zhì)量，同時(shí)從檔案保管開始，做到細(xì)致化，加強(qiáng)公司制度的管理，提升企業(yè)形象，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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