基于信息系統項目管理論的研究生教育管理信息系統項目風險管理研究與實踐

王體春　唐海英

[摘要]筆者作為項目經理參加了某研究生管理信息系統項目的管理工作。該項目目標是全面實現研究生全過程管理等主要業(yè)務過程的規(guī)范化、信息化管理。文章結合筆者作為項目經理管理和參與研究生管理信息系統（以下簡稱GMIS）項目的實踐為例，討論了項目風險管理，包括風險計劃編制、風險識別、定性、定量風險分析、風險應對和風險監(jiān)控等。經過實際項目實施，項目在規(guī)定時間一次性上線成功，得到了各方一致認可。

[關鍵詞]研究生管理信息系統；風險計劃；風險識別；風險應對；風險監(jiān)控

1.引言

以教育信息化帶動教育現代化，是我國教育事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。隨著研究生教育的不斷發(fā)展，傳統的教育管理費時費力且信息共享等問題突出，對教育管理的信息化要求越來越高。根據國家《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》和教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》的總體要求，某高校對研究生管理信息系統（以下簡稱GMIS）采用公開招標的方式。2013年9月，筆者作為項目經理全程負責管理項目工作。項目以某高校研究生主管部門為依托，面向管理人員、導師、學生和考生，集招生、學工、培養(yǎng)、學位學科、畢業(yè)、就業(yè)、系統管理、對外接口系統、數據挖掘和人口網絡平臺等各子系統于一體。采用ORACLE作為后臺數據庫，純B/S及.net平臺開發(fā)。

除此之外，合同中對項目有明確的約束，主要體現在：①系統要求用戶并發(fā)訪問量為10000以上。②參照信息化標準，建立研究生教育校級信息化標準。③時間要求在2014年9月入學時能夠上線試運行。在時間緊，而質量要求高的情況下，項目的質量管理對項目成功和提高干系人滿意度至關重要。

在項目實施中，綜合運用項目風險管理方法，很好地保證了項目按質按量交付運行，實現客戶及公司對項目產品及過程管理的質量要求并結合公司過程資產如本體實踐的方法學與技術和計算機考試系統及題庫。具體來說，主要從以下幾個方面進行項目風險管理工作。

2.研究生教育管理系統項目風險計劃編制

風險管理計劃編制過程描述如何為項目處理和執(zhí)行風險管理活動，主要包括如何處理和控制風險的方法。結合項目范圍說明書，內、外部環(huán)境特點及單位以往項目執(zhí)行情況，在項目計劃階段制定了本項目的風險管理計劃，主要包括方法論、角色與職責、預算、風險來源與分類、風險分析和監(jiān)控報告的格式、風險監(jiān)控跳躍機制等內容。

3.研究生教育管理系統項目風險識別

風險識別就是要識別出哪些風險會對項目造成影響，形成風險分解結構，主要包括三方面內容，分別為識別并確定項目有哪些潛在的風險，識別引起這些風險的主要因素，識別項目風險可能引起的后果。

首先，依據公司定義的《風險來源及分類表》確定項目的風險來源和分類。對項目來講有許多風險來源，包括內部和外部的，而風險類型是對收集的風險進行分類。

其次，確定風險來源和分類后，進行風險識別，標識出項目中存在的風險。針對WBS中的所有工作要素可能存在的風險進行識別，并結合項目特點，對《風險來源和分類》表中的風險項，通過圖解技術（因果圖、系統/過程流程圖，影響圖）逐一研討其可能性，將已識別的風險記錄到《風險分析和監(jiān)控表》中，以便項目執(zhí)行中對識別的風險進行監(jiān)控。在本項目中所識別的風險主要有技術風險外部風險、內部風險和管理風險等。

4.研究生教育管理信息系統項目定性風險分析

定性風險分析就是要確定不同風險發(fā)生的可能性及對項目產生的影響的活動。同時還要對所識別的風險進行優(yōu)先級排序，重點關注那些優(yōu)先級高的項目風險。

通過會議的方式，組織項目干系人對識別出來的項目風險進行認真仔細的概率估算和影響分析，通過建立分析矩陣確定各個風險的優(yōu)先級，并將風險定性分析的結果記錄到《風險分析監(jiān)控表》。

5.研究生教育管理信息系統項目定量風險分析

定量風險分析就是定量確定不同風險對項目的影響。我們組織項目核心團隊成員對項目實施不同階段可能出現的風險進行分析，并引入決策樹估計分析法，進一步從量化的角度確定了不同風險進行分析

6.研究生教育管理信息系統項目風險應對計劃

經過對風險定性、定量分析后更新的項目《風險分析監(jiān)控表》進行分析，進一步確定風險應對措施。

針對數據交換技術風險，制定措施與用戶方負責人溝通，明確接口的關鍵性和功能性，確認此項目數據交換需求的可實現性，商定實現方法和實施進度時間表，并約定雙方負責人每周溝通進度及問題，避免了因借口拖延導致無法按期上線的情況。

針對用戶需求變更風險，制定了需求變更流程，同時請客戶簽字確認，并在項目組內嚴格執(zhí)行，筆者作為與用戶方需求接口人，嚴格控制用戶需求，在需求評審后，請用戶做需求簽字確認。

7.研究生教育管理信息系統項目風險監(jiān)控

在項目執(zhí)行全過程中，持續(xù)對已識別的風險進行監(jiān)控應對，同時不斷識別新的風險并記錄到《風險分析監(jiān)控表》的過程。

根據風險管理計劃的職責分配，作為整個項目和風險監(jiān)控負責人，利用風險審計和定期的風險評審技術在項目各個里程碑階段進行評審，對本階段的工作情況及風險監(jiān)控情況進行總結，讓項目組成員及相關干系人對整個項目一些共性的風險情況有整體認識，當出現重大風險及需要從項目外提供資源時請求主管領導審批。

8.研究生教育管理信息系統項目總結與討論

經過團隊的努力，歷時一年于2014年6月上線試運行，并一次性通過甲方的驗收。甲方對系統評價很高，筆者所在單位也認為我們的管理有可借鑒之處，把我們的經驗列入組織過程資產，進行推廣。本項目的成功得益于筆者結合項目的特點，充分利用項目管理知識，成功的項目管理，尤其是其中的風險管理實踐。當然本項目中也有一些小的不足，比如在項目實施中，由于項目1名成員因自身原因突然離職，導致項目團隊有一小段時間有些小問題，還有由于需要采購的服務器由于連日暴雨天氣的不可控力，導致環(huán)境搭建出現些許異常，但通過后期及時糾偏，并未對項目產生什么影響。