淺論高校圖書館檔案優化管理新思路

張倩

漫步大學校園，最高大、宏偉的建筑當數圖書館。圖書館是高校的靈魂，是學生的明燈，學校好不好，當看圖書館工作做得好不好。自成立始，圖書館便擔負著記載學校發展痕跡的重任，也擔負著學生汲取知識的職責。所以，圖書館管理作為高校圖書館工作的一個組成部分，就顯得尤為重要。本文通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作的現狀，提出優化檔案管理新思路，以不斷優化高校圖書館管理水平。

1 圖書館的作用

1.1 人力資源建設的依據。21世紀什么最重要？人才。那么，圖書館發展和建設的首要因素也是人才隊伍建設。圖書館的管理能全面反映圖書館的人才結構狀況、人事管理、館員的業務能力、學識水平等，也為圖書館進行人員職稱考評、業務培訓、行政職務認定、人才規劃建設提供重要依據。所以，對新到館的館員來說，可以通過館內的檔案信息、館內的自身管理來了解本館的工作，盡快進入工作狀態，也有利于其盡快成長、發展。而對于老館員來說，通過接觸館內的檔案信息，為自身的發展提供動力源泉。

1.2 領導決策的依據。查閱館內保存的檔案資料，就可以熟知館內的歷史數據和工作情況。新上任的圖書館領導者可盡快熟悉本館情況，順利開展業務工作，為不斷健全和完善各項規章制度、為查漏補缺做好準備。在工作中不斷得到的圖書館檔案信息為領導的決策、制訂計劃和總結工作提供了依據。很多圖書館領導者，均是通過館內的檔案材料來熟知工作的。

1.3 對讀者進行宣傳教育。眾所周知，學生的學習場合很多時候在圖書館。通過圖書館不僅獲取知識、信息，館內的檔案信息資料對科研、教學、服務等也有很大幫助。圖書館的各種管理數據、讀者數據和館藏數據，能全面展示圖書館館情館貌，各項管理目標、方法、效果和各項服務等，能有效地激發讀者利用圖書館的熱情，是向讀者推介圖書館的第一手資料。

1.4 做好圖書館服務。提供服務是圖書館事業發展中新的探索及嘗試。檔案信息本是枯燥的，形式以文字或數字為主，但這些信息可以服務各類人群。認真做好圖書館的檔案工作，是很有必要的。真實、完整地記錄、整理、收集整個歷史的所有文件資料，如：活動的過程、服務的思路、組織的情況、經驗、教訓、成果等，這些檔案資料將為圖書館今后服務的發展和建設打下良好的基礎，并提供可靠的信息價值。

2 圖書館檔案管理存在的問題

2.1 管理制度不健全。長期以來，由于缺乏完整的制度建設，很多圖書館就沒有將檔案管理工作作為一項基礎工作、一項重要工作來抓，更遑論完整的管理制度了，檔案管理工作無章可循，出現檔案殘缺不全、管理混亂的局面。

2.2 管理意識淡薄。由于思想認識上的偏差，許多高校的圖書館對檔案管理工作并不重視。管理員沒有充分、正確地認識到圖書館檔案的重要性，自然就會認為檔案管理工作無足輕重，自然就不會主動收集、整理檔案。這種觀點、狀態是錯誤的。圖書館檔案是圖書館日常活動和工作中形成的珍貴信息資料，也是圖書館工作成果的綜合反映，應該完整收集和科學管理。比如，一些重要檔案不能斷檔或缺檔；檔案存放要有系統性和條理性；管理人員要對檔案資料做分類、編目，還要進行第二次、第三次的檔案文獻加工。

2.3 開發利用觀念薄弱。保存檔案的最終目的在于利用。只有檔案信息得到充分利用，才能體現圖書館的檔案管理工作價值。然而，很多高校圖書館重管理輕利用，甚至輕管理輕利用，自然就會使圖書館檔案資源失去價值。保存圖書館的檔案信息目的就是為了利用，讓其發揮價值。重管理、輕開發的問題制約著檔案功能的發揮，自然就造成了圖書館檔案資源的閑置和浪費，自然也浪費了檔案管理經費。

2.4 館藏檔案結構不合理。許多高校圖書館的館藏文書檔案比重較大，而以業務為主的特色檔案相對較少。高校圖書館業務檔案可分為業務基礎建設檔案、文獻資源建設檔案、讀者信息檔案和服務工作檔案。這四類檔案亟待豐富。從載體來看，紙質檔案所占比重大，電子檔案等其他載體的檔案則相對較少。從檔案管理的發展趨勢來看，這樣的館藏檔案結構無法適應圖書館的業務發展和信息化社會的需要。

2.5 信息化建設不足。圖書館檔案的信息化建設，通常來說包含檔案材料的收集、整理、歸檔等階段，基礎檔案材料的加工是檔案信息化管理的基本前提。在當前圖書館檔案信息化管理系統建設中，很多學校的圖書館并沒有建立與本館實際情況相符合的、科學合理的信息化管理制度，才導致相關檔案資料的收集、整理等工作無從開展。有些圖書館即使進行了信息化管理建設，但也存在一些問題，比如，檔案資料收集不全面、檔案分類不清楚、存檔期限劃定不準確等，這些問題很大程度上在影響著檔案信息化管理系統的建設。甚至，有些高校圖書館的檔案信息化建設根本沒有提上日程，很多檔案資源還是單一的紙質文獻，在當前信息交流廣泛的時代，這種狀況已經遠遠不能滿足用戶及圖書館自身發展的需求。

2.6 信息化服務層次較低。當前，高校圖書館的檔案資源信息化服務，很多還停留在對檔案材料的收集、存檔環節上，即使提供了服務，也僅僅是為少數用戶提供簡單的閱覽服務和咨詢服務。隨著各項現代化設備逐漸普及和完善，云計算平臺在圖書館檔案管理中的應用，這些條件都為圖書館檔案管理工作帶來更多的發展空間。但是，目前來看，圖書館信息化服務的效果依舊不是很理想，在信息化管理過程中，計算機網絡技術的優勢沒有充分發揮出來，很多圖書館并不能提供全方位的信息化服務，也沒有建立用戶網上交流平臺，信息化服務層次很低，很多檔案材料并不能實現共享，更談不上開發和挖掘了。

3 優化檔案管理新思路

針對高校圖書館檔案管理存在諸多缺陷和問題，筆者認為，應該從以下幾個方面著手解決：

3.1 健全檔案管理制度。高校圖書館檔案管理業務包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統計、檔案利用等八個具體環節。如此之多的環節，需要具體的規章制度予以規范，才能不會使得檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能夠有序開展檔案管理工作，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度。這是圖書館做好檔案管理工作的必要手段，也是前提條件。健全了檔案管理制度，在檔案管理工作中才會收到事半功倍的效果。

3.2 提高檔案管理人員的素質。事情都是由人來做的，檔案管理同樣離不開高素質的管理人員。首先，選擇優秀的檔案管理人員，最好選用事業心強、有較高學歷的人，具有檔案專業學歷的人更好。檔案管理人員一經定崗，就應該在相應的時間內保持穩定，忌人員頻繁更換，這有利于檔案管理工作的穩定性和持續性。其次，為了適應檔案管理工作的發展和新形勢新問題，圖書館應該對檔案管理人員進行不間斷的培訓，讓他們學習新知識、新技術。傳統的管理方式已不能適應現代化的檔案管理要求，因此，檔案管理人員要不斷地更新觀念，積極掌握計算機和網絡應用技術，不能扎在紙堆里不出來，以適應檔案電子化和檔案管理工作現代化的發展趨勢。

3.3 充分開發利用檔案信息。檔案的利用是檔案管理工作的最終目的，只有讓檔案信息得到充分利用，檔案才具有價值，檔案管理工作才不會白費。在開發利用方面，檔案管理人員要根據工作實際，及時準確地提供相應的檔案資料，做好服務工作；還要做好推廣宣傳工作，使得檔案信息利用率提高。同時，更新管理觀念，加強對圖書館檔案作用的宣傳，使讀者們正確認識到圖書館檔案的價值和意義。

3.4 推進管理手段現代化。信息時代下，需要有配套的管理手段。現代化的管理設備和管理手段是現代化圖書館檔案管理工作所需。圖書館檔案管理手段的現代化，就是由傳統的人工操作過渡到以電子計算機為中心的現代化管理方法，充分利用文獻數據庫、多媒體技術等現代化設備和手段對檔案進行收集整理、統計分析、存儲、檢索等，最終全面實現檔案的數字化管理。要實現檔案管理手段的現代化，應該建立開放檔案用戶目錄數據庫、圖書館檔案指南資料庫、原文影像資源庫以及史料匯編、專題文件匯編資料庫等四大數據庫，這是管理手段現代化的基礎。

3.5 優化檔案結構。高校圖書館應當重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案以文字形式直接記錄高校圖書館重要活動、重大事件的文字材料，對圖書館的發展具有十分重要的歷史和紀念意義。但是，這部分材料具有分散、零碎、較難收集和整理等特點，非常容易被遺漏，所以，在日常工作中，應該持續關注。除文字資料外，圖書館檔案工作還應該重視非文字資料，如音像、實物、電子檔案等資料的收集與整理。較之文字資料，這類檔案資料更真實、更具體、更生動。根據當前電子信息化的趨勢，應該將電子文字、音像、照片、光盤、獎杯、獎狀等形式的歸檔作為檔案工作的重點。

3.6 創新管理方式。網絡時代，圖書館工作的重心主要向提供聯機數據庫和光盤數據庫、開發網上信息資源以及網上讀者教育和培訓等方向發展，高校圖書館服務也由傳統的文獻服務向電子化信息服務轉變。高校圖書館更要借助網絡提供網上預約、催還、續借、咨詢等服務，開展網上新書通報、館際互借和文獻傳遞服務，并且提供各類數據庫的下載瀏覽、導航服務和網上定題咨詢服務。面對新情況、新時代，高校圖書館所面臨的挑戰很大部分來自觀念的陳舊落后，而行為的創新取決于觀念的創新，所以館員必須樹立創新意識，以開放的眼光，主動接觸新環境。現代圖書館提供的是一種動態的知識信息的開發服務，更多地體現了圖書館與讀者的一種交互行為。一方面讀者有目的地向圖書館索取所需信息，另一方面圖書館通過對信息資源的組織、加工、整理、開發向讀者提供體現自己創造性勞動的商品！也就是說，高校圖書館在讀者和信息資源之間實際上起到了這樣一個中介作用！讓自主創新的主體以最快的速度得到它所需要的信息；讓信息資源以最高的效率為自主創新的主體所利用。因此，高校圖書館員的服務觀念必須由過去坐等用戶上門的被動服務變為主動推送服務，由提供原始文獻服務變為提供深層知識服務。

作者單位：駐馬店黃淮學院

來稿日期：2016-02-16